כדי להבטיח את הצלחת הכנס שלכם, ואת ההנאה של המוזמנים שלכם, יש לא מעט דברים שעליכם לעשות. אנו מביאים בפניכם מספר טיפים שאולי יקלו עליכם במעט מהעומס הכרוך בהפקת כנס:
טיפ ראשון: אל תתפשרו בבחירת הלוקיישן המושלם עבור הכנס שלכם
לוקיישן הוא אחד מהגורמים שישפיעו יותר מכל על מידת ההצלחה של הכנס שלכם. בין אם אתם מפיקים כנס עבור הלקוחות שלכם ובין אם מדובר בכנס פנים ארגוני, בראש ובראשונה אתם צריכים לעשות כמיטב יכולתכם על מנת לוודא שהמוזמנים שלכם ייהנו מהשהות שלהם בכנס. בחירת המקום המתאים עבור הכנס שלכם היא חלק בלתי נפרד מתהליך ההפקה, ועליכם להתייחס לנושא זה בכובד ראש.
טיפ שני: תנקטו בכל אמצעי השיווק אשר עומדים לרשותכם
כמות המשתתפים היא גורם נוסף שישפיע על הצלחת הכנס שלכם. ייתכן שאינספור מתעניינים אישרו את הגעתם בדף האירוע בפייסבוק, אבל כולנו יודעים כי מדד זה איננו אומדן מדויק. לכן אתם חייבים לשווק אותו בכל דרך אפשרית: יחסי ציבור, פרסום מסיבי ברשתות חברתיות, קמפיין אימיילים וכל האמצעים הישנים והחדישים שעומדים לרשותכם.
טיפ שלישי: הקדישו חשיבות ליצירת אווירה חיובית ומזמינה
אין כנס הדומה במדויק למשנהו ובכל כנס שוררת אווירה מקורית אשר מורכבת מגורמים רבים. כמובן שהמוזמנים לכנס משפיעים במידה רבה על האווירה, אבל ישנם עוד גורמים נוספים עליהם אתם יכולים להשפיע בצורה ישירה: הקפידו על תפאורה נעימה, על מוזיקה להנעמת המוזמנים, על קייטרינג מכובד, על קבלת פנים חמימה מאנשי הצוות, מתנות קטנות ליצירת רושם חיובי וכדומה.
טיפ רביעי: הקפידו על לוח זמנים
לוח זמנים שנקבע מראש בקפידה יסייע לכם לשמור על מבנה הכנס ולהבטיח את הצלחתו. בנוסף על כך שהמוזמנים לכנס יידעו מתי מתקיים כל אירוע, כך גם כל המשתתפים ואנשי הצוות האנשים בכנס יידעו את מקומם ואת הזמנים המדויקים שבהם עליהם לעשות את עבודתם.
טיפ חמישי: תערכו סיור במקום לפני מועד תחילת הכנס
מומלץ שתבקרו במקום הכנס מספר ימים לפני תחילתו, על מנת לבצע מול הלוקיישן הנבחר את כל התיאומים הנדרשים : סגירת לו"ז, סידור האולם, הזמנת ציוד טכני, סגירת תפריטים וכד'. כך אתם תוכלו לוודא מראש כיצד הצוות במתחם הכנסים נערך לקראת המוזמנים שלכם ולדעת בוודאות שהכל מתקתק ומוכן לכנס שטרחתם ויגעתם על הפקתו. תערכו סיור במתקנים השונים שישמשו אתכם בכנס, תוודאו כי עובדים הציוד הטכני יפעל כראוי וכי ישנו ליווי של טכנאי צמוד במהלך הכנס,, תערכו מבדקי טעימה במזנונים הסמוכים – ובקיצור, תעשו את כל מה שאתם יכולים כדי לוודא שהכל עובד בדיוק כפי שתכננתם.