ניהול ישיבות – כיצד לקיים ישיבה "שווה"?

בשעה 08:53 בדיוק אתה נכנס למשרדך. "מה יש לנו היום?" אתה שואל את רינה, מנהלת המשרד. רינה מתבוננות לרגע ב-OUTLOOK ועונה: "ב- 12.00 - ישיבת מחלקת כספים, שזימן יואב, המנכ"ל. ב- 14.00 - ישיבת רכש, שזימנה נורית, מנהלת הרכש. ב- 18.00 - ישיבת קידום פרוייקטים, שזימן רני".

"כל אלה?" אתה נזעק. "מאיפה הן צצו? ומהם הנושאים? ולמה אני צריך להיות נוכח בכולם? ומתי ישאר לי זמן לעבוד?"

רינה מחייכת במבט מלא אמפתיה ולא עונה דבר. הצצה מהירה בשעון מבהירה שלמעשה יש לך היום 3 שעות "עבודה" נטו. "ישיבה", אתה פולט באנחה. "שוב יהיו דיבורים ארוכים ומייגעים ולא תתקבלנה החלטות אופרטיביות, שוב כל אחד ינסה להלל את עצמו ולקטול אחרים".

בשורות הבאות תקבלו "טיפים" לניהול אפקטיבי של הישיבה הבאה, שיאפשרו לכם, הן ככמשתתפים והן כמנהלים לקיים ישיבה ממוקדת, החלטית ואופרטיבית.

האם ישיבה היא הפתרון?

מחקרים שנערכו לאחרונה מראים, כי מנהל בדרג ביניים מבלה 37% מזמנו בישיבות, ונוכח בלא פחות מ-62 ישיבות בחודש! אם נניח לרגע כי בישיבה ממוצעת משתתפים שישה אנשים, הכפילו מספר זה בשכר לשעה של כל אחד מהמנהלים וראו כמה זמן וכסף ארגוני מושקע (או מבוזבז) בישיבות.

אז רגע לפני שאתם רצים באופן אוטומטי לישיבה הבאה שלכם, עצרו רגע וענו על השאלות הבאות:

• מהי מטרת הישיבה אליה זומנתם?
• מהם הנושאים שעל הפרק?
• מהי התרומה שלכם לישיבה, מדוע זומנתם?
• מה אתם צריכים להכין? מהן הציפיות מכם?

אם התשובות לשאלות אלו מעורפלות, ייתכן כי עדיף שתקדישו את הזמן היקר לפעילות שברור כיצד היא תורמת לכם.

לפני שאתם נכנסים לחדר הישיבות, בדקו היטב, הן כמשתתפים והן כמנהלי הישיבה, האם ישיבה הינה הדרך הטובה ביותר להשיג את המטרה. ייתכן כי ניתן להשתמש באלטרנטיבות אחרות לישיבה, כגון: עדכון בדוא"ל, קבלת החלטה ללא התייעצות עם כל הצוות, או ביצוע סיעור מוחות בוידיאו במקום להגיע אל הלקוח בקצה השני של העיר.

היה והחלטתם כי ישיבה היא הפתרון הנכון ביותר, דעו כי ישיבות אפקטיביות אינן מתרחשות במקרה. ישיבה אפקטיבית מצריכה שלושה פרמטרים: הכנה ותכנון לפני הישיבה, ניהול יעיל ואפקטיבי של מהלך הישיבה, ומעקב ובקרה לאחריה.

הכנה ותכנון

ישיבה "שווה" אינה מתחילה ברגע בו היא מתחילה. ישיבה אפקטיבית מתחילה בתכנון ובהכנה מוקדמים. תכנון ישיבה דורש מתן מענה לסוגיות הבאות:

1. הגדרת מטרת הישיבה (יפורט בהמשך)

2. הגדרת סוג הישיבה (תכנון, איסוף מידע, עדכון, מעקב ובקרה, תחקיר אירוע, בחינת רעיון חדש, קבלת החלטה, סיעור מוחות וכד')

3. ריכוז הנושאים אשר על סדר היום (אג'נדה)

4. הקצאת זמן - כך שהנושא החשוב יקבל זמן גם אם הנושא אינו דחוף

5. קביעת רשימת משתתפים: את מי להזמין, ולא פחות חשוב - את מי לא להזמין?

6. הוצאת זימון לישיבה, המפרט את המטרה וסדר היום

7. הכנת נתוני רקע ושליחתם למשתתפים, הגדרת דרישות מכל אחד מהמשתתפים

8. שליחת תזכורת או טיזר לישיבה

זכור: הנכשל בתכנון, מתכנן את הכישלון - הכנה לא מספקת גורמת לאבדן משאבי זמן וכסף יקרים.

הגדרת תוצרים

השגיאה הנפוצה ביותר בניהול ישיבות היא הגדרה לא ברורה של תוצר הדיון (Desired Outcomes). שאלו את עצמכם "מה אני רוצה להשיג בתום הישיבה?". התוצר שתגדירו צריך להיות אפשרי וריאלי להשגה בזמן המוקצב לישיבה.

לעתים קרובות מקדישים זמן להגדרת מטרות, אבל לא מנסחים תוצרים. לדוגמא: "עלינו לפתח אסטרטגיית שיווק לששת החודשים הבאים", זו מטרה. אין כאן הגדרה של 'מה יהיה תוצר הדיון', אלא 'על מה ייסוב הדיון'. הגדרה שכזו מספקת נקודת פתיחה, אך אינה מספקת נקודת סיום. "אני רוצה תוכנית פעולה שבה כל אחד מאתנו יתחייב למשהו עד לשבוע הבא" -  זהו תוצר, שבו מגדירים בבירור מה מנסים להשיג בדיון.

ברגע שתגדירו תוצרים, תוכלו להבהיר את מטרת הדיון ואת התרומה המצופה מכל אחד מהמשתתפים. כך תוכלו להפוך גם דיון כללי וחסר מיקוד לישיבה אפקטיבית, עם תוצרים אמיתיים.

"איך" לצד ה"מה"

בישיבות, אנו מקדישים את רוב תשומת הלב לתכני הנושאים שעל סדר היום לדיון. אנו מקדישים זמן מועט לשאלה איך עלינו לנהל את הדיון. התעלמות מה'איך' תפגע ביכולת לנהל את הזמן בצורה אפקטיבית.

  א. הסכם על נהלים

מרגע שהגדרתם את התוצרים, עליכם להגיע להסכמה על הדרך הטובה ביותר להשיג אותם - ובעצם להסכים על נוהלי הדיון. אם הסכם כזה לא יושג, הדיון לא יהיה מסודר והזמן יתבזבז לריק. נהלים יכולים ללבוש צורות שונות. הם תלויים בתוצרים שהוגדרו, במשתתפים ובדינמיקה הקבוצתית.

תוכלו, לדוגמא, להבנות דיון על אסטרטגיה שיווקית בעזרת חלק מהנהלים הבאים:

• לערוך סבב בין המשתתפים, בו כל אחד יביע את דעתו.
• לפתוח בסיעור מוחות אשר יניב כמה שיותר רעיונות, ולאחר מכן לבחון את הרעיונות שעלו.
• להחליט על אחראי שינהל את הדיון.
• להקדיש חלק מהזמן לסקירת ששת החודשים האחרונים, ולהחלטה על פעולות נוספות , אם צריך.
• להגדיר את הצורך באסטרטגיה שיווקית קצרת טווח.
• קבעו כללי יסוד כמו: "בלי בדיחות", או - "להפריע רק אם זה חיוני". כמנהלי ישיבה תצטרכו להיות אסרטיביים, קטעו ומקדו אנשים אם הם מאריכים מדי בדבריהם.

הסכמה על נהלים מבנה את הדיון ומקלה על הניהול שלו וההשתתפות בו. המשתתפים מבינים את חלקם ואת התרומה שלהם באופן כזה שמשרת את המטרה המרכזית של הדיון.

  ב. חלוקת תפקידים

מרגע שהושגו נהלים מוסכמים, תוכלו לחלק בין המשתתפים את התפקידים במהלך הדיון. יתכן שיהיו אלה תפקידים ברורים מאליהם: אם לכל אחד יש תרומה שווה לתת, וברור שמישהו הוא המנהל, אין צורך לבזבז זמן על קביעת תפקידים. בכל מקרה, לעתים אי חלוקת תפקידים תוביל לבלבול, לתחרותיות ולבזבוז ניסיון ומומחיות.

בדוגמא שהבאתי קודם, דיון על אסטרטגיה שיווקית, יתכן שיעלה הצורך:

• להפריד בין ניהול הישיבה ובין הדמות הבכירה בחדר. מינוי מנהל לדיון יאפשר למנהל הבכיר להיות מעורב יותר בדיון ולא להתעסק בניהול הישיבה.
• למנות אחראי על תיעוד הרעיונות שהועלו ועל רישום פרוטוקול.
• למנות אחראי על עמידה בלו"ז. הפרדה בין ניהול הדיון ושמירה על הזמנים מסייעת לשמירה על מסגרת זמנים, וגם רותמת אנשים נוספים לאחריות על הזמנים.

חלוקת התפקידים תעזור לכם לוודא שניצלתם היטב את הכוחות המשתתפים בדיון לשם השגת התוצר המוגדר. ובייחוד, חלוקת התפקידים תסייע לוודא שאנשים יקבלו את ההזדמנות הראויה לתרום לתהליך , בין אם בהבעת דעות ובין אם טכנית, במידה שאינם יכולים לתרום לדיון מבחינת התכנים.

  ג. ניהול זמן

במהלך הישיבה יש לוודא שהדיון מתנהל בהתאם לזמן שנקבע לו.  התחילו וסיימו בזמן! איחור בתחילת הישיבה היא מחלה כרונית שאם לא מטפלים בה בזמן, היא הופכת לרעה חולה ומשתרשת בתרבות הארגונית. שבע דקות האיחור של היום הם ההרגל של מחר. הכפילו חצי שעה של סחבת במספר המשתתפים ותבינו כמה שעות עבודה בוזבזו לריק.

ניהול זמן יעיל בפגישה מתחיל בהגדרת תוצרים מציאותיים. הקציבו זמן לכל נושא בסדר היום על פי חשיבותו.ייתכן שלא תוכלו להשיג כל מה שתכננתם והתוצר צריך לשקף זאת. עדיף לפרק נושא מסוים לסדרה של תוצרים שניתן להשיג לאורך זמן, מאשר למשוך את הישיבה לאורך שעות ולהזניח מחצית מרשימת הנושאים.

לעולם אין מספיק זמן לעשות כל מה שנחוץ. לעתים אנו משתמשים בזה כתירוץ, כאילו פועל פה גורם חיצוני שמעבר לשליטתנו. יעיל יותר יהיה לקבל את המציאות הזו ולכן חשוב לוודא שאנו מנהלים את הישיבה שלנו בצורה ברורה, יעילה ואם צריך - גם תקיפה!

  לאחר הישיבה

כשם שהישיבה לא מתחילה ברגע התכנסות האנשים אלא בהכנה מוקדמת, כך היא אינה מסתיימת ברגע שאחרון המשתתפים עוזב את החדר. במטרה להבטיח את יישום החלטות הישיבה יש לוודא הפצת פרוטוקול הכולל נושאים שעלו בדיון, מטלות, אחראי לביצוע כל אחת המטלות ותאריך סיום הביצוע. את הפרוטוקול רצוי לשלוח בסמוך למועד שבו התקיימה הישיבה.

בנוסף, מומלץ לבצע מעקב אחרי יישום וביצוע ההחלטות והמטלות בנקודות זמן שונות במהלך התהליך ולא רק בסופו. מעקב תדיר אחרי ביצוע המשימות ימנע מצב בו בישיבה הבאה תופתעו לגלות כי מרבית המשימות לא קודמו , ותמצאו את עצמכם מקבלים את אותן החלטות שוב ושוב.

הטבלה הבאה מסכמת את העקרונות ההופכים ישיבה לאפקטיבית :