עסקים חדשים שרוצים להתחיל להריץ את העסק שלהם צריכים לתכנן מראש בדיוק איך הם מתנהלים. אחד התחומים החשובים שדורשים מהם דיוק ופירוט הוא התחום הפיננסי. שעסק שינסה להתנהל מבלי לשמור מידע ולסכם כל חודש את התחום הפיננסי שלו לא ידע האם הוא מספיק לעמוד ביעדים ויתקשה להתנהל נכון מול רשויות החוק והמסים. כל עסק צריך לעבוד מול מס הכנסה, מע"מ וביטוח לאומי והתנהלות זו בדרך כלל מבוצעת עם חברת הנהלת חשבונות חיצונית. אך לעתים משתמשים בתוכנת הנהלת חשבונות כדי לנהל את כל התחום הפיננסי והעסקאות עם הלקוחות והספקים. הוצאת חשבוניות ופירוט מלא של כל העסקאות מבוצעות בצורה הרבה יותר קלה שהן מבוצעות באמצעות תוכנה שזוהי מטרתה.
יהיו עסקים קטנים שישתמשו בכל מיני כלים זמניים שקיימים באינטרנט על מנת להוציא חשבוניות ומסמכים חד פעמיים אך במידה אתם רוצים להיות עסק רציני ומקצועי שעובד בצורה תקינה ומסודרת אתם צריכים תוכנה מסודרת שתעשה לכם סדר בראש ובמחשב. תוכנות חדשניות משתמשות בענן על מנת לאחסן את כל המידע והמסמכים שלכם יהיו מאובטחים בצורה טובה ונגישים באמצעות פרטי התחברות כך שתוכלו להיכנס אליהם מכל מקום, למשל אם אתם רוצים לעדכן משהו מהבית או בזמן נסיעה במחשב הנייד שלכם. שימוש בתוכנות כאלו יכול להתבצע על ידי עובדים בעסק או עלי די עובד שנשכר למטרה זו - עובד הנהלת חשבונות. תוכנת הנהלת חשבונות היא אחת התוכנות החשובות ביותר לכל עסק מתחיל.