אחד המרכיבים החשובים בניהול שיחות ועידה הוא אבטחה והצפנה של השיחות המתבצעות באמצעות מערכת טכנולוגית מתקדמת!
כחלק מכך, פותחו מעגלי אבטחה והצפנה עבור כל שיחת ועידה טלפונית, דבר המעניק בטחון ואמינות גבוהה ביותר.
להגברת האבטחה והוודאות בנוגע לנוכחות המשתתפים בוועידות הקוליות, תוכל להגדיר התרעות קוליות של כניסת משתתפים לוועידה ויציאתם.
קימות שתי סוגי התרעות:
התרעת שם משתתף- בתהליך הכניסה לשיחת ועידה טלפונית, יתבקשו המשתתפים לציין את שמם. המערכת תקליט אותם ותשמיע את ההקלטה בצירוף ההכרזה "הצטרף לוועידה" עם כניסתו של כל משתתף. ברגע שאחד המשתתפים יתנתק מהוועידה, שוב תשמיע המערכת את שמו, הפעם בצירוף ההכרזה "עזב את הועידה". שימוש בהתרעה זו יאפשר לך בקרה על נוכחות המשתתפים. במידה ומשתתף יבחר שלא לציין את שמו ותושמע ההכרזה "הצטרף לוועידה" ללא הקלטה של שם, תוכל לדרוש ממנו להזדהות ובמידה ולא יעשה כך תוכל להיעזר בנציגי השירות של ספק שירות שיחת הועידה שיבררו את זהותו וינתקו אותו במקרה הצורך.
התרעת צליל- בהתרעה מסוג זה, תלווה כל כניסה של משתתף בצליל כניסה ייחודי וכל יציאה בצליל שונה. באופן זה תוכל לדעת על כניסות חדשות או עזיבת משתתפים אך לא תדע את זהותם. התרעה זו פוגעת פחות ברצף השיחה היות וצליל ההתרעה קצר.
ארגונים תלויים בשיחות ועידה בשגרת העבודה היומיומית שלהם. העובדים ניידים יותר ,קצב העסקים הופך מהיר יותר, יש צורך הולך וגדל של אנשים להצטרף לשיחות ועידה מכל מקום שהם נמצאים - כאשר לעתים קרובות זה נעשה באמצעות הטלפון הסלולרי שלהם ,מטעמי נוחות או מתוך הכרח.
גשרי שיחות הועידה המסורתית מאותגרים בנושא אבטחה ,הם אינם יכולים לשלוט על כל המשתתפים בשיחה מכיוון שמספרי הזיהוי וקוד המשתמש מופצים לעתים קרובות באופן חופשי, וחדירה של גורמים שונים שאינם מורשים כגון עובדים לשעבר, היא קלה.
שיחות ועידה מכילות בדרך כלל מידע סודי ביותר ורגיש - כמו שיחות פורום הנהלה, דיונים בנושא קניין רוחני, ערך כספי גבוה במו"מ עסקי, ניהול שיחות משבר או בדיונים הנוגעים לתרחישי אסון הנוגעים לביטחון לאומי. ארגונים צריכים לנקוט בצעדים קפדנים בנושא בקרת גישה כדי להפחית את הסיכון של חדירה ממוקדים זדונים, הם צריכים לאמת את התקני אבטחת השיחות של ספקי השירות.
קריאת "אישור כניסה" לוועידה צריכה להיות מאובטחת באימות הצפנה חזקה במיוחד בשילוב עם מספרי טלפון שהוגדרו מראש על מנת להבטיח כי רק טלפונים מורשים בלבד יכולים להצטרף לשיחה.
קביעת מדיניות אופציונלית מאפשרת למשתתפים זכות גישה להתחברות מטלפון רגיל, אם נדרש, באמצעות מספר טלפון מוגדר מראש.
מספר הזיהוי האישי מאפשר למנהל המערכת לשלוט על שיחות מוצפנות מטלפונים נבחרים על גבי רשת הטלפון הסלולארית ,והציבורית ועל שיחות מאובטחות ממקומות אחרים שבהם קיים חשש מהאזנה.
תרחיש בלהות הוא כאשר מתחרה או גורם עוין מקשיב בחשאי לשיחת הועידה, וחושף את כל הפרטים של התוכניות שלך.
הדעה הרווחת מתייחסת לביטחון שיחת ועידה כמו אבטחה באתר האינטרנט – יש לוודא כי משתתפים לא רצויים לא יוכלו לקבל גישה לפרטים שלך על ידי שינוי קוד המנחה שבודק ומבקר את המשתתפים בשיחת הועידה .
אבל מה אם יש דרך טובה נוספת?
ובכן, יש.
פגישות "פנים אל פנים" הן בטוחות יותר - במסגרת שירות שיחות ועידה אתה יכול לעשות בדיוק את אותו הדבר. אתה יכול לראות כל מי שנכנס לשיחה שלך, על ידי שיוך שם ופנים עם אותו אדם. יתר על כן, יש לך את האפשרות של שליחת קוד חדש ייחודי אישי לכל משתתף לפני כל שיחה חדשה. אתה לא צריך לדאוג לאבטחת המשתתפים והשיחה .הקוד חסוי ומתחדש באופן אוטומטי משבוע אחד למשנהו ומקנה אבטחה אוטומטית מקסימלית.
בנוסף יש להקפיד על אפשרות נעילת השיחה, ספירת המשתתפים בשיחה או ניתוק משתתפים. חיבור משתתפים על פי רשימת מספרי טלפון קבועה מראש .חיבור לממשק ניהול שיחה בזמן אמת, המאפשר לצפות בכל הקווים המחוברים ובמקור השיחות.
אז בפעם הבאה שתחפש חברה המספקת שירותי שיחות ועידה תדאג לשקט הנפשי שלך על ידי בחירה בספק המאפשר את מקסימום פתרונות אבטחה לשיחות הועידה שלך.