חשיבות הקייטרינג באירוע היא גבוהה ביותר והיא לרוב גם ההוצאה הגבוהה ביותר, לכן לא כדאי להתמהמה ולאתר חברת קייטרינג טובה אשר תענה על כל הקריטריונים שלכם.
לפני שיוצאים אל המסע לאיתור החברה המתאימה מומלץ לעשות קצת סדר בבלאגן ולדעת מה בדיוק אתם מחפשים, לכן קחו דף נייר ועט ותתחילו להכין רשימה שאותה תעבירו לחברות הקייטרינג השונות וברשימה זו למעשה תציגו את כל הדרישות והצרכים שלכם: הרשימה עצמה מתחלקת למספר פרמטרים העלות, סוג השרות סוג השרות הנדרש:
מספר מוזמנים באירוע - לא כל חברת קייטרינג ערוכה לכל סדר גודל של אירוע.
רמת הכשרות - ישנן רמות שונות, וגם רבנים שונים אשר חתומים על התעודה, כגון קייטרינג גלאט של בית יוסף, או הרב שלמה מחפוד, או בכלל בד"ץ העדה החרדית.
תפריט רצוי- קייטרינג בשרי, או קייטרינג חלבי - צמחוני, אסאדו דרום אמריקאי, ניחוחות של המטבח האיטלקי ועוד אין סוף סוגים והתמחויות ולכל חברת קייטרינג יש את מה שהיא מתמחה בו.
מיקום גיאוגרפי של האירוע- דבר אשר גם עלול להשפיע על העלות של האירוע במידה והאירוע מתקיים באזור ערד וחברת הקייטרינג מנתניה זה יכול לייקר את מחיר המנה, וכמובן החוסר נוחות לפגישות הכרות טעימות וכד'.
ציוד נדרש - לא כל חברת קייטרינג לאירועים מספקת שולחנות וכסאות יש כאלו אשר יפנו אתכם לחברה להשכרת ציוד ואיך שנאמר תשברו איתם את הראש.
שיטת הגשה - בופה, הגשה לשולחנות, מלצרים מסתובבים וכד'. יש חברות קייטרינג למשל שלא מאפשרים הגשה לשולחנות.
בר משקאות - בר מקומי, או תוצרת חוץ.
כמות נותני השרות - אחד הדברים החשוהבים ביותר חשוב לדעתי כמות נותני השרות באירוע אם השרות לא יהיה טוב אזי גם האוכל מצויין וטעים, טעמו יפגע בגלל השרות הלוקה. מבחינת כמות נותני השרות מומלץ מלצר 1 לכל 2 שולחנות מקסימום כמובן תלוי גם בסוג ההגשה(אמריקן סרוויס או מרכז שולחן), עמדות בופה על כל 60 מוזמנים עמדה, ברמנים וכמובן מנהל אירוע אשר יהיה אחראי לכל אורך האירוע שהכל יתקתק כמו שעון שוויצרי.
עלויות הקייטרינג: עלויות הקייטרינג משתנות בין חברה לחברה באופן משמעותי וצריך לבחון היטב כל הצעה מה היא כוללת ברמת התפריט, וכמובן ברמת ציוד.
תקציב כללי - להחליט מה התקציב למנה ולא לחרוג ממנו לא רוצים להתחיל את הזוגיות עם חור בכיס.
עלות הציוד הנלווה - בקשו מחברת הקייטרינג את פירוט עלות הציוד לאירוע שולחנות כסאות, כלי הגשה, סכו"ם וכל מה שנדרש, אם ההצעה יקרה לטעמכם ישנם לא מעט חברות להשכרת ציוד שניתן לבדוק עימן.
בגדר המלצה אם הפערים אינם גדולים ומדובר על סכום זניח השארו לעבוד מול ספק אחד.
שתיה - בקשו הצעת מחיר מפורטת לגבי עלות האלכוהול ובעיקר בר תוצרת חוץ, ניתן להזמין מחברת הקייטרינג רק את האוכל ולהיעזר בשירותי בר חיצוניים.
שילחו מסמך מסודר במייל לחברות ובקשו מענה רק במידה והם עונים על הקריטריונים שלכם כך עשיתם להם טוב וגם לכם,
אל תהססו לבקש מספרי טלפון של ממליצים, ללכת לראות את חברת הקייטרינג בפעולה והתמודדות באירוע אמיתי
ושיהיה רק בשמחות