גן אירועים: שאלות חשובות לפני חתימת החוזה

כאשר אנשים המתכננים אירוע מתחילים לחפש גן אירועים, לעיתים קרובות מידי הם מתאהבים ביופיו של המקום וחותמים על חוזה לפני שהם שוקלים נושאים מעשיים יותר. זוהי התנהגות אנושית הגיונית. אחרי הכל, מי רוצה להביט אחורה על יום האירוע שלו ולומר רק- "טוב, זה היה אירוע מאוד מעשי..."?

אך אלא אם מצאתם גן אירועים כה קסום עד שאתם מוכנים לתכנן את כל האירוע שלכם רק סביב היופי שלו, אל לכם לבחור גן אירועים יחיד לפני שתחליטו בערך כמה אורחים אתם עומדים להזמין ומה גודל התקציב שלכם. תצטרכו גם להחליט אם אתם רוצים גן אירועים פתוח לחלוטין, או שאתם מעדיפים לערוך חלק מהאירוע באזור מקורה וממוזג. לאחר שתקבלו החלטה לגבי הנושאים הללו, ותמצאו כמה גני אירועים אשר מתאימים לכם מבחינת הגודל והתקציב, הגיע הזמן לשאול שאלות. הנה כמה שאלות שכדאי לכם לשאול, לפני שאתם חותמים על החוזה הסופי עם גן אירועים.

· כיצד נראה העיצוב של המקום? האם הוא מתאים לאופי שלכם, לסגנון שלכם ולצבעים שתכננתם עבור האירוע? (לדוגמה, אם אתם עורכים חתונה לא כדאי לבחור גן אירועים אשר כל העיצוב בו הוא בצבעים שחורים או כהים, ואם אתם עורכים אירוע עסקי לא כדאי לבחור גן אירועים המעוצב עבור ילדים). בדקו האם תצטרכו להוציא כסף רב על פרחים וקישוטים כדי להתאים את הגן לסגנון שלכם.

· האם יש להם קייטרינג קבוע, והאם אתם אוהבים את האוכל שלו? (בעוד קייטרינג קבוע של המקום יכול להיות קל יותר וזול יותר, לעיתים האוכל אינו משתווה לרמתו של הגן. לכן, עליכם להקפיד ולטעום אותו!). האם יש להם מגבלות על הזמנת קייטרינג חיצוני (כמו מגבלות כשרות לדוגמה)?

· האם מצאתם גן אירועים המאפשר נגישות לכיסאות גלגלים או לאנשים הנעזרים במקלות הליכה? האם הגן מישורי או שיש בו עליות או מדרגות לטפס? כמה קרוב מגרש החניה אל אזור קבלת הפנים?

· מהי מדיניות הביטולים של המקום?

· האם קיימות עלויות חבויות כלשהן (כמו למשל תשלום נוסף עבור עיצובי הפרחים)? קראו את החוזה היטב לפני שאתם חותמים עליו.

· האם הבאר ירשה לכם להביא אלכוהול משלכם? (לרב, יהיה לכם זול יותר להביא את סוגי האלכוהול הייחודיים והיוקרתיים יותר- כמו סוגים שונים של וויסקי וקוניאק- בעצמכם, למשל דרך חברים שטסים לחו"ל ויכולים לקנות אלכוהול בדיוטי-פרי).

· האם מצאתם גן אירועים אשר יש בו די מקום לריקודים, ולהופעה של תזמורת או להקה במידה והזמנתם כזו?

· האם המקום מציע חדר פרטי נעים ויפה, בו תוכלו לאחסן את הדברים שלכם, להרגע ולהתכונן לאירוע?

· היכן תצלמו תמונות? זה חשוב במיוחד במקרה של חתונה, אך לא רק. האם בחרתם גן אירועים אשר יש בו נקודות יפות המתאימות לתמונות, והאם התאורה בו מספיקה עבור תמונות שיצולמו באירוע לילי?

· מי יפקח על העבודה וינהל אותה במהלך יום האירוע ולפניו? האם יש באפשרותכם לפגוש את הצוות ולהכיר אותו לפני האירוע עצמו?

· האם זהו גן אירועים הנגיש לתחבורה ציבורית או לכבישים ראשיים? כמה זמן יקח לאורחים שלכם להגיע אליו?