ארגונים ומשרדים רבים עוברים היום לעבוד עם ניהול ארכיון ממוחשב, הכולל תוכנה לניהול ארכיון מסמכים וכן ארכיון תמונות. כדי לעבור לארכיון ממוחשב, ארגונים רבים נעזרים בחברות המתמחות בתחום של ניהול ארכיון ומספקות להם שירותי תוכנה שונים. התוכנות סורקות כמויות גדולות של מסמכים ותמונות ובעזרתן מתבצע ניהול של ארכיון מסמכים וכן ארכיון תמונות. חברות המעניקות את שירותי ניהול ארכיון מספקות לארגונים מגוון פתרונות תכנה לניהול מסמכים, חתימה אלקטרונית, חיפוש מסמכים מתקדם ועוד. החברות האלה מתמחות במתן פתרונות טכנולוגים מתקדמים, המותאמים לצרכי הארגונים.
ישנם תכנות שונות בעזרתם מתבצע ניהול ארכיון והן כוללות מאפיינים שונים. בין האפשרויות ניתן למנות סריקה מתקדמת, הצמדה של שדות מפתח לארכיון, הגדרה של עץ ארכיונים, דחיסת קבצים שנסרקו, קליטה של קבצים מפקס, סורק או רשת, זיהוי של ברקוד, שיפור תמונה, חיפוש מתקדם בבסיסי נתונים ועוד. סריקת מסמכים עבור ארכיון מסמכים כוללת סריקה של מסמכים בכל מיני גדלים, סריקה צבעונית, מפתוח ועוד. סריקת מאגר עצום של תמונות באיכות גבוהה מתבצעת עבור ארכיון תמונות.
ניהול ארכיון צריך להתבצע בצורה מקצועית ומאורגנת לתפקוד מיטבי ויעיל של הארגון או המשרד. ניהול ארכיון כולל קליטה ויצירה של מסמכי אופיס, יבוא של דואר אלקטרוני, יבוא דו"חות מתוכנות וארגונם בתיקיות ראשיות ותיקיות משנה. ניהול ארכיון צריך לכלול איתור מסמכים מהיר ומתוחכם. ניהול ארכיון צריך להיות מותאם למשרד ויש תוכנות שונות למשרדי עורכי דין, רואי חשבון, חברות ביטוח ועוד.
ארכיון מסמכים צריך להתבסס על מערכות מתקדמות,הכוללות מיון וסינון של מסמכים ויכולת אחזור שלהם. כאשר יוצרים ארכיון מסמכים וכן ארכיון תמונות ממוחשבים, נחסך לארגון מקום רב והוא יכול להשכיר שטח קטן יותר ולחסוך בהוצאות. זמן החיפוש של מסמכים מתקצר משמעותית ובמקום לחפש בקלסרים, נכנסים לתוכנה של ארכיון מסמכים או ארכיון תמונות והקובץ נמצא במהירות לפי התגיות שהוצמדו לו..
ניהול ארכיון כולל ארכיון מסמכים מסוגים שונים כמו חשבוניות, הזמנות של לקוחות, תעודות מלאי, חשבונות של ספקים ועוד. אין צורך לבזבז זמן יקר במיון המסמכים לקטגוריות שכן תוך כדי הסריקה של המסמכים, המערכת כבר ממיינת אותם. יכולת הסריקה של התוכנות היא בקצב של עשרות מסמכים בדקה. כאשר מגיעים מסמכים מחוץ לארגון הם מקושרים מיידית ובמהירות עם תיעוד הפרטים. כאשר מנהלים ארכיון מסמכים וכן ארכיון תמונות ממוחשבים, האחזור של המסמכים הוא מהיר, יש נגישות של כל המשתמשים בארגון למסמכים, יש גיבוי ושמירה של מידע במערכת הארגון, נחסכת ניירת, השירות ללקוח מתייעל ותהליך ההטמעה קצר.
ארכיון מסמכים ידני ופיזי הוא מיושן ועובר במהירות מן העולם. ניתן להתאים את התוכנות לסוג המשרד או הארגון לפי סוג המסמכים, כמויותיהם וקצב הסריקה. ארכיון תמונות שומר כמויות של מאות אלפי תמונות ומתאים לחברות כמו דפוס ומדיה, משרדי פרסום, מנהלי שיווק ועוד. בחברות אלו יש צורך בניהול ארכיון תמונות עם נפח גדול הכולל תמונות, גרפיקה, וידאו, פריסה של אריזות מוצרים, מצגות, קבצי לוגו ועוד. ארכיון תמונות מאפשר הורדת קבצים, קטלוגם, עדכונם, שמירתם והפצתם במהירות ובנוחות.
ניהול ארכיון הכולל ארכיון מסמכים וכן ארכיון תמונות מיעל את העבודה המשרדית, שומר על סדר וארגון, שומר על איכות הסביבה באמצעות הפחתת השימוש בניירת, המידע מאובטח והמסמכים שנסרקו שמורים בכל מיני אמצעי גיבוי, הזמן של חיפוש וארגון מסמכים מתקצר. ניתן להשתמש בכלים שונים כמו סיווג של המידע לפי אנשי קשר וכך כל עובד יכול לצפות רק בחומר ששייך אליו.
למידע נוסף ראה - ניהול מסמכים