מתוך תחקיר מקצועי שעשיתי, זו היא שורת צעדים מומלצת להגברת החיסכון:
1. הגדרת אחריות - מומלץ למנות אחראי או צוות שיפעלו ככתובת ידועה וברורה להתמודדות עם נושא הוצאות התקשורת בארגון. מינוי כזה, יימנע מהנושא מליפול בין הכיסאות.
2. סקירות קבועות - יש להגדיר מועדים קבועים לביצוע בדיקות תקופתיות של ההוצאות השונות, איתור שינויים בצרכי התקשורת של העובדים נכון לעכשיו ובעתיד וסקירת חיובים נמשכים של עובדים שפרשו.
3. קביעת מדיניות - הגדרת מדיניות ארגונית ברורה בנושא עלויות התקשורת והאחריות עליהן. כולל אילו שימושים מותרים ואילו אסורים ומה בדיוק יהיה על חשבון העובד ומה על חשבון הארגון.
4. סקירת המצב הנוכחי - חשוב לבצע סקירה של הוצאות התקשורת הנוכחיות בארגון, כולל הוצאות על ציוד תקשורת, השימוש בו, ניהולו ואבטחתו. יש למנוע תשלומים על התקני תקשורת שאינם בשימוש או הזמנות חוזרות על אותם קווים. בנוסף, ניתוח של החיובים השונים והחשבוניות, עשוי לחסוך לא מעט, כתוצאה מאיתור טעויות בחיובים השונים.
5. הכרת כלים להשוואות ומקורות מידע עיקריים - חשוב להכיר מקורות מידע רלבנטיים ויעילים בתחום זה ולהתעדכן באמצעותם באופן שוטף.
6. התעדכנות שיטתית - מודעות והתעדכנות במבצעים השונים של חברות התקשורת, ערנות לשינויים וליוזמות של משרד התקשורת וזיהוי השינויים בתחום התקשורת באופן קבוע, כל אלה עשויים להביא לחסכון משמעותי וגדול.
7. התאמת התוכניות - יש להתאים את תוכניות התקשורת השונות לצרכים האמתיים של הארגון. למשל להתאים בין תוכניות התקשורת להיקף דקות השיחה והודעות הטקסט הדרושות בארגון. שים לב, שהדרישות משתנות כל הזמן.
אתה מוזמן לקבל את התחקיר כמתנה חינם ובאופן מידי דרך הקישור – איך לחסוך בתקשורת הרבה ומייד?
קובי שפיבק
העורך הראשי של pCon ומומחה לקידום מקבלי החלטות מחשוב
טל' 03-9667939 – koby@pcon.co.il