מגוון הכלים הטכנולוגים הקיימים כיום לסיוע בניהול עסקים (כגון תוכנות CRM, ERP ואחרות) הוכיחו את עצמם כיעילים וכדאיים לכל עסק ועסק. מדובר לא רק בנוחות או חיסכון במקום פיזי, אלא ביעילות כלכלית מוכחת של חיסכון עצום בזמן ומשאבים שמביא לקיטון בהוצאות ומאפשר השקעת גדולה יותר בגיוס הכנסות. החשש של עסקים רבים הוא בתהליך הארוך והמייגע של הטמעת התוכנות, אחזקתן השוטפת ואבטחת המידע. אחסון מרחוק (Hosting) נועד לתת מענה לבעיות אלו ולשפר את הכדאיות הכלכלית של תוכנות הניהול השונות.
התקנת תוכנות, הליך מסורבל ויקר
למרות יעילותן של תוכנות הניהול, אין ספק כי הליך התקנתן והטמעתן הינו הליך ארוך, מייגע ובעיקר יקר עבור העסק והוא מהווה רק שלב אחד לפני שלב התחזוקה האין סופי שיכול להצטבר לסכומי כסף לא מבוטלים. לשם דוגמה, עלותו של שרת, ביחד עם הרישיונות הנדרשים לתוכנה הן כעשרת אלפים שקל, לכך יש להוסיף הקמת חדר שרתים מיוחד, והקמת מערכת קירור, כל זאת לפני שהותקנה תוכנה אחת על מחשבי החברה. באופן אבסורדי, למרות ההשקעה הגדולה ולמרות חשיבותו הרבה, עלפי רוב, השימוש הנדרש מהשרת מסתכם בלא יותר מחמישה אחוזים מיכולתו.
מעבר לכך ישנן מגבלות נוספות לתוכנה שמותקנת על מחשבי החברה, כגון מספר עמדות עבודה מוגבל, אפשרות גישה פיזית מוגבלת (על העובד להיות נוכח במשרד) וכמובן החשש הגדול של אבטחת מידע ואיבוד נתונים במקרה של גניבה או קריסת מחשב. למעשה נוצר כאן מצב אבסורדי, אשר המערכת שנועדה לחסוך זמן, משאבים וכסף, דורשת בעצמה משאבים לא מבוטלים מהעסק ומסיטה אותו מתחום עיסוקו המרכזי.
Hosting - רחוק מהעין, קרוב אל הלב
אחד הפתרונות היעילים והמתקדמים אליהם צועד עולם המחשוב הוא אחסון מרחוק (Hosting). שימוש בשרתים מרוחקים ומאובטחים עליהם יושבות כל התכונות וכל הנתונים (data) של החברה, בדומה לשימוש בחשבונות הדואר האלקטרוני. כידוע, כל חשבונות המייל, כולל הקבצים המועברים בהם, אינם נמצאים על מחשבו של בעל החשבון, אלא בשרתים של החברות הדואר השונות- Google, Microsoft, Yahoo וכד'- כאשר הגישה אליהם נעשית באמצעות רשת האינטרנט. היתרון של השימוש בהוסטינג נובע מכמות המידע שניתן לשמור בכל חשבון, הגישה מכל מקום, הגיבויים למקרה של תקלות, ואולי מעל לכל, רמת אבטחת נתונים גבוהה (בהתאם לדרישות). אילו היה צריך כל אחד מבעלי חשבונות הדואר האלקטרוני לטפל בעצמו בנושא האחסון, הגיבוי והאבטחה, ספק אם שרותי הדואר האלקטרוני היו יעילים וכדאיים למישהו.
לא לעבוד בשביל המחשב
כיום, יותר ויותר חברות מציעות לעסקים כלים טכנולוגים שונים, כגון מערכות ניהול מרכזים, באמצעות אחסון מרחוק ובכך מאפשרות לעסק ליהנות מיתרונות התוכנה מבלי להשתעבד לצרכיה. השימוש בתוכנה לניהול מרפאה לדוגמה, המושתת על אחסון מרחוק פשוט ביותר ודומה, כאמור, לשימוש בדואר אלקטרוני. כל משתמש מקבל שם וסיסמה המאפשרים לו להתחבר לתוכנה מכל מקום שהוא, והשימוש בה נעשה בדיוק באותו אופן כאילו היא מותקנת על המחשב עצמו. היתרון המידי, הוא בקלות שבה העסק יכול להוסיף, או להסיר, משתמשים ללא הגבלה והיכולת לעבודה מכל מקום ובו זמנית. לשם דוגמה, מרפאה שמעוניינת להרחיב את פעילותה ולגייס רופאים נוספים, אינה נדרשת להרחיב את משרדיה או לרכוש ציוד חדש. באפשרותה לאפשר לרופא לעבוד מהקליניקה הפרטית שלו, כשהוא מחובר למערכת דרך המחשב הפרטי שלו וכל הנתונים עוברים ממנו ואליו, כאילו הוא יושב במרפאה.
מאחר שהמערכת יושבת על שרתי החברה נותנת השרות, כל התחזוקה עוברת לתחום אחריותה ומתבצעת באופן שוטף ו"שקוף" מבחינת העסק עצמו. כמובן שבכך נחסך זמן רב של המתנה לטכנאי, זמן הטיפול בכל מחשב ובתחזוקת השרת והרשת על כל העלויות שבצדו. יחד עם זאת, יש לזכור, כי במקרה של בעיה, למשל בשרת, תושפע כל המערכת ולכן חשוב לוודא התקשרות מול חברה ותיקה ויציבה בעלת הוכחות בשטח. מספר לקוחות רב מהווה פרמטר טוב לאיכות החברה, מכיוון שבחברה כזו הסיכוי לתקלות קטן ביותר.
להבטיח את אבטחת המידע
מעל לכל, תורם האחסון מרחוק לתחום אבטחת המידע, עקב אכילס עבור עסקים רבים. חשוב לזכור שאיבוד מידע, לא רק שעלול לעלות לעסק סכומי כסף עצומים (הן בניסיונות לשחזר את המידע והן במקרה של תביעות שיוגשו נגדו) אלא, בעיקר עלול לפגוע באופן אנוש במוניטין שלו ובמקרים רבים אף להביא לסגירתו.
בטבלה הבאה מוצגת השוואה בין שמירת מידע במחשבי החברה לשמירתו בחברת אירוח בשלושה מישורים של אבטחת מידע איתם אמור להתמודד כל עסק באופן שוטף: פגיעה פיזית במחשבי החברה, פריצה למאגר נתונים וביצוע גיבויים
|
תאור
|
מידע על גבי מחשב מקומי
|
שימוש בהוסטינג
|
|
פגיעה במחשב (פיזית/גניבה)
|
איבוד כל המידע השמור/ הגעת המידע לגורמים עוינים
|
המחשב אינו מכיל שום מידע ולכן אין נזק לנתונים כלשהם
|
|
פריצה למאגר נתונים
|
יכולת אבטחה מוגבלת- מקביל לשמירת כסף מתחת לבלטות
|
אבטחת מידע הוא תחום עיסוקה המרכזי של החברה ועליו מתבסס המוניטין שלה- מקביל לשמירת כסף בכספת הבנק
|
|
גיבויים
|
לא מתבצעים או דורשים התעסקות רבה, זמן וכסף
|
נעשים באופן שוטף ומקצועי כחלק מעסקת האחסון
|
כמה זה עולה לנו?
בסופו של דבר, ואולי דווקא בראשיתו, מדובר בחיסכון כספי משמעותי לעומת התקנת תוכנה על מחשבי העסק. כאמור, עלויות הקמת מערכת מקומית ואחזקתה עלולות להסתכם בסכומים גבוהים שהופכים את השימוש במערכת ללא כדאי. עלות השימוש ב-Hosting מחושבת על פי מספר המשתמשים ועומדת על כ-15 דולר לכל משתמש בחודש. קל להבין שדווקא עבור עסקים קטנים מדובר בעסקה משתלמת מכל הבחינות, אך גם עבור עסקים בינוניים וגדולים מדובר, על פי רוב, בעסקה משתלמת כלכלית. בכל מקרה, יתרונותיה הרבים של מערכת האחסון מרחוק, הינם רבים ומגוונים, גם אם הסיבה הכלכלית אינה הסיבה המרכזית לשימוש בה. אם לשפוט על פי הפיתוחים האחרונים בתחום, אנו צועדים לעידן שבו רוב היישומים והתוכנות יעברו להתאכסן ברשת- כיום, כבר ישנן מערכות הפעלה, כגון חלונות של מיקרוסופט, המושתתות על Hosting- והמחשבים יהפכו להיות כלי חומרה בלבד.
זוהי עוד מהפכה מסתמנת בעידן המהפכה הטכנולוגית, אולם לפני הריצה לעבר הקדמה, יש לזכור שאחרי הכל מדובר באחסון נתונים רגישים, הן ברמה האישית והן ברמה העסקית, על כן בבחירת חברת אחסון מומלץ לוודא שמדובר בחברה יציבה, אמינה ומקצועית שלרשותה מאגר לקוחות רחב שמעיד על מוניטין ורמת שרות גבוהה ואמינה.