הפעלת פורטל שכר כחלק מתוכנת ניהול השכר ומתוכנת ניהול נוכחות העובדים בארגון, מאפשרת יישום גישה מהפכנית לדרך ניהול נושא השכר.
ההתקדמות הטכנולוגית שאפשרה פיתוח פתרונות מחשוב עסקיים באינטרנט, כגון תוכנה להנהלת חשבונות, מאפשרת היום גם מתן גישה ישירה וקלה לחלק מהמידע הארגוני לעובדי החברה, כמו למשל פורטל שכר ונוכחות לעובדים.
בארגונים רבים חשב השכר, הינו הכתובת לבירורים בזמן שבתוכנות השכר ובתוכנות ניהול הנוכחות, נמצא כל המידע הרלוונטי וקיים מענה למרבית השאלות, אך לעובד אין גישה למידע. הפורטל מאפשר לכל עובד להפיק באופן עצמאי את כל המידע הנוגע אליו ובכך לחסוך את הצורך לפנות לחשב השכר.
כך למשל, יכול העובד להפיק לעצמו את הבקרות הנדרשות על דיווחי הנוכחות והיעדרויות לרבות אישורים נדרשים וכדומה כפי שנרשמו בתוכנת ניהול נוכחות העובדים של הארגון. בהמשך, יכול העובד להפיק לעצמו את תלוש השכר, דוחות על זכאויות לחופשה ומחלה, טופס 106 ודוחות וטפסים נוספים עם מידע לגבי נתוניו בתוכנת השכר.
מעבר לכך, מאפשר הפורטל לעובדי הארגון לדווח ישירות לתוכנת ניהול הנוכחות, דיווחים שוטפים כמו דיווח שעות נוכחות, דיווח על היעדרויות, המצאת אישורים על היעדרות בגין מחלה או מילואים, מילוי טופס 101, ועוד.
חשבי השכר עסוקים בין השאר ובחלק לא מבוטל מזמנם, במתן מענה לפניות העובדים, המבקשים באופן תדיר לקבל הבהרות והסברים, בסוגיות הנוגעות לתלושי השכר ותנאים אחרים להם הם זכאים. מטרת הפורטל לאפשר לעובד לקבל את כל המידע באופן פשוט וזמין, ללא צורך בעזרתו של חשב השכר.
השימוש בפורטל נוכחות ושכר על גבי תוכנות ניהול הנוכחות ותוכנות חישוב השכר בארגונים, אמור לחסוך בין 30-50% מהזמן של חשב השכר בארגון משום שהוא מאפשר למעסיק להעביר לעובד את האחריות לתחזוקת המידע הקשור בפרטיו האישיים והדיווחים המשמשים כבסיס לתלוש השכר שלו לרבות גישה מלאה לנתונים שמשמשים להפקתו.
להלן רשימת השירותים שינתנו לעובדים באמצעות הפורטל
- דיווח שעות עבודה (לרבות הוספת נספחים)
- דיווח היעדרויות (לרבות הוספת נספחים)
- מילוי טופס 101
- רישום של פניות/שאלות/בקשות הבהרה (משימות) לחשבות שכר, פניות אלו יקושרו לנתוני שכר לעובד.
- הפקת דו"ח פירוט דיווחי שעות (חודשי)
- הפקה של מסמכים באופן עצמאי ע"י העובד:
- תלושי שכר
- טופס 106 (שנתי),
- דו"ח פירוט צבירה\ניצול חודשי של ימי חופשה ומחלה
- דו"ח פירוט הפרשות לקופת גמל/קרנות השתלמות שביצע המעביד לעובד.
כל שנדרש מהעובד על מנת לצמצם את תלותו בחשב השכר הינו חיבור אינטרנט (שקיים כיום במרבית בתי האב בישראל). כך יוכל העובד להיכנס לפורטל בזמנו הפנוי, עם סיסמתו האישית, באופן מאובטח ולבצע בעצמו את הדיווחים או הפקת המידע הרצוי לו, ללא תלות באף גורם אחר.