חבל על הזמן - כלים לניהול זמן אפקטיבי

הזמן הוא הנכס היקר ביותר בחיינו. מרגע לרגע הוא כלה מבלי שנוכל לעוצרו. לשניה הפסקת להתבונן בשעון, והנה חלפה לה עוד דקה, עוד שעה, עוד שנה מבלי שניתן לשלוף את הארנק ולרכוש עוד.

אז נכון, הזמן הוא קבוע ונדמה שאין לנו דריסת יד במשוואה, אבל ההיפך הוא הנכון – מה שנעשה עם הזמן תלוי לגמרי בנו. במאמר זה אסקור עקרונות פעולה לניהול זמן ואציג כלים שיאפשרו לך להשיג יותר בפחות.

אפקטיביות– דע מה אתה עושה

כמה פעמים מצאת את עצמך מקדיש שעות לכתיבת מסמך, רק בשביל לגלות כי הוא מיותר, או השקעת שעות בלקוח, שחרף כל החיזורים שלך לא קנה ממך דבר. יותר חשוב לעשות את הדברים הנכונים מאשר לעשות את הדברים בצורה נכונה. לבצע את הדברים הנכונים קשור למושג אפקטיביות, לבצע את הדברים בצורה נכונה קשור למושג יעילות. התמקד קודם באפקטיביות, זהה מהם הדברים הנכונים לך לעשות, אתר את הלקוחות הרציניים, פעל לקידום המשימות עליהם אתה נמדד או את הדברים הקשורים למטרות שלך. רק לאחר שהבנת כי אתה מבצע את המשימה הנכונה התמקד באיך לבצע אותה בצורה יעילה.

חשוב על חשבון הדחוף

העיקרון המרכזי של ניהול זמן מדבר על סדרי עדיפויות. ניהול זמן אפקטיבי דורש יותר מרישום מטלות על נייר, הוא דורש סדרי עדיפויות. בספרו של סטיבן קובי "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים ביותר" מציע קובי לנהל את סדר העדיפויות לפי המטריצה הבאה:

דחוף: פעילויות הדורשות תגובה מיידית, לרב בשל דד-ליין או בשל דרישה ממשהו אחר.

חשוב: פעילויות המקדמות מטרות מרכזיות בחייך.

למשימות דחופות יש תוצאות על הטווח הקצר, בעוד למשימות חשובות יש השלכות על הטווח הארוך.

התחל לבצע את המשימות ברביע 1. הדברים שדורשים טיפול מיידי, כיבוי שרפות ומשברים, בעיות דחוקות. משם יש להמשיך לרביע 2 ולא לרביע 3 כמו שעושים רבים. סדר עדיפויות אפקטיבי נותן קדימות לחשיבות על פני הדחיפות. רביע 2 הוא החשוב ביותר בכל המטריצה, הוא זה שמפתח יכולת ייצור והוא זה שמקטין את המשימות של שבוע הבא ברביע 1.

כלל פרטו עובד גם כאן זהה את ה-20 אחוזים מהפעילויות שמניבות 80 אחוזים מהתוצאות. אתה תיווכח כי מרביתם נמצאים ברביע 2.

השחז את הסכין

ויסטון צ'רציל אמר פעם כי אם הוא היה חוטב עצים הוא היה משקיע תשעים אחוזים מזמנו בהשחזת הסכין. השקע בפיתוח יכולת ייצור, בתכנון, בזיהוי הזדמנויות, בלימוד טכנולוגיות שחוסכות זמן וגם בפנאי ובמנוחה שיאפשר עבודה יעילה יותר בהמשך. הקפד לישון שינה מלאה, אכול תזונה בריאה והקפד על פעילות גופנית באופן קבוע. הדרך בה אנו מתייחסים למכונה שנקראת הגוף שלנו משפיע על המיקוד, הריכוז ועל היכולת שלנו להכניס כסף בטווח הארוך.

תכנון + רישום = מיקוד

הקדש את חמש הדקות הראשונות של כל יום לרשימת מטלות יומית ולתכנון סדרי עדיפויות ורשום זאת הקפד לציין לצד כל משימה כמה זמן אתה מוכן להקדיש לה. במהלך היום נהל מעקב שוטף על התכנון וסמן וי ליד המשימות שכבר ביצעת. בסוף כל יום הקצה כמה דקות לתכנון יום המחר.

פרצה קוראת לגנב

אין מה להאשים את העכבר בגניבת הגבינה, החור בקיר הוא האשם. כך גם לגנבי זמן. עליך להכיר את האנשים שרגילים להפתיע אותך בבקשות דחופות, בטובות קטנות שנגמרות בתיקים גדולים ולהעמיד להם גבול. סגור את הדלת והשתמש במשיבון לסינון מטרידים סדרתיים. משמעת עצמית, אסרטיביות והיכולת להגיד בנימוס "לא" הן מיומנות חשובות בניהול זמן.

בלע את הצפרדע

התחל את היום עם הדברים המעיקים ביותר – אל תדחה. לך לשיחה עם הבוס הטורדני, דבר עם הדודה ותגיד לה כי אתה לא מגיע לחג או תתקשר לרופא שיניים לקבוע תור. תוריד ממך את המעמסה שתלווה אותך לאורך כל היום. אם אתה צריך לבלוע צפרדע, אין טעם להתבונן עליה כל היום, בלע את הצפרדע במהירות, שתה מים והמשך בתחושות חופש לשאר היום.

נגעת – סיימת!

מה עושים שעל שולחן העבודה יש ערמות ניירת שאף פעם לא מגיעים אליה? איך מתמודדים עם עשרות מיילים בדואר הנכנס שמאימות על זיכרון המחשב וגורמים לך לתחושת לחץ בבטן?

המטרה לטפל בכל מסמך או מייל פעם אחת בעזרת אחת מארבע הפעולות הבאות:

:Delete חברים, פח הזבל הוא אזור חשוב בחדרו של כל עובד ומנהל. קיבלת הזמנה לתערוכה של מסכות יפניות, קפץ לך מייל שרשרת חדש שמבטיח לי כי אם תעביר אותו לכל חבריך כל משאלותיך יתגבשו, לחץ על כפתור מחק או השלח את הנייר לסל וחסל.

Do: כאשר נתקלים במשימה קטנה שניתן לסיימה במהירות בצע אותה מייד. השיב במשפט על המייל, הזמן כרטיסים לתערוכת המסכות היפאנית ותוריד את המשימה מהשולחן! בשאר המשימות שדורשות זמן ממושך יותר תשאיר לטיפול במועד אחר אותו ייעדת מראש למעבר על דואר ומיילים.

Forward: העבר לאחרים לבצע את מה שאין לי בו יתרון יחסי או ידע מספיק, האצל סמכויות, השתמש בסביבה, בקש עזרה. אתה תופתע עד כמה אנשים שמחים לעזור. היזהר זה ממכר!

File: את הדברים שלא הספקת לטפל בהם היום או שאין לך את כל המידע לטפל בהם כרגע העבר לתיקייה ייעודית או תייק בצורה מסודרת בקלסר. דאג לתייק באופן שבו ייקח לך עד מ-10 שניות לאתר את המייל או המסמך בפעם הבא שתזדקק לו.

צפה את הבלתי צפוי:

תכנן מצבור חירום של "חורי זמן" לטיפול בבעיות לא צפויות חיצוניות ולגמישות. הבלתי צפוי יופיע, הישיבה של שעה14:00 לא באמת תסתיים בשעה15:00 כמתוכנן, והנסיעה מראשון לציון לתל-אביב לא תיקח לך עשרים דקות. תאפשר לך את זמני הספיר, המציאות כבר תמצא במה למלא אותם.

הפסק לנסות להיות אלוהים

רק אלוהים יכול לייצר שלמות. בכל פעולה שלנו תמיד יהיה פגם כלשהו. נכון, יש משימות שדורשות הקפדה ודיוק רב יותר, אבל פרפקציוניזם כרוני, הקדשת תשומת לב מיותרת לכל פרט היא מתכון לדחיינות לסחבת.

סגור את הטלוויזיה

מחקרים עדכניים מדווחים כי האדם הממוצע צופה בטלוויזיה28 שעות בשבוע. אם תחשבו על זה לרגע, זה פרק זמן המקביל ל-75 אחוזים ממשרה מלאה. במקום להתלונן כי אין לך זמן, פנה לך את זמן וכבה את הטלוויזיה. זמן הוא כל מה שיש לנו בחיים האלו. יום אחד כולנו עשויים לגלות כי יש לנו פחות ממנו ממה שחשבנו, לכן כדאי לבלות אותו עם האנשים שאנחנו אוהבים ולא לצפות בעוד תוכנית ריאליטי.

הפוך את ניהול הזמן לחלק משגרת יומך והשתמש בעקרונות המפורטים במאמר לניהול הזמן שלך. חזור למאמר זה בעוד חודש ותבדוק מה יישמת. זכור - אם אתה לא תנהל את עצמך, הזמן הוא שינהל אותך.

בהצלחה