ארגון כנס חברה יכול להגיע לכדי עצירה כשמגיעים לנושא שכירת הריהוט. לאירוע עם נושא מסויים צריך תמיד לדאוג לתוספת אישית כי הצרכנים יצטרכו בסופו של דבר אמצעי כלשהו על מנת שיוכלו להעריך את התוצאה. עם איזון נכון של שולחנות וכסאות, מפות שולחן וכלי אוכל בנוסף לקישוטים אפשר להגיע לתוצאות מצויינות.
התזה הזו ידועה היטב בענף אירגון הכנסים המסחריים והפקת האירועים והיא למעשה מהווה עסקת חבילה בכל הקשור בנושא. הטיפל באורחים חשוב כמו מיקום וויסות הציוד- כיסאות, שולחנות, בר, קישוטים לחדר. מגע אחרון קל יכול לשפר את המצב כפי שמסוכם על ידי הצרכים שלך. סביר למצוא בחדר בודד קבוצות של שולחנות בגודל זעיר, או אפילו שילוב של כל אחד.
המועדון הוא כל מה שיש למסיבה המפוארת להציע כל עוד לא מתפשרים על ניסיון ליצור איזושהי אווירה וקונספט שיכולים להתמודד היטב עם הצרכים של הלקוח. קבלה מוחלטת של ציוד המועדון והצתיידות במשקאות טובים היא חלק נוסף בנוכחות העסקית החיובית שיכול להקל על טרגדיה אפשרית בהמשך.
ערכה הכוללת ציוד טוב כמו מוצרים חיוניים להציע ללקוח שלך תעשה פלאים ותשנה את התפיסה שלו את המותג. באופן כללי, במהלך הפקת אירועים יש לדאוג לויסות אווירה מזערי שיקל על האורחים להעביר את הזמן בין סמינרים, אם זה במזיקת רקע חיובית ונעימה, תאורה נכונה או משקאות שינעימו את זמנם, אך גם בריהוט שיהיה נוח ולא יגרום לאורחים לדמיין את הרגע בו יחזרו הביתה לכורסאות הנוחות שלהם. אנחנו לא טוענים שצריך לדאוג ללקוחות לכורסאות טלויזיה של 'אמריקן קומפורט', אבל אין שום סיבה שההתכנסות תצא מכלל שליטה רק בגלל שהושבתם את האנשים לסמינר של חמש שעות על כיסאות עץ בלתי נוחים בעליל.
אז אל תחשבו שבגלל שדאגתם להביא שירותי בר לאירועים שינעימו את זמנם של האורחים פתרתם את כל הבעיות האפשריות. אתם צריכים גם לקחת בחשבון שאתם לא רוצים שהאורחים ישתו יותר מדי, כי בכל זאת, יש להם סמינר או שניים להשתתף בהם.
לכן אנחנו ממליצים תמיד לחשוב טוב על הקונספט של האירוע וללכת איתו עד הסוף בלי לנסות לקצץ בעלויות על חשבון התוצאה הסופית, אבל לא להזניח את עניין הנוחות. הרי, מה שהלקוח רואה בסופו של דבר הוא את התוצאה הסופית, ולא באמת אכפת לו אם הצלחת לחסוך אם הפגיעה מגיעה על חשבון החוויה.
לסיכום, בענף הפקות אירועים וכנסים יש לנו כמה וכמה פרמטרים שכדאי לשים לב אליהם אם אנחנו רוצי להישאר עם הראש מעל המים ולתפוס את הקהל בצורה כזו שלא יברח לנו פיזית או מנטלית. צריך לחשוב טוב על מקומות לאירועים שיכולים להכיל את קהל היעד בצורה כזו שלא תפגע בקונספט שמעצב האירוע תכנן למען האורחים.