אחד הדברים בהם אנו משקיעים זמן ומאמץ בארגון אירוע הוא האוכל. הכנת אוכל לאירועים היא מקצוע שדורש מיומנות ורמת מקצועיות גבוהה. מצד המזמין, בחירה מוצלחת של ספק אוכל לאירועים היא המפתח לאירוע מוצלח, לכן מובאות כאן מספר עצות פרקטיות בנושא, שיכולות לעזור לכל אחד ואחד להתמקד ולדעת מה לשאול.
אוכל לאירועים חייב להתאים באופיו לאופי האירוע עצמו וכן לקהל האורחים. אוכל בחתונה יהיה שונה מאוכל בהרמת כוסית. אוכל במסיבת יום הולדת של ילד שונה מאוכל המוגש באירוע חברה. לכן, כאשר נדרש להחליט על סוג האוכל שיוגש באירוע, מומלץ לשאול את השאלות הבאות? מי הם האורחים, ומה ההעדפות שלהם? האם האוכל יוגש לשולחנות באופן מסורתי על ידי מלצר, או בצורה של הגשה עצמית? האם האוכל באירוע צריך להיות משביע או קליל? האם לאכילה יוקדש זמן באופן מיוחד, או שהאורחים יאכלו תוך כדי פעילות אחרת?
במצבים בהם הארוחה היא פעילות בפני עצמה, נדרש להכין ארוחות שלמות, עם מנה ראשונה, שניה, שלישית וקינוח. כך נעשים הדברים בחתונות רבות ובאירועי בר או בת מצווה. באירועים ספונטניים יותר ובעלי אופי פחות רשמי מקובל להעביר בין האורחים או להגיש בצד מגשי אירוח עם סנדווי'צים ומאכלים קלים אחרים. באירועים של ילדים נהוג להזמין אוכל האהוב עליהם, כגון נקניקיות בלחמניות וממתקים.
בעבר אנשים היו מכינים אוכל לאירועים באופן עצמאי, אבל כיום מקובל להזמין לטובת הנושא שירותי קייטרינג. למעשה חברת הקייטרינג עושה את כל העבודה של בישול, הכנה, הגשה של האוכל באירוע, וכמו כן איסוף הציוד בסופו, וכך חוסכת למארגני האירוע טרחה רבה.
בעת בחירת הקייטרינג (הספק של אוכל לאירועים) מומלץ לוודא שהחברה מתמחה במתן שירות לאירועים בעלי אופי דומה לאירוע שלכם. למדו מראש את קהל היעד שלכם, האם יש להם רגישויות או העדפות מסוימות שכדאי להתחשב בהם, כגון אוכל צמחוני. שקלו הזמנת שירותי בר וקפה בנוסף למאכלים העיקריים, וכמו כן הגשת משקאות אלכוהולים. החליטו האם נדרשים מלצרים או מגישים בלבד. וחשוב מכל, טעמו את האוכל לפני שתציעו אותו לאורחים שלכם. בתיאבון!