כל ארכיב צריך להציע מגוון של מדפי אחסנה קלה, אשר יאפשרו לאחסן בו כמות גדולה ביותר של מסמכים כאלה ואחרים, וישמרו עליהם בצורה הטובה ביותר שניתן.
מדפי אחסנה קלה לארכיונים
ארכיונים הם מחסנים מיוחדים במינם אשר מן הסתם מיועדים לאחסון של פריטים שונים לשנים רבות ובתנאי אחסנה אשר ישמרו עליהם בכל מצב כזה או אחר מטבע הדברים. מחסני ארכיב הם מחסנים אשר חייבים להתחשב בגורמים רבים כאלה ואחרים עקב זמן האחסנה הארוך של הפריטים על פי רוב, והצורך לשלוף פריטים מסויימים בהתראה קצרה למדי באופן יחסי. שני הגורמים הללו מכתיבים תכנון מאד קפדני של מחסנים מסוג זה ושימוש במדפים מודולאריים שונים ומגוונים לצורך אחסנה איכותית ביותר.
תכנון מחסן ארכיב
אין כל צל של ספק כי תכנון מחסן ארכיב חייב להביא בחשבון את זמן האחסנה הארוך וכמו כן מניעת כל נזק לפריטים המאוחסנים, ובמיוחד נגד רטיבות, לחות, חום גדול, מכרסמים ובעלי חיים מזיקים אחרים וכדומה. תכנון מחסן ארכיב חייב לקחת בחשבון את ניצולו המקסימאלי של המחסן על מנת לאפשר רווח מאחסון פריטים אלה. על פי רוב מתוכננים מחסני ארכיב לפי המידות הסטנדרטיות של מיכלי ארכיב אשר מגיעים עם מכסה שניתן להרימו בצורה נוחה ביותר. המיכלים מתוכננים למידות של קלסרים סטנדרטיים אשר מהווים את עיקר הפריטים המאוחסנים במחסנים אלה. לפיכך, תכנון מדפים למחסני ארכיב נעשה על פי מידות אלה כאשר נהוג לאחסן את המיכלים בשתי קומות על כל מדף ומדף.
ניצול שטח המחסן
מחסני ארכיב אינו זקוקים ללוגיסטיקה פנימית מסובכת. לרוב מדובר בהובלת המיכלים הייעודיים מעסק הלקוח למחסן, לאחר שנארזו וקוטלגו, והצבתם על גבי המדפים בסופו של דבר. מיכלים אלה אינם כבדים באופן מיוחד וניתן להניח אותם על המדפים בידיים, וגם להורידם כך כאשר ישנה דרישה לקבל מי מהמסמכים לצורך בדיקות בחברה. משום כך, מחסני ארכיב יכולים להיות מאד גבוהים ללא כל חשש בטיחותי לסחורה או לעובדים המטפלים בה. מדפים מתאימים למחסני ארכיב הם מדפים לאחסנה קלה - מודולאריים שניתן לבנות אותם במהירות ובקלות לפי קצב הכנסת הסחורה למחסן, אם אפשרות לפירוק והרכבתם מחדש לפי הצורך. מדפים אלה עשויים מתכת קלה ומגולבנת שאינה מעלה חלודה והיא עמידה לשנים רבות של אחסנה.