כאשר אתם רוצים להפיק ארוע ובחרתם במקום ספציפי אשר אינו מציע את הציוד הבסיסי שצריך, פשוט יותר לפנות לחברות המתעסקות במיוחד בהשכרת ציוד לארועים ולהזמין מהם את כל מה שנדרש לכם, בין אם מדובר בשולחנות ועד להזמנת מקררים. אותן חברות מאגדות בתוכן את כל הציוד שצריך, מה שמקל עליכם בעת איתור רהיטים וציוד שמתאים לאותו ארוע.
אם ברצוני להפיק ארוע ומצאתי מקום שמתאים לי ולצרכיי באיזור המרכז לדוגמה ואותו מקום הינו חלל ריק, עליי להתחיל ולמלא אותו ברהיטים הנכונים ולצייד אותו לאירוע. במצבים אלה ניתן לפנות לכל החברות המתעסקות באספקת ציוד לאירועים להשכרה ולהזמין מהן ציוד ואביזרים מיוחדים. צריך לבדוק אופציה לקבלת מחיר זול במידה ואזמין את כל הציוד מאותה חברה ספציפית ולא אתפזר ואשכיר ציוד שונה מחברות שונות.
לאירוע באולם דרושים שולחנות וכיסאות, במות, מקררים וכדומה. אפשר למצוא השכרת מקרר במרכז או כיסאות לאירוע במרכז הניתנים לאירועים השונים ומציעים מבחר אופציות שמהן אפשר לבחור ולהתאים לפי סוג ואופי האירוע שלי. יחד עם זאת, אותן חברות יכולות לספק לי את הכמות הנדרשת של רהיטים וציוד לאירוע שלי.
אומנם נראה כי ההתעסקות עם השכרת הציוד ובניית המקום דורשת די הרבה השקעה אבל אם אותו מקום עונה על הבקשות של מארגן האירוע אזי כדאי להתעסק בארגון המקום מהבסיס ובעצם לנצל את העובדה שהחלל ריק ולארגן את המקום לפי איך שבא לי האישי האישי שלי.
כמובן שאם אין דרך וזמן להתעסק עם זה יותר מדי, אפשר להזמין את שירותיו של מארגן ארועים ולהגיד לו מה רצוננו ומה אנו אוהבים ועל פי זה הוא כבר ידאג לארגון העניינים וסידור המקום, ההזמנות והזמנת אנשי מקצוע ואמנים לפי בקשתינו. כמו כן, הוא ידאג לקבלת אישורי הגעה, סגירת הזמנות ותשלומים לפי הנחיותינו ולניהול כל אותם אנשי מקצוע שהועסקו באופן מיוחד לאירוע זה.
ראוי לזכור כי ניתן למצוא פתרונות לכל דבר וכי אם יש מקום שמוצא חן בעינינו והוא לא הולם או מסודר לעריכת אירוע כלשהו, אין זה אומר שבעיה זו אינה ניתנת לפתרון. יש מגוון שיטות והצעות לדרכים שבהן אפשר להפיק את המקום.