ספר תקבולים ותשלומים

הוראות ניהול ספרים מחייבות ניהול ספר תקבולים ותשלומים כחלק מספרי הנהלת חשבונות של מגוון רחב של עסקים.

סעיף 12 א להוראות ניהול ספרים של מס הכנסה קובע את צורתו של ספר תקבולים ותשלומים וכן את שיטת הרישום בו.

ספר תקבולים תשלומים יכול להיות ספר כרוך ( כלומר ספר שנרכש בבית דפוס או בחנות לציוד משרדי ) או ספר תקבולים

ותשלומים אשר קיים  בתוכנת הנהלת חשבונות אשר רשומה במרשם התוכנות של מס הכנסה.

לא ניתן ע"פ ההוראות לנהל ספר שכזה בגליון אלקטרוני במחשב המקומי.

קיימות שתי שיטות לרישום בספר תקבולים ותשלומים.

השיטה הראשונה שהיא למעשה "ברירת המחדל" של הוראות הסעיף קובעת שבספר תקבולים ותשלומים ירשם כל תקבול

וכל תשלום הנוגעים להכנסות ולהוצאות העסקיות בציון התעודה והתאריך.

במידה וכללו התקבולים שיקים יש לציין פרטים מזהים כגון מספר השיק ובנק.

כדאי לשים לב שבשיטה זו נרשמים בספר תקבולים ותשלומים אך ורק תקבולים שהתקבלו בפועל ( כלומר יצאה קבלה

ללקוח ) ואך ורק תשלומים ששולמו לספקים השונים ( כלומר שולם במזומן או בכל אמצעי אחר ).

הכנסות שטרם יצאה עבורם קבלה או הוצאות שטרם שולם בעדן לא נרשמות ע"פ שיטה זו.

השיטה השניה לרישום בספר תקבולים ותשלומים מבוססת על סעיף 12 ח להוראות ניהול ספרים אשר קובעת  שבתנאים

מאוד מסוימים ניתן לרשום בספר תקבולים ותשלומים את ההכנסות וההוצאות ( מכירות וקניות ) על בסיס מצטבר ולא רק

אם התקבול התקבל או התשלום שולם.

למעשה בפרטיקה הנהוגה בארץ זו שיטת הרישום הנפוצה ( רישום על סמך הכנסות והוצאות\מכירות וקניות ) ולמעשה עוסקים

ונישומים רבים נוהגים על פיה.

בכדי שהרישום בספר תקבולים ותשלומים יעשה על בסיס הכנסות והוצאות\מכירות וקניות יש לעמוד בחמישה קריטריונים :

1.יש להפקיד את כל תקבולי העסק בבנק ביום קבלתם או ביום שלמחרת

2.לגבי כל התקבולים יערך תיעוד מתאים

3.התקבולים יופקדו בחשבון העסקי של הנישום

4.יש לשמור על כל העתקי החשבונות אשר הנישום קיבל מהבנק כחלק ממערכת הנהלת החשבונות

5.תקויים שיטה לתאום תיעוד התקבולים שהופקדו יחד עם שוברי ההפקדה בבנק

כדאי לשים לב במיוחד לסעיף 3 להוראות הנ"ל:

"התקבולים יופקדו בחשבון העסקי של הנישום"

ישנה מחלוקת בקרב מומחי מס שונים לגבי המינוח הנ"ל, האם חשבון עסקי של הנישום חייב להיות חשבון נפרד אשר מיועד

אך ורק לצורכי העסק, או שחשבון עסקי יכול להיות החשבון הרגיל שבו הנישום נוהג להפקיד את תקבוליו העסקים וממנו

הוא משלם  את התשלומים  לספקים השונים.

בכדי להקל על הנישומים\עוסקים השונים ישנם היום תוכנות להנהלת חשבונות אשר אופציית התקבולים ותשלומים כבר

מובנית בתוך התוכנה.

תוכנת הנהלת חשבונות נותנת את האפשרות להפיק את ספר תקבולים ותשלומים גם על בסיס הכנסות והוצאות וגם

על בסיס תקבולים ותשלומים בפועל.