בשוק קיימים היום פתרונות רבים לניהול חשבונות לעסקים קטנים, מה שמוביל כל בעל עסק לשאלה : "איזו תוכנת הנהלת חשבונות מתאימה לעסק שלי?"
התשובה המיידית והקלה ביותר היא – "תוכנת הנהלת החשבונות של רואה החשבון שלי". יש הצדקה רבה לגישה זו. קודם כל, אם רואה החשבון עובד עם תוכנת הנהלת החשבונות הזו, היא בוודאי תוכנה שנותנת מענה לדרישות הנהלת החשבונות הבסיסית. יתרה מכך, אפשר בקלות יחסית להעביר נתונים מהתקנת התוכנה להנהלת החשבונות בעסק להתקנת התוכנה אצל רואה החשבון.
אבל האם זו באמת התשובה "הנכונה"?
להלן כמה סיבות למה ייתכן שהגורמים בגינם רואה החשבון משתמש בתוכנת הנהלת חשבונות מסוימת, לאו דווקא מתאימים לבעל העסק. כך למשל:
1. ייתכן שרואה החשבון רכש את תוכנת הנהלת החשבונות לפני שנים רבות ואנשי משרדו מורגלים בתוכנה ומכירים את רזי הפעלתה. מבחינתו של רואה החשבון, כל שינוי במצב הקיים יכול להיות כרוך בהשקעה ניהולית שאין ברצונו להשקיע. אצל בעל העסק, זהו שיקול מישני. שיקול עיקרי בהקשר זה יכול להיות, מה ההשקעה שתידרש בהכשרת אנשי הנהלת החשבונות בעסק שלו כדי שיוכלו להפעיל את תוכנת הנהלת החשבונות החדשה.
2. סביר שתוכנת הנהלת החשבונות אצל רואה החשבון מופעלת עם מספר תוכנות נילוות כמו תוכנת שכר, תוכנת ניהול רכוש קבוע, תוכנה לסגירת ספרים ופקודות נוספות בסוף שנה ועוד. רואה החשבון ואנשיו כבר מורגלים בתהליכי העבודה של העברת הנתונים בין התוכנות בעוד שמבחינת בעל העסק, ייתכן ויש אופציה שלא עמדה בזמנו בפני רואה החשבון, של תוכנת הנהלת חשבונות שכוללת את כל המרכיבים הללו, ללא כל צורך בהעברת נתונים בין התוכנות השונות.
3. האפשרות של תוכנת הנהלת חשבונות "בענן" הינה אפשרות חדשה יחסית. כאשר התוכנה מותקנת בענן, יש אליה גישה גם לכל אנשי בעל העסק וגם לרואה החשבון שלו, מה שמייתר את הצורך להעביר נתונים מתוכנת הנהלת החשבונות בעסק אל תוכנת הנהלת החשבונות של רואה החשבון.