הפקת אירוע רב משתתפים, סוזן בר

הפקת אירוע רב משתתפים

אירועים לא מתקיימים ללא סיבה. מאחורי כל אירוע, מסתתרת הסיבה לקיומו: שמחה, השקה, פרסום, הבעת תודה, יום הולדת וכד'. אירוע רב משתתפים הוא אירוע בו מגיעים אורחים רבים, לפחות 200 אנשים, והוא נחשב אירוע רציני. הפקת אירוע רב משתתפים דורש ארגון טוב, לוגיסטיקה מעולה, והרבה הרבה אורך רוח...

·         כאשר אנו מפיקים אירוע, אנחנו בדרך כלל מתאימים אותו לקונספט האירוע, לאופי האורחים, ובעיקר לעצמנו. כאשר מדובר באירוע קטן כמו יום נישואין אינטימי או יום הולדת בחוג החברים הקרובים, קל יותר לתכנן אירוע שיתחבב על כולם.

·         כאשר מתכננים אירוע רב משתתפים, אשר יכול להגיע אפילו ל - 1000 אורחים ויותר, חשוב לשים דגש הן על נושא האירוע עצמו ולנסות להתאימו לכמה שיותר משתתפים והן על הארגון הלוגיסטי אותו הוא דורש, דווקא באירוע גדול הדגש על הפרטים הקטנים יכולים להפוך אירוע להצלחה או כישלון.

למשל מפעל, אשר בעליו מעוניין לערוך אירוע משפחות לעובדים. אם מדובר במפעל גדול יכולים להיות כ – 1000 אורחים באירוע, כל אורח הוא בעל אופי אחר ותחביבים שונים. כיצד עורכים אירוע רב משתתפים בו כולם ייהנו?

·         האירוע עצמו יכול להיות במתחם אחד: סביב בריכה, על חוף הים, חוף בכנרת או בים המלח, פארק גדול. המתחם הזה ישמש כמרכז פעילות ונקודת יציאה לטיולי ג'יפים, סיורים וטיולים רגליים בטבע, רפטינג, קיאקים, סיורי גמלים ועוד.

·         במתחם עצמו ישנן פעילויות שונות כמו: פינת טיפולים הוליסטיים, סדנאות שונות בסבבים (סדנאות ומשחקי גיבוש, צחוק, יצירה ואומנות, איפור ועוד), פינת זולה עם כריות, נרגילות ומשחקי שש בש , פינה מפנקת עם שייקים של פירות ונשנושים.

זהו למעשה יום מיוחד, אירוע אמיתי, בו כל אחד יכול למצוא מה מתאים לו ולבחור את הפעילות המתאימה לו.

תכנון אירוע שכזה דורש כמובן המון ארגון ולוגיסטיקה: יש לשכור מקום, לארגן אותו פיזית מבחינת הפעילויות השונות המתבצעות בו (אם צריך דוכנים, כסאות, ציוד הגברה, הצללות וכו'), לקשט את המתחם באופן חגיגי ומזמין, להזמין מפעילים ולוודא שהם מקצועיים – ולהיות איתם בקשר לפני ולכל אורך האירוע, לשכור אנשי צוות שיטפלו בעניינים טכניים, בתחזוקה, בניקיון וכמובן לקשור את כל הקצוות יחדיו לקבלת אירוע רב משתתפים מוצלח.

אירוע רב משתתפים הינו בדרך כלל אירוע מיוחד ומרגש, כאשר בעלי האירוע מעוניינים לשתף בשמחתם את האורחים, בין אן מדובר בחתונה או באירוע בחברה. ארגון אירוע רב משתתפים אשר יהיה ייחודי ובו פעילויות רבות בהן האורחים יכולים להשתתף, דורש משאבים מרובים, ולכן מומלץ לפנות למפיק אירועים מקצועי שיוכל לסייע לכם ולדאוג לכל הרמת האירוע מבלי שתשברו את הראש.

אירוע רב משתתפים ורב פעילויות, הנעשה בצורה טובה, חכמה, מקצועית ויעילה, הוא לא רק אירוע ייחודי ומקורי, הוא גם אירוע בו כולם, אבל כולם, ייהנו, והתמורה לא תאחר לבוא.