ספירת מלאי זהו הליך סטנדרטי אשר נהוג לעשות בין פעם לפעמיים במהלך שנה קלנדרית אחת. כל בית עסק אשר מחזיק כמות של ציוד וכן כמות של עובדים חייב לשמור על סדר אירגוני ולדעת מהו המלאי הזמין שיש לו בסטוק בכל רגע וכמו כן, להיות בביקורת תמידית ולבדוק בקפידה שהתנהלות המלאי תקינה וכשורה.
עסקים רבים, בעיקר גדולים, סובלים מהיעלמויות תכופות של ציודים ומהתנהלות לקויה בכל הנוגע למלאים בבית העסק, לרוב, מתגלים מחדלים אלו רק בעת ספירת מלאי ולעתים מגלים זאת תוך כדי תנועה, באם הביקורת על המלאי רציפה וקפדנית.
מעבר לכך, כל בית עסק בישראל מחויב בהגשת דו"ח שנתי מיוחד המפרט את היקף הפעילות של בית העסק וכן מפרט את כמות הסחורה שנכנסה, כמות הסחורה שנמכרה וכן כמות הסחורה שנותרה במלאי ושעוברת לשנת העבודה הבאה.
מה זה ספירות מלאי?
ספירות מלאי זהו בעצם תהליך בו סופרים בצורה מרוכזת ומאורגנת את כל המלאי הקיים בבית העסק. כמובן שבעבור עסקים גדולים זוהי משימה מורכבת למדי, שכן יש לספור כמויות גדולות מאוד של ציוד וכן כמות רבה של דגמים שונים ולכן מקפידים בתי עסק רבים לעבוד שעות נוספות בתקופות של ספירות מלאי וכן להפעיל את כל העובדים לטובת הספירה עצמה.
למה פעמיים בשנה?
ככלל, המינימום המקובל לביצוע ספירת מלאי הוא אכן פעם בשנה אך בפועל, מעדיפים בתי עסק רבים להקפיד יותר על ניהול המלאי ולכן עסקים רבים בוחרים לעשות ספירות מלאי פעמיים בשנה, פעם באמצע השנה ופעם בתום שנת העבודה הקלנדרית.
בכל בתי העסק נעשות הספירות בצורה ידנית, על ידי עובדי המקום. בעסקים קטנים ממלאים העובדים הסופרים דוחות ספירה מיוחדים המועברים לביקורת של הנהלת החשבונות של בית העסק.
בעסקים גדולים נעשית ספירות המלאי בצורה ממוחשבת, כיום יש מגוון אמצעים מיוחדים המאפשרים הקלדה ידנית של מלאי הציוד בהתאם לדגם הנספר, כך מתקבלות התוצאות של כל הספירות וכן מתגלים הפרשים בין הכמויות, בצורת חסרים או יתרות כמובן.