טיב אירוע לעסקים בראש ובראשונה תלויה בעיקר במיקום, המעטפת, שצריכה להחזיק את המאורע באופן מיומנת, מסודרת ועניינית. אין מדובר כאן בתפאורה דוממת ויפה אבל אל כל המכלול הקשור למקום האירוע, צוות, הגברה, תאורה ומנהלי עבודה.
מיקום האירוע נדרש לבחור קודם כל כמעט כל לסגנון המאורע ולמטרה העיקרית לשמה זה מתקיים. צריך לדאוג כי האווירה ששוררת שהמקום יוצר מומלצת לאופיו של המאורע וכן למסר המרכזי אותו אתם רוצים להעביר לקהל היעד. מלבד המיקום הגיאוגרפי העדפת המקום כוללת גם את העיצוב והתפאורה לאירוע עצמו. כמו בכל הצגה מעולה רצוי להכין מראש את הבמה לקראת הגעת השחקנים. שירותים הפקת אירועים כיום יכולות לעצב אירועים בסגנונות שונים לפי לנושא המרכזי ויודעות באיזה אופן לתכנן מקומות ספציפיים לקהל ספציפי, כמעט כל האירוע של והמוטיבים שלו. בזמן האחרון הפכו אירועי הקונספט להפקות ענק מיוחדות ומרתקות המשאירות טעם טוב בפה ומצליחות להטמיע את המסר בלב האורחים.
חשוב להיות מודע כי הפקת אירועים במרכז כנסים\מלונות\מרכז כנסים מכילה בתוכה ייתרונות רבים כגון רשת הגברה ותאורה משודרגות, צוות רחב, ותק ומקצועיות גבוהה, אך מייקרים את עלויות ההפקה. לעיתים דווקא השונה והלא טבעי מסוגל להכשיר את הדרך להצלחתו של האירוע. הוצאת אנשי העסקים מחוץ לאולם הכנסים לחלל ותפאורה שונים ומשונים יכולה לעשות מחצית מתוך העבודה של החברה שלנו. מכיוון כאשר האווירה טובה ואנשים חשים איכותי זה מעט יותר, יהיו פתוחים לרעיונות חדשים ולכם יכול שיהיה נוח מעט יותר לפנות אליהם.
היום הינכם יכולים לסמוך הפקת אירוע עסקי כמעט כמעט בכל אזור, ממקומות סטנדרטיים כגון גני אירועים, בתי מלונות, חדרים פרטיים במסעדות ואולמות כנסים. או לחילופין באתרים שעוזרים להוציא את האורחים מן המסגרת כמו חוף הים, אירועים בחיק הטבע או כפר נופש.
חשוב להיות מודע כי הפקת אירועים במרכז כנסים\מלונות\מרכז כנסים מכילה בתוכה ייתרונות רבים כגון רשת הגברה ותאורה משודרגות, צוות רחב, ותק ומקצועיות גבוהה, אך מייקרים את עלויות ההפקה. לעיתים דווקא השונה והלא טבעי מסוגל להכשיר את הדרך להצלחתו של האירוע. הוצאת אנשי העסקים מחוץ לאולם הכנסים לחלל ותפאורה שונים ומשונים יכולה לעשות מחצית מתוך העבודה של החברה שלנו. מכיוון כאשר האווירה טובה ואנשים חשים איכותי זה מעט יותר, יהיו פתוחים לרעיונות חדשים ולכם יכול שיהיה נוח מעט יותר לפנות אליהם.
הוא לעשות חוויה ולתת לאירוע ערך מוסף פרט הסיבה לשמה כונס. מה שרצוי לזכור זה רצוי שלא לשכוח את הרעיון המרכזי. העדפת אזור בעל צביון אחר לחלוטין מתוך המטרה עלולה להסיט את כמעט כל תשומת הלב מתוך הרעיון העיקרי ולכן ההתאמה מוכרחה להיות מושלמת. במידה ש המקום מקורי במעט מתוך האווירה\רעיון\מטרה ניתן להשלים את הפערים על ידי בניית תכנים רלונטיים נוספים, כאלו שיאפשרו למקד ולפקס את האורחים בסיכומו של ענייןבאנו לכאן לדבר ביזנס.
דגש אחר הוא מרחק מקהל המטרה, "כאשר מוחמד איננו מגיע אל ההר יבוא ההר למוחמד", ציטוט זה אולי נכון כאשר אם תאלצו את המשתתפים שלנו לנסוע שעתיים צריך סיכוי שחלקם פשוט לא יבוא, או לחילופין יגיע במצב של קשב נמוך (בדיוק ההפך ממה שאתם רוצים). כאשר הינכם מארגנים אירוע עסקי ואתם יודעים בגלל רוב המוזמנים באים מאזור גוש דן כדאי שלא לעשות אותו בצפון הארץ הרחוק, בגלל ש יש סיכוי שהם איננו יטרחו להופיע.
ארגון אירוע, גם כאשר זה נערך בגן אירועים או אולם ידרוש וגם השכרת ציוד לאירועים ש יהיה מומלץ עבורנו כבעלי המאורע לקיומו התקין. ציוד כמו: מסכים, מקרנים או השכרת ציוד הגברה הולם למען האירוע שבבעלותנו. ישנם הרבה עסקים אשר יציגו שירות מיוחד של השכרת ציוד לאירועים. ציוד כגון: מערכת הגברה, מקרנים ומסכים, גנראטורים, מערכות תאורה, מסכי לד ועוד.