מה האורך האופטימאלי של מצגת עסקית? כמה זמן ניתן לשמר את הקשב ותשומת הלב של הקהל? ואיך מתכננים נכון את מספר השקפים?
עריכת מצגת עסקית מקצועית נוגעת לא רק למסרים המדויקים ולגרפיקה אלא גם לתכנון הזמן, אלמנט שמציגים רבים לא נותנים עליו את הדעת.
בשנים הרבות בהן אני עסקת בעריכת מצגות עסקיות אני נתקלת בשאלות הנוגעות לתכנים, לאופן הפנייה לקהל היעד, לחשיבות הגרפיקה, התמונות והתוכן המוצג על החברה. פחות מציגים נותנים דעתם למספר השקפים המדויק המתאים למצגת (ולרב קיימת צפייה שמספר השקפים ייגזר מהתוכן).
בראש ובראשונה – הקצאת הזמן.
כעורכת מצגות מקצועית אני מקפידה, כבר בתחילת השיחה עם הלקוח, לבדוק את לוח הזמנים המיועד להצגת המצגת. מספר הדקות המוקצות למטרה זו יגזור את היקף המצגת, מספר השקפים והמסרים אשר יועברו בהם. מטבע הדברים יקבע היקף המצגת את מספר הדוגמאות שנוכל לשלב, את מספר התמונות וכמובן – את התכנים, המסרים והנושאים אליהם לא נוכל להתייחס במסגרת מגבלות הזמן.
תכנון זמן נכון של מצגת עסקית
כשיש מגבלת זמן – הזמן האופטימאלי להצגה של מצגת עסקית עומד על 20-25 דקות נטו. פרק זמן זה נגזר מפגישה של 40 דקות לפחות (קחו בחשבון small talk בהתחלה, מספר שאלות בסוף ועוד מספר דקות "מתות" הנדרשות לחיבור המחשב, הפרעות בלתי צפויות וכד').
קשב ותשומת לב – גם כשאין מגבלת זמן לא מומלץ לתכנן מצגת ארוכה יותר. בחנו את עצמכם, כמה זמן תוכלו להקשיב להרצאה, גם אם היא מעניינת מאוד?
להגיע לעיקר - זכרו שלמצגת יש מטרה – מכירה, שיווק וכד' - ואם לא נשיג את הקשב ותשומת הלב של הקהל והזמן יבוזבז על תכנים לא חשובים, לא תגיעו לעיקר, והפגישה מלכתחילה נדונה לכישלון.
כמה שקפים – מצגת של 10-12 שקפים (ברוטו) מתאימה להצגה של 20-25 דקות. בדקו את עצמכם מול הראי. הצגת 10 שקפים אורכת 10 דקות לערך (כשאתם לבד, ללא כל הפרעה). את משך הזמן של ההצגה ללא קהל יש להכפיל (לפחות).
אל תתפתו – אל תתפתו לשקפים רבים יותר במצגת עסקית. היצמדו להיקף של 10-12 שקפים אשר יאפשרו לכם למצות את הזמן שניתן לכם ולהשיג את המטרה אשר לשמה הגעתם. זכרו שלא בהכרח תקבלו הזדמנות שנייה או הארכת זמן. מניסיון, 10-12 שקפים מספיקים בהחלט כדי להעביר מסר חד וברור.
לסיכום, תכנון הזמנים במצגת עסקית הוא האלמנט הראשון אשר יש להתייחס אליו בעריכת מצגת מקצועית. רק לאחר מכן תוכלו לגשת בבטחה אל העיצוב הגרפי, בניית המסרים וhref="כתיבה שיווקית">כתיבה שיווקית.
בהצלחה!
טלי גת בעלת ניסיון רב שנים בבניית מצגות עסקיות לחברות פרטיות ולגופים ממשלתיים.
בנוסף, היא עוסקת בכתיבה שיווקית לאתרי אינטרנט ולחומרים שיווקיים אחרים.