אם ברצונכם לתכנן אירוע כגון מסיבה, בת/בר מצווה, חתונה, ברית מילה, יום הולדת, יום נישואין, ערב פרידה או סתם מסיבה, נדרשות הכנות רבות להצלחתו. יש המון פרטים שצריך לתכנן ולבדוק, איפה ומה משתלם יותר ועל מי אפשר לסמוך שיספק את הסחורה בזמן ובאיכות טובה.;
השלב הראשון והחשוב הוא קביעת המקום בו יתרחש האירוע. חשוב לבחור ביעד אליו יהיה קל להגיע גם לאלו שאינם מכירים את האיזור. מקום שיהיה יחסית ממוקם קרוב לכל האורחים ושיספק את כל הדרישות להם אתם מצפים. בנוסף יש לסגור על תפריט רצוי מראש עם בעל המקום ועל התשלום.
נגיד ובחרתם במקום לאירוע שנמצא בדרום, השלב הבא הוא הכנת הזמנות לאירוע. לעתים, בעל המקום יפנה אתכם לאנשים שעובדים איתו ועוסקים בתחום הדפסת הזמנות לאירועים בדרום אך אין זה אומר שעליכם להסכים בהכרח. מומלץ ואף רצוי, לחפש בתי עסק או אנשי מקצוע שיכינו לכם את ההזמנות לאירוע בכל עיצוב שעולה על רוחכם.
לאחר שמצאתם איש מקצוע או עסק שחלק מעיסוקו כולל הדפסת הזמנות לאירועים בדרום יש לקבוע פגישה ולשבת עם המעצב/ת ולחשוב יחדיו על עיצוב שיענה על דרישותיכם ועל המלל שיודפס על גבי ההזמנה. למעצב יש דוגמאות רבות המתאימות לכל סוגי האירוע. כמובן שלכל עיצוב יש מחיר שונה. אנשים רבים מעוניינים לעצב משהו משלהם, עיצוב שטרם נראה וייחודי רק להם. אם יש לכם רעיון משלכם, יש לשתף את המעצב וביחד איתו לעצב את ההזמנה כמו שרציתם.
לאחר מכן, נפגשים עם אנשי מקצוע בתחום צילום סטילס וצילום וידאו, די ג'יי, זמר או להקה במידה ורוצים, רקדניות ועוד. כמובן שתלוי איזה אירוע אתם מתכננים לעשות ומה גודל התקציב. אם מדובר בברית מילה, האירוע לרוב יהיה צנוע יותר וייערך בשעות הצהריים. מוזיקה רגועה ונעימה תתנגן ברקע על ידי הדי ג'יי במהלך האירוע.
במקרים של חתונות ובת/בר מצווה, הפקת האירוע מושקעת יותר. יהיה די ג'יי בנוסף לרקדניות שישמרו על העלאת המורל במהלך האירוע. קליפים שבהם צולמו בעלי השמחה, יוצגו במהלך הערב לעיני האורחים וכמות הצלמים באירוע תהיה יותר גדולה מבדרך כלל.