נכסים הם המוצר שמשווקות ומוכרות חברות תיווך, וכמו בכל עסק, אם המוצר לא באיכות גבוהה, לא יהיו לקוחות שיבואו לדרוש אותו. אבל בתיווך הדרישות גבוהות עוד יותר, כיוון שאנשים צריכים לגור או לעשות עסקים בנכסים שהם קונים, ולכן חברות תיווך צריכות להעלות כמה הילוכים ולעשות ניהול נכסים נכון ומסודר אם הן רוצות להגיע למקסימום רווחים.
מי שלא יודע, ניהול נכסים הוא הטיפול השוטף שעושה חברת תיווך בנכסים שהיא מוכרת או רוצה להעמיד למכירה, כלומר כל מה שקשור לתחזוקה שלהם. אולי נשמע פשוט, אבל כשיש לפחות עשרות נכסים במאגר, חברת תיווך יכולה לעשות הרבה טעויות ולהפסיד כספים אם היא לא עובדת בצורה מסודרת.
ניהול נכסים היה פעם אתגר גדול מאוד ואפילו מורט עצבים, עד שהגיעה תוכנה לניהול נכסים אל עולם הנדל"ן, תוכנה שניסו לפתח שנים רבות ועכשיו היא בידיים של חברות תיווך שמבינות מה היכולות שלה ולמה היא חשובה להן כל כך.
תוכנה לניהול נכסים עוזרת לשמור את כל המידע אודות כל הנכסים שיש לחברה במקום אחד ובצורה מסודרת. כל נכס מקבל את הפינה המיוחדת שלו וכך אין בלבול בין המידע בשום צורה שהיא. המיוחד בתוכנה הזו הוא שהגישה אליה היא דרך כל מחשב, ולא משנה היכן ומתי, מי שיש לו הרשאה לגשת אל המידע ולצפות בו יכול לעשות זאת מכל מקום ובכל שעה.
תוכנה לניהול נכסים יכולה לשמש גם כמעין יומן אלקטרוני שנותן התראה ברגע שקרבים לזמן שבו צריך לעשות טיפול לאחד הנכסים, וזה ההבדל בינה לבין שיטות פרימיטיביות שונות כמו איסוף המידע בגיליון אקסל פשוט. ההתראות שהתוכנה יכולה לתת תלויות במשתמשים, שכן הם אלו שצריכים לתת לה הגדרות מתי לשגר את ההתראות. אבל כשהיא בפעולה, לא יכול לקרות מצב שמפספסים מועד חשוב לטיפול בנכסים השונים.
מדהים לראות איך תוכנת ניהול נכסים אחת פשוטה (והיא באמת פשוטה) יכולה לעשות הבדל גדול כל כך באופן שבו התחזוקה של הנכסים מתבצעת, וישירות מהשינוי שנוצר נהנים מרווחים גבוהים יותר ומהאפשרות למכור את הנכסים שרוצים מהר יותר, כי כבר אין עיכובים בטיפולים.