כל מי שעבד בתחום של גיוס עובדים ומשאבי אנוש יודע שלא קל למצוא את העובד הנכון לחברה שלך. כיוון ששוק העבודה מוצף במחפשי עבודה, רבים מניחים בתפקידו של מנהל גיוס עובדים מסתכם בזימון של מספר מועמדים, ראיון, וקבלתם לעבודה. אבל גיוס עובדים הוא מורכב בהרבה.
הגיוס מתחיל מבקשה של מנהל מחלקה מסוימת לגיוס של עובד בתחום ספציפי. מנהל זה פונה אל מנהל משאבי אנוש בחברה והוא מתחיל לטפל בגיוס. חברות רבות עובדות עם חברות השמה או כח אדם כדי שיעשו עבורן את הסינון הראשוני וישלחו מועמדים מתאימים. עובד משאבי אנוש של החברה מעביר לחברות השמה עמן עובד את הנתונים הדרושים לגבי העובד הרצוי, והם מצבעים את הסינון הראשוני ומעבירים אליו קורות חיים של מועמדים מתוך המאגר שלהם, לאחר שביצעו איתם ראיון ראשוני (לרוב חברות ההשמה עושות את הראיון הראשוני בטלפון).
לאחר קבלת קורות חיים בחברות השמה וחברות כח אדם, מסנן עובד משאבי אנוש של החברה את קורות החיים שהועברו אליו ומבצע ראיונות טלפונים ראשוניים עם המתאימים, אותם הוא מזמן לפגישה עם המנהל המקצועי במידה והם נשמעים לו מתאימים.
לאחר ראיון מקצועי בו נבדקות יכולותיו המקצועיות של המרואיין לתפקיד, הכימיה שלו עם מי שיהיה המנהל שלו, והיכולות שלו לעבור ראיון עבודה, יעבור בדרך כלל המרואיין עוד מספר מבחנים מקצועיים בכתב.
חלק מהחברות דורשות כחלק מהליך גיוס עובדים שלהם לעבור בדיקת פוליגרף או גרפולוג, וכל אדם שמחפש עבודה צריך לדעת שיתכן ויידרש לכך.
לאחר שעבר המרואיין את כל התהליכים הללו, יעבור לראיון עם מנהל בכיר יותר, ראיון שיהיה לרוב להתרשמות כללית ופחות טכני או מקצועי. במידה ועבר גם את הראיון הזה יחזור לפגישה נוספת עם משאבי אנוש לצורך דיון לגבי התנאים הסוציאליים.
אם כן, גיוס עובדים הוא לא דבר פשוט, מדובר בתהליך שיכול להמשך מספר שבועות עד מספר חודשים.