במאמר זה נסקור מספר תכונות, המקלות על המשתמש להפעיל את תוכנת הנהלת החשבונות, הן בשלב הלימוד שלה והן בעבודה השוטפת עימה .
כלים למשתמש לעיצוב תהליכים וחוקים עיסקיים במערכת – בכל עסק מיושמים כללים לפעולות עיסקיות שיש להם השלכות על תוכנת הנהלת החשבונות. כך למשל, ברור שלא נרצה לשלוח סחורה ללקוח שכבר ידוע ככזה שאינו משלם את חשבונותיו. ניתן לאכוף כלל כזה אם נגדיר במערכת חוק עיסקי שלא יאפשר (ללא אישור מיוחד) רישום של תעודת משלוח או חשבונית ללקוח כזה (המוגדר בדרך כלל כמוגבל).
כלים למשתמש להתאמה פרטית של ממשק המשתמש – ממשק המשתמש מורכב מתפריטי הפעלה, מסכים, תפריטי הפעלה (של תוכניות, דוחות ומסכים), יש כאן טווח רחב של אפשרויות עיצוב והאתגר העיקרי של מפתח התוכנה הוא לספק למשתמש כלי עיצוב שיאפשר גמישות עיצוב ברמה גבוהה תוך שמירה על פשטות ויעילות הפעלה מאידך.
כלים למשתמש לעיצוב מסמכים ודוחות המופקים מהמערכת – מקובל אצל משתמשים רבים של תוכנת הנהלת חשבונות לעצב בעצמם את המסמכים המופקים מהמערכת. כך למשל ברור שעיצובן של תעודות כמו חשבוניות, הזמנות ועוד בעסק הממוקד במתן שירותי תחזוקה למחשבים יהיו שונות מאלה של עסק הממוקד במכירות מוצרי מזון בסיטונאות.
כלים למשתמש לעיצוב צ'קים ותדפיסי בר-קוד המופקים מהמערכת – גם כאן, כמו במקרה של עיצוב המסמכים והדוחות, נדרשים כלים שיאפשרו לכל עסק לעצב לעצמו את הצ'קים ותדפיסי הבר-קוד המקובלים אצלו. ללא כלים אלה, ייתכן והעסק ידרש להוצאות משמעותיות כדי להתאים עצמו לתדפיסים הסטנדרטיים שמוגדרים מראש בתוכנת הנהלת החשבונות.
התכונות המפורטות לעיל מהוות כוון לבדיקה נוספת של תוכנות הנהלת החשבונות המוצעות בשוק. מומלץ לחפש סרטוני הדגמה, של יצרן התוכנה, בהם מוצג אופן המימוש של התכונה הנדונה, כך שהשתמש הפוטנציאלי יוכל להתרשם אם אמנם מה שמוכרים כתכונה ידידותית, נתפס על ידו כידידותי.