בחירת נושא למסיבה יכולה להיות נקודת התחלה טובה ולסייע להורים רבים שלהם קשה לשלב נושאים. בחירת הנושא יכולה להיות בחירה כללית כמו ספורט, או נסיכות ואף יכולה להיות ספציפית וממוקדת יותר, לדוגמא "דורה". בהתאם לנושא המסיבה ניתן להחליט על הצבעים השולטים ועל אופי פעילות הילדים.
הכנות מקדימות לאירוע, לפני כל אירוע יש לשלוח הזמנות לילדי הגן, הזמנות אלה יכולות להיות קנויות או לחלופין הזמנות תוצרת בית. בנושא ההזמנות חשוב מאוד להתייעץ אם הילד, הילד תמיד ידע לבחור את ההזמנות המתאימות לבני גילו, בניגוד אלינו ההורים.
החלטת מיקום האירוע, כאשר אנו מדברים על ימי הולדת של ילדים צעירים תמיד נשאלת השאלה לגבי מיקום האירוע. האירוע יכול להתרחש בבית וזאת במידה שהבית או הגינה גדולים מספיק בכדי להכיל בנוחות את ילדי הגן, במידה ואפשרות זו אינה קיימת בשל בעיית מקום או בעיות אחרות, ניתן תמיד לפנות למרכזיים קהילתיים באזורכם, העלות במרכזים אלה קטנה ולרוב כספכם ישמש את המתנ"ס בביצוע פעולות נוספות עבור ילדכם וילדי השכונה בעתיד.
קישוטים ליום ההולדת, הם הדרך הטובה ביותר לייצר אווירה של שמחה ומסיבה. היום ישנם מגוון רחב של קישוטים המיועדים לחגיגות יום הולדת. קישוטים כגון סרטי כרזות יום הולדת, בלונים לאירועים, פינאטס, קונפטי ועוד... שימוש במוצרים אלה מוסיף לאווירת החגיגה בקרב הילדים ומסייע לכם בהצלחת האירוע.
פעילות בשעת המסיבה היא אחד הנושאים המרכזים שאליה צריכים להתייחס בזמן ארגון האירוע, וזאת מאחר שארגון פעילות בצורה טובה ויעילה יכול להפוך מסיבה מכישלון להצלחה גדולה. כאשר אנו מארגנים מסיבת יום הולדת לילדים קטנים (בני 5 ומטה) יש להקפיד שאורך הפעילות תואם את יכולת הקשב והריכוז של הילד, במקרה כזה פעילות העולה על 45 דק' עלולה לשעמם את הילד. במידה והחלטתם להביא הופעה אורחת, של ליצן קוסם ועוד... יש לוודא כי הפעילות מותאמת לגילאי הילדים. במידה והחלטתם לארגן פעילות עצמאית של משחקים יש לרכוש פרסים לזוכים במשחקים השונים, פרסים כגון מיכלי בועות סבון, כדורים, רעשנים ועוד... חשוב להקפיד שכלל אורחי יומם הולדת ייקחו חלק במשחקים, במידה וישנם ילדים שסירבו לשחק או לחלופין לא זכו בפרסים יש לחלק מתנות לילדים בתום האירוע.
הגשת אוכל במסיבת יום ההולדת, לרוב בוחרים ההורים להגיש לילדים מגוון רחב וללא הגבלה של ממתקים. במידה והאירוע מתקיים בשעות הערב ניתן להציע לילדים מאכל קל לפני כל המתוקים. כאשר מדובר בילדים עדיף תמיד לא להתחכם, ניתן להכין פיצה ביתית אם תוספות שונות וצבעוניות ולשים לילדים אפשרות לירקות במידה והם יחפצו בכך. חשוב לזכור שאצל ילדים בדיוק כמו אצל מבוגרים העין היא שמזמינה אותנו לנסות ולאכול, לכן ניתן לחתוך את הירקות בצורות שונות ולעורר את תאבון הילדים.
אגון האירוע יכול להיות כיפי ויצירתי, חשוב לנסות ולשלב את הילד עד כמה שאפשר בתכנונו וארגונו של האירוע, ולא לשכוח אף לא לרגע שבאירוע הזה הילד הוא המרכז.