פתיחת עסק קטן כרוך בלא מעט הכנות והתארגנויות, אחד הדברים העקרים הוא קופה רושמת. לרוב לב ליבו של העסק קטן ככל שיהיה היא קופה רושמת. בחירת סוג או סגנון הקופה רושמת אינו חשוב כל עוד יש לנו את הכלים הבסיסיים. הכלים כוללים בין היתר חישוב של קבלת כספים ונתינת עודף, ניהול חשבונות בסיסי ולעיתים אפילו ניהול מלאי. היתרונות של קופה רושמת הם שיש לנו כלי עבודה שעוזר לנו בניהול וארגון העסק שלנו ללא השקעה נוספת. לצורך הדוגמה טעויות במתן עודף הצטמצמו לאחוזים בודדים אם בכלל מאז שקופה רושמת מחשבת את העודף שיש להחזיר ללקוח.
התרומה של קופה רושמת לעסק שלנו
קופה רושמת תורמת לעסק שלנו לא מעט, בזכותה אנחנו יכולים לבקר בכל רגע נתון את מה שקורה אצלנו בעסק, לנהל את המלאים שלנו על מנת להיות מעודכנים לגבי חוסר או עודף, לנהל את עובדי העסק שלנו על ידי בקרה על שעות העבודה וכל זאת על ידי תפעול קל, פשוט ונוח.
קלות התפעול באה לידי ביטוי שאם בעבר הלא רחוק היינו צריכים לאסוף את הפתקים או הקבלות הכתובות, לבצע חישובים ולגשת לרואה חשבון הרי שהיום בלחיצת כפתור נקבל דוח מצב מעודכן על המלאים בחנות, על מצב המכירות, מי הגיע למשמרת ומי לא וכמובן על מבצעים, שוברים וקופונים. למעשה קופה רושמת הפכה להיות מעין שותף פעיל בעסק שלנו, הסמכויות שניתנות הם לרוב רבות הרבה מיותר מאשר לעובד אחר בעסק. תארו לכם שבזמן אמת בעת המכירה אתם יודעים בדיוק כמה מלאי יש לכם על המדף, כך תוכלו להזמין עוד לפני שיגמר.
היתרונות של קופה רושמת בעסק שלנו
לקופה רושמת יש מעלות ויתרונות רבים, ביניהם הבקרה המתמדת שמונעת מאיתנו להיתקע עם סחורה עודפת או ניהול המכירות באופן שוטף. בכל פעולת מכירה נגרע מהמלאי אותו פריט שנמכר, אם הגדרנו כמות מינימום הרי שנקבל בזמן אמת חיווי על הצורך בלהזמין עוד מלאי לחנות או להיפך אם אנו לא מוכרים הרי שלא נזמין משהו מיותר. דבר נוסף שניתן לנהל על ידי קופה רשמת הוא העובדה שניתן לנהל בעזרתה מועדון לקוחות, מועדון לקוחות בקופה רושמת מהווה יתרון אדיר, ניתן לשווק ולמכור לקבוצות לקוחות בדיוק את המוצרים שהם מעדיפים, ניתוח הנתונים בקופה רושמת מתבצע בזמן אמן וניתן להציע ללקוח בעת התשלום מבצעים שיכולים לעניין אותו. יתרון נוסף שיש לקופה הוא שהבקרה בעסק שלכם מתבצעת בצורה מתמדת ללא עיכובים, בכל זמן נתון ניתן להפיק דוחות אמיתיים שמראים לנו כמה מכרנו, כמה קנינו וכדומה. יש לכך יתרון שהאצבע תמיד על הדופק והוא שכשיש בקרה מתמדת תמיד אנו ערניים יותר למתרחש.