טלפונים חכמים ואייפדים מהם כלי הניהול הקיימים לעסקים?

המעבר ל- BYOD בתוספת עבודה מרחוק ובכל מקום, יוצרים לעסקים סעיפי הוצאה גדלה והולכת.
כל מה שיש לבחון ולשקול בטרם נופלים ל"בור ההוצאות", שכרוך בשימוש במכשירים ניידים לצרכי העבודה.

כיום ברור לכל, שתופעת ה- BYOD (ר"ת: Bring Your Own Device) לא רק שלא תיעלם, היא העתיד בתחום העבודה בעסקים. במקביל, יש עליה מאוד משמעותית בצריכת ה- Data במכשירים ניידים של עובדים ומנהלים, בין אם אלו מכשירים שנרכשו ע"י מקום העבודה ובין אם נרכשו ע"י העובדים בגישת ה- BYOD.

על פי הנתונים שמציגה, למשל, סיסקו, עד 2015 יוכפל היקף התעבורה הניידת מאייפדים פי 205 (!) מול 2012. רק המעבר מרשת HSDPA (רשת דור 3 הקיימת ברוב רשתות הסלולר) לרשת LTE (רשת דור רביעי של הסלולר, שהחלה במדינות רבות בעולם) מביאה לשילוש ואף יותר של היקף התעבורה הממוצעת לכל משתמש קצה. זאת, רק בגלל הרחבת היכולות ורוחבי הפס שמספקות רשתות הדור הרביעי.

כל הניסיונות לחסום שימוש נרחב ב- Data במכשירים ניידים (בעיקר מהמכשירים החכמים והאייפדים, אך גם ממחשבים ניידים ומחשבי כף יד), נכשלו. המנהלים והעובדים רוצים את החופש להשתמש במכשירים הניידים בכל מקום ובכל תצורת שימוש, כולל (ובעיקר) לעבודה מרחוק. המעבר לשירותים הנמצאים בעננים מגביר, כמובן, את היקף התעבורה המועברת ברשת ה- Data, גם לצרכי עיבוד, עבודה וצפייה וגם לצרכי גיבוי בענן.

מכשירים ניידים ועבודה מרחוק הופכים די במהירות לחובה, כמעט בכל מקום עבודה. יש תעשיות שלמות, שהפכו ל"מכורות" לשימוש באייפדים לצרכי עבודה ניידת. למשל: עולם הרפואה (בעיקר לסגל הרפואי הבכיר) בבתי חולים, עולם הביטוח (לסוכני ביטוח), ועוד.

היתרונות בשימוש מכשירים ניידים למנהלים ולעובדים עולים על כל החסרונות שיש בעבודה ניידת. על פי דו"ח Q1 2013 של iPass, שמבוסס על סקר בינלאומי רחב, כ- 52% מהמשיבים דיווחו, שהם משתמשים בסמארטפונים וטאבלטים שהם רכשו בעצמם לצרכי העבודה - BYOD. מה שמצביע על עלייה דרמטית בהיקף משתמשי גישת ה- BYOD בעסקים ברחבי העולם.

בנוסף נמצא, שעדיין רוב העובדים בנדידה (דהיינו: כשהם נמצאים מחוץ לכתליי העסק ו\או בחו"ל) מחפשים חיבורים זולים או חינמיים של WiFi (ולא סלולר) כדי לעבוד מרחוק. הרוב עושים זאת בבתי מלון וגם במקומות ציבוריים אחרים דוגמת מולים, בתי קפה, משרדים ושדות תעופה.

42% מהמשיבים, שעובדים בנדידה, מגבילים את עצמם או מקום העבודה מגביל אותם, בהיקף ה- Data, שהם צורכים ברשתות הסלולר. זו כנראה הסיבה, שאותם עובדים מחפשים חיבורי WiFi זולים או חופשיים על פי הדו"ח של iPass.

הבעיה הגדולה ביותר, בה מתחבטים העסקים כיום, היא קביעת מדיניות שימוש בגישת ה- BYOD, כשהעובד מצוי בתנועה מחוץ לכתליי העסק וכיצד אוכפים את המדיניות הזו על העובד והמכשיר\ים שלו בכל מקום בו הוא נמצא ברחבי המדינה או בכל מקום בעולם.

מהן הבעיות המרכזיות בניהול העלויות של הסמארטפונים והטאבלטים?

א. הבעיה הגדולה ביותר של עסקים כיום: איך משתלטים על ההוצאות ההולכות וגדלות סביב השימוש ב- BYOD בכלל ובמכשירים ניידים בתנועה ובכל מקו, בפרט. העובד, שמחזיק במכשיר חדש, לא שם לב, שהוא מחובר כל הזמן לרשת, מתעדכן כל הזמן, וזולל אין סוף של Data ביישומים הכי בסיסיים, שהמשתמש הממוצע משתמש בהם. דוגמאות:

1) ניווט באמצעות יישום דוגמת Waze.

2) עדכון מיקום ופעילות ברשת חברתית, בין אם היא ציבורית ובין אם היא עסקית.
3) שימוש במסרים מיידים בתוכנות OTT דוגמת: Whatsup, סקייפ וכיו"ב.

4) שימוש ב- Data לגלישה בחו"ל (בנדידה - Roaming).

5) אינטגרציה ביו הטלפון החכם למרכזית IP של העסק.

ב. הבעיה השנייה בחומרתה היא נושא אבטחת המידע והבטיחות. מכשירים ניידים הפכו להיות מטרה להתקפות, לכניסה לא מורשית למשאבי העסק, לגניבת מידע ולהשתלטות על משאבים. בנוסף, יש בעיות חמורות באבדן או גניבת המידע אם המכשיר נגנב או נאבד.

ג. הבעיה השלישית היא העלויות ההולכות וגדלות של ניהול המכשירים הניידים מרחוק. כלי ה- MDM (ר"ת: Mobile Data Management) הופכים לכבדים יותר, מורכבים יותר, חזקים יותר ויקרים יותר, גם בתחום התחזוקה של כלים כאלו. ריבוי מערכות ההפעלה וריבוי סוגי מכשירי הקצה מביאים באופן טבעי לעלייה תלולה בעלויות הניהול של אותם מכשירים. לכן, יש גישות שונות לניהול מכשירים מרחוק עם רמת שירות שונה לשיטה שונות, בהתאם למדינות הנקבעת ולצרכים של העובד הנייד.

על פי ניתוח של IBM, עלויות הניהול של מכשירים מבית אפל גבוהים ב- TCO (Total Cost of Ownership) בכ- 40% עד 50% מול העלויות הכרוכות בניהול מערכות ההפעלה האחרות. דהיינו: יש צורך לנתח את מכלול ההוצאות גם בהתייחס לסוג מערכת ההפעלה, שיש בידי משתמש הקצה.

ד. בעיה נוספת היא היעדר כוח אדם מקצועי לניהול מרחוק של מכשירים ניידים. מדובר במקצוע חדש ובתחום התמחות ייחודי. לכן, אנשי מקצוע בתחום זה הם יקרים. "מיקור חוץ" (Outsourcing) לתחום לא פותר את הבעיה. זאת, מאחר שגם מיקור החוץ הוא יותר יקר מאשר להחזיק אנשי מקצוע לתחום בתוך העסק.

ה. הבעיה הכי קשה לניתוח היא "העלויות הנסתרות", שהן די גלויות, אך לא תמיד מופיעות בסעיף התקציבי הנכון. זה כולל, בין היתר:

1) עלויות הדרכה בשימוש נכון במכשירים הניידים לפי מדיניות העסק.

2) עלויות ביטוח ותחזוקה.

3) עלויות חלפים ותיקונים דחופים, שנעשים ע"י המשתמשים במדינות אחרות, או לא אצל מי המבטח ומחזק את המכשירים בשגרה.

4) עלויות החלפת מכשירים הנגנבים, אובדים או נהרסים מכל סיבה (למשל: סמארטפונים נוטים ליפול לתוך אסלות...).

5) עלויות של זמני השבתה של העבודה מרחוק מכל סיבה: תקלה טכנית, עומס על הרשת, נפילת רשת, היעדר רשת, היעדר תמיכה, וכיו"ב.

6) עלויות תמיכה ביישומים חדשים, שהעובד מוריד באופן חופשי מה- Markets (בהתאם למערכת ההפעלה שיש לו). כשעובד כזה נתקל בקשיים בהפעלת היישום החדש הנראה לו מלהיב, הוא מתחיל לבקש תמיכה ועזרה מאנשים בארגון, בין אם הם אנשי תמיכה ובין אם הם חבריו. לזמן התמיכה הזה יש עלות, גם בבזבוז הזמן וגם בצריכת Data ההולכת וגוברת, ככל שלמשתמש יש על המכשיר יותר יישומים זוללי Data.

6) חשבונות סלולר מנופחים הגורמים ל"הלם החשבונית" בגלל חישוב לא נכון של עלויות ו\או הסכמים לא נכונים עם ספקי הסלולר, או טעויות בניהול הוצאות התקשורת לעסק.

הדבר הראשון והחשוב ביותר: לא נותנים לתופעה "להתפרע" ולהתפתח ללא שליטה ותכנון. מנהלים רבים מאפשרים את השימוש ב- BYOD או במכשירים, שנרכשו ע"י העסק לצרכי עבודה מרחוק, בלי להתחשב בעלויות ההולכות וגוברות בקצב אקספוננציאלי, כתוצאה מהחלטה זו.

לכן, מומלץ לנקוט בכמה צעדים:

א. לבצע ניתוח מלא של המצב ולקבוע מדיניות. היעדר מדיניות ל- BYOD ולעבודה ניידת מרחוק היא המקור הגדול ביותר לצרות ולהוצאות בלתי נשלטות.

ב. לקבוע תקרת הוצאה ותקציב שנתי לתחום. אי אפשר להתעלם מההוצאות לתחום זה ויש להפריד את ההוצאות הללו, שמתחבאות בסעיפי תקציב רבים ולרכז אותן בסעיף תקציבי אחד, שיכיל תחתיו את כל "סל ההוצאות" בתחום. בלי תקציב ובלי תקרה - אין גבול להוצאות.

ג. לקבוע, להתנסות וליישם כלי פיקוח, ניטור, ניהול ואכיפה של המדיניות שנקבעה. אין להשאיר את המדיניות לרצון הטוב של המשתמשים. יש לנטר, לנהל ולאכוף את המדיניות על כל אחד, מהמנכ"ל ועד אחרון העובדים.

ד. לקבוע מנגנון מעקב וקבלת החלטות חודשי או תלת-חודשי כדי לעדכן את המדיניות, ההחלטות והכלים לאור ההתפתחויות בתחום. היות ומדובר בתחום יחסית חדש, יש צורך בהתאמות מתמידות של הכללים וכלי הניהול והאכיפה.

עובדים מחליפים מכשירים כל שנה או שנה וחצי, וכלים, שהתאימו למערכת א', אינם מתאימים למערכת ב'. יש צורך גם בהתאמת הכלים למערכות ההפעלה המשתדרגות כל הזמן, ולמערכות ההפעלה החדשות לגמרי הנכנסות לשוק (למשל: חלונות מובייל, מערכת ההפעלה החדשה של הבלקברי ויש עוד מערכות הפעלה חדשות בדרכן לשוק הזה. כמובן, שגרסאות חדשות של האנדרואיד וה- iOS של אפל יוצאות כל כמה חודשים עם יכולות חדשות לגמרי, שדורשות התייחסות מיוחדת במדיניות וכמובן מצד כלי הניהול, בכל גרסה חדשה).

ה. אימוץ שיטות חדשות לניהול מכשירים ניידים מרחוק. כיום, הדרך המועדפת היא ליצור שתי ישויות במכשיר של העובד: ישות עסקית וישות פרטית. כך, שלא ניתן להעביר מידע בין הישויות הללו. זאת, כדי לאפשר לעובד להשתמש במכשיר לצרכים פרטיים מבלי לסכן את הרשת העסקית, ומבלי לפגוע בחוויית המשתמש.

יש לבחון את השוק בזהירות לפני שרוכשים מכשירים יקרים, שלא ברורה תועלתם הממשית לעסק. שומה על העסקים ומנהליהם לבחון בזהירות יישום סמארטפונים יקרים ברשת העסקית, ולבדוק אם הרשת הסלולרית של ספק הסלולר שלהם אכן מספקת את רוחבי הפס הנדרשים כדי לשמר יכולות של גלישה סבירה וחוויית משתמש טובה יחסית. בהיעדר יכולות כאלו, עדיף אולי לוותר על "סמל הסטטוס" הזה, לטובת פתרונות רחבי פס טובים יותר ולא סלולריים. שימוש ברשתות WiFi, בין אם ציבוריות ובין אם פרטיות יהיה זול יותר מכל פתרון סלולרי. היות ובכל מכשיר חדש יש WiFi, יש לקבוע מדיניות ברור של העדפת חיבורים ב- WiFi על פני חיבורים על רשת הסלולר. רצוי לחתום הסכם עם ספקים ארציים לשירותי WiFi, כדי לאפשר לעובדים לנצל את החלופה הזו טוב יותר.