אירועים פרטיים או עסקיים, מלווים לרוב בחששות רבות מצד מארגני האירוע. כל אדם המפיק אירוע, פרטי או עסקי, מעוניין שהאירוע ייחקק בלב המשתתפים וייזכר זמן רב לאחר מכן כאירוע מוצלח וכזיכרון טוב. במאמר שלפניכם נציג טיפים ודגשים להפקת אירועים פרטיים שיעזרו לכם להפיק את אירוע עליו חלמתם, אירוע שייזכר וייחקק בזיכרונם של המשתתפים שנים רבות.
· בחירת מקום האירוע תלויה בסוג האירוע, קהל המשתתפים והתקציב המיועד עבור האירוע. ניתן לבדוק באינטרנט לגבי אולמות ומקומות עבור אירועים פרטיים או להיעזר בחברים ומשפחה. המצע באינטרנט גדול וישנו חומר מקיף בנושא. ישנם חברות ואולמות העוסקים בהפקת אירועים פרטיים, ומציעים אלמנטים נוספים בתוספת למקום האירוע, כגון קייטרינג, שירותי בר, אטרקציות ועוד. מומלץ לבדוק מחירים ולהשוות עם חברות חיצוניות. באופן כללי, לא לקחת כמובן מאליו כל מה שמציעים לכם ולבדוק את המחירים ביחס לשוק.
· מיקומם של אירוע פרטיים קריטי להצלחתם.יש לקבוע את מיקום האירוע על פי מקום מגוריכם ומיקום מרבית המשתתפים. מיקום הרחוק מבית המשתתפים יגרום לקהל לשתות פחות, וללכת מוקדם יותר בגלל הנסיעה הארוכה הביתה. מומלץ לבדוק את החניה במקום, האם ישנו חניון מסודר, האם קל להגיע אליו, האם הוא בחינם, כמה מקומות חניה ישנם.
· מוזיקה היא כנראה הגורם המשפיע ביותר בהפקת אירועים פרטיים. אירוע פרטי עם מוזיקה טובה ישמח את המשתתפים ויגרום להם ליהנות מהאירוע, אפילו אם היו קצת בעיות ותקלות בתכנון ובזמן האירוע. יש לבדוק את מערכת ההגברה והשמע שנמצאת במקום האירוע. במידה וצריך, ניתן להזמין חברת הגברה במידה והמקום אינו מספק זאת. בנוסף, מומלץ להביא די ג'יי או להקה ולא להשתמש ברשימת שירים הנקבעת מראש.
· גורם חשוב נוסף ביצירת אירועים פרטיים מוצלחים הוא התפריט. מעבר לבחירת סוג וכמות האוכל יש לדאוג למנות צמחוניות ומנות כשרות, במידה והמקום איננו כשר. מומלץ לבדוק בזמן תכנון האירוע את נושא הכשרות ולבדוק לכמה מנות צמחוניות אתם זקוקים.
· אירועים פרטיים רבים משלבים מצגות וסרטונים בזמן האירוע. אם ברצונכם לשלב תכנית אומנותית כלשהי משלכם, בדקו במקום האירוע האם ישנו מקרן ומחשב. בנוסף, אם ברצונכם להביא אטרקציות ואלמנטים נוספים שלא קשורים למקום האירוע, לרבות להקה, רקדנים, מנחה לאירוע ועוד. יש לבדוק זאת עם אולם האירועים בעת הזמנת המקום.