האירוע שאנחנו מארגנים הוא הדבר הכי חשוב שאנחנו עושים כעת. אנחנו צריכים לשים לב לכל דבר ולכל פרט על מנת להבטיח כי הוא יצא כמו שצריך, שיהיה איכותי,מושקע ומרשים. אם מדובר בחתונה, אז בכלל יש לאירוע עוד משמעויות – רומנטיות, משפחתיות, כלכליות. אבל גם אם לא מדובר בחתונה, כל אירוע הוא חשוב מאד.
לאירועים מן הסתם אנחנו מזמינים את הקרובים והחשובים לנו. אנחנו רוצים שיהיה להם כיף, אנחנו רוצים שיזכרו את האירוע שלנו כדבר טוב, אנחנו רוצים שהם יתרשמומאיתנו... מהנדיבות, מהקונספט, מההשקעה. לשם כך, אנחנו צריכים להשקיע בפרטים הקטנים. ארגון אירוע יכול להיות דבר מלחיץ מאד. יש הרבה אספקטים שישלהתחשב בהם, בין היתר בחירת אולם אירועים או מיקום לאירוע, תפריט, עיצוב וזו רק ההתחלה.
בחירת מיקום האירוע – בעלת חשיבות מכרעת
הסיבה הראשונה שאולם אירועים הוא הדבר החשוב ביותר לבחירה הוא הקושי לקבוע אותו. יש הרבה ביקוש, ואין הרבה מקומות, ואם לא תמהרו תאלצו להתפשר. זוהיאולי הסיבה הבסיסית, המובנת מאליה ביותר, שיש לקבוע אותה ולהתחשב בה מראש. ובכל זאת ישנן עוד חשיבויות לגבי המיקום של האירוע.
למה חשוב לחשוב על לוקיישן: מקרבה לאורחים ועד השקעה בפרטים הקטנים במרכז
• כאמור אנחנו רוצים לעשות רושם על האורחים שלנו. בחירת אולם אירועים במרכז אינה דינה כמו אולם אירועים בפריפריה. לא במחיר, בדרך כלל לא בעיצוב,באפשרויות או בגודל. מיקום האירוע – מבחינה גיאוגרפית – יכול לקבוע אם האנשים יהנו מהאירוע. ראשית, למשל, בערים שיש בהן ים במרכז הארץ אולם האירועים אוהגן ישקיף לים ויקנה אווירה שאיזור תעשיה של עיר נידחת לא תעשה. בנוסף, קרבה פיזית למגורי רוב האורחים ו/או דווקא ריחוק פיזי, יכולים להשפיע על מידת הזמןשלהם להישאר, כמה הם יהיו לחוצים ואפילו אם יבואו כלל או לא יבואו. למיקום עצמו יש משמעויות של הנאה: האם הוא יפה, מזמין, נוח? האם הצוות נחמד וכיפי? האםהאולם מתאים בגודלו לכמות האורחים?
• איכות אולם אירועים במרכז היא משמעותית יותר טובה מאשר אולמות אירועים במקומות אחרים. נכון, יש להקצות לכך תקציבים – אולם שווה להשקיע אותםבבחירת האולם על פני דברים אחרים. כמובן שביחד עם האולם מגיע גם האוכל, ואם הוא איכותי ובעל חומרי גלם טובים ועונתיים, אתם מסודרים. חשוב לא לבחור אולםאירועים קטן מדי, שכן אולם קטן מדי עלול להרגיש צפוף, וזאת בטח אם הזמנתם הרבה אורחים (200 ומעלה).
הדברים הבאים שחשובים בבחירת אולם אירועים: אוכל, מוסיקה
בנוסף לבחירת אולם האירועים, חשוב להשקיע באוכל ובמוסיקה. אלו שני הדברים הבאים בתור שהאורחים זוכרים ושמים עליהם דגש מבחינת רושם. אם האוכל טוב,איכותי, מושקע ויש בו מנות מפתיעות (די עם הבורקסים), הם יזכרו את האירוע לטובה. חשוב כמובן להתאים את האוכל לצביון האורחים – כשר, לא כשר, מבוגרים,צעירים וכולי – אבל בעיקר להשקיע בו, שיהיה מגוון, איכותי וברמה גבוהה.
אחרי הכל האורחים שלכם משקיעים כסף, שלא היו משקיעים במסעדת גורמה, עבור האירועשלכם, ולכן מקובל לגמול להם באוכל ברמה גבוהה. בנוסף, המוסיקה. חשוב להשקיע בווליום ובבחירת השירים. אם יש הרבה מבוגרים, חשוב שלא יהיה חזק מדי... אםיש צעירים, חשוב להשקיע במוסיקה טובה לריקודים ו/או הופעה אם יש לכם כסף, ובמיוחד בשעות הקצת יותר מאוחרות, 22:30 ומעלה, אחרי שהמבוגרים הלכו. בכלמקרה, אם תשקיעו בפרטים הקטנים הללו מובטח לכם אירוע איכותי במיוחד.