רוב העסקים בישראל המחזיקים בידיהם תכנה להפקת חשבוניות ושולחים חשבונית במייל, עושים זאת בניגוד לחוק.
זאת ועוד, גם מי ששולח חשבונית מס עם חתימה אלקטרונית שלא בבעלותו כמו חשבונית של מספר חברות ישראליות, עושה זאת בניגוד לחוק.
עולם האינטרנט צופן בחובו הזדמנויות רבות , אולם גם סכנות של אי הבנת המותר והאסור בשל העובדה שתוכנות רבות מאפשרות משלוח חשבוניות במייל מבלי שיש להן הרשאה מתאימה.
מאמר זה דן בכללים החוקיים החלים על משלוח מסמכים חשבונאיים במייל והצבעה על כשלים העומדים בפני המשתמשים בתוכנות השונות המצויות בשוק- אינטרנטיות או מקומיות.
תוכנות רבות מאשרות להפיק את המסמכים החשבונאיים (חשבוניות ,קבלות) לקובץ , ומשם , הדרך לשלוח קובץ זה במייל מאד קצרה – קצרה ובלתי חוקית.
לצורך משלוח חשבוניות במייל אין צורך לקבל הרשאה אדמיניסטרטיבית או אישור חוקי כלשהו למעט חובת השולח לעמוד בתנאי החוק , וזו חובתו.
ישנם סוברים כי שימוש בתוכנה הרשומה במס הכנסה פוטר אותו מבדיקת החובות החוקיות החלות עליו אולם,"אישור רישום תוכנה במס הכנסה – אין לו ולא כלום לעניין הכרה כזו או אחרת בחוקיות התוכנה או השימוש בה ורשויות המס לא עורכות בדיקות לתוכנות בדבר עמידתן בתנאי החוק.
ראשית יש לציין כי משלוח חשבוניות במייל אסור על פי החוק במידה והן נשלחות ללא חתימה אלקטרונית. יתרה מכך גם תוכנות המאפשרות משלוח חשבוניות במייל עם חתימה אלקטרונית– אינן חוקיות במידה והחתימה איננה של עורך התיעוד (בעל העסק ) אלא של בעל התוכנה .
מהי חשבונית חוקית שניתן לשלוח בדואר אלקטרוני
חתימה אלקטרונית- תקפה אך ורק אם היא של בעליה – ובמקרה שלנו , של עורך התיעוד – זה שהפיק את החשבונית ולא של זה שביצע את ההפקה הטכנית , כלומר היא לא של ספק התוכנה.
הוראות מס הכנסה קובעות מהם הכללים החלים על משלוח מסמכים חשבונאיים בחוק לרבות על חשבוניות מס/קבלה,תעודות זיכוי וקבלות(בתנאי שאינן מהוות גם תעודת משלוח).
תוכנות המאפשרות משלוח חשבוניות במייל באופן חוקי – כלומר עם חתימה אלקטרונית, צריכות לשאת את המילים "מסמך ממוחשב", אשר נוצר בסריקת מקור התיעוד למחשב או שנוצר בהפקה אוטומטית מתוך הקובץ הקבוע שבמערכת חשבונותיו ובלא הקלדה נוספת על גבי החשבונית ועם חתימה של עורך התיעוד ולא חתימה של בעל התוכנה.
רמת החתימה הנדרשת היא חתימה אלקטרונית מאובטחת שהינה ייחודית לבעל אמצעי החתימה ומאפשרת את זיהויו.
חובת בעל אמצעי חתימה ואחריותו היא לנקוט את כל האמצעים הסבירים לשם שמירה על אמצעי החתימה שלו ולשם מניעת שימוש בה בלא הרשאתו.
בעל אמצעי החתימה חייב למסור הודעה, מיד כשנודע לו על פגיעה בשליטתו באמצעי החתימה, לכל מי שסביר שיסתמך על חתימתו האלקטרונית עקב קשרים שגרתיים ביניהם, ולכל מי שידוע לו כי קרוב לודאי שיסתמך על חתימתו האלקטרונית.
לסיכום
מסמך ממוחשב יכול להישלח במייל או להיווצר באמצעים אלקטרוניים ("הוא נוצר, נשלח, נקלט, נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים") בתנאי שהוא חתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת של עורך התיעוד.
לעומת זאת – חל איסור לשלוח מסמכים ממוחשבים במייל, גם אם התוכנות השונות מאפשרות זאת,כל עוד הן לא נושאות חתימה אלקטרונית מאובטחת עם זהות של בעל העסק – זה שהפיק אתה ללקוח שלו ושלח אותה אליו.
חובה על כל המשתמשים לוודא שמשלוח מסמכים ממוחשבים עומד בתנאי החוק בטרם ישלחו אותם בדוא"ל ומי שלא עומד בתנאים אלה – עובר על החוק.
(*) גילוי נאות – הכותב הינו בעל עניין בחברה המעניקה שירות של הפקת חשבוניות.