בחירת תוכנת הנהלת חשבונות לעבודה בענן

בסקירה שתובא במאמר זה, נציג כמה נושאים אשר יכולים לסייע בתהליך ההחלטה על הפתרון הנבחר לתוכנת הנהלת חשבונות בענן:

 תפעול תוכנת הנהלת החשבונות:

1. יכולת מובנית בתוכנה לייבא נתונים מתוך תוכנת הנהלת החשבונות  הקיימת ולייצא נתונים לכלים כמו אקסל, וורד ואווטלוק (סינכרון הודעות דואר יוצאות ונכנסות).
2. גישה לתוכנה להנהלת החשבונות באמצעות מכשירים ניידים כמו סמארטפון אייפד וכו'.
3. יכולת עידכון (רצוי אוטומאטי) של שערי מטבע, קליטת דפי בנק, ייצוא נתונים לתוכנות בנקאיות כמו מס"ב, ייצוא קבצים לרשות המיסים, קישוריות לתוכנות שכר.
4. כלים מובנים בתוכנה לניהול החשבונות, לביצוע התאמות בנקים, ניהול רכוש קבוע, חשבוניות אלקטרוניות (עם חתימה אלקטרונית בהתאם לדרישות רשות המיסים).

 מעבר לנושאים התפעוליים של הנהלת החשבונות יש לשים לב לאופן העבודה המוצע בתוכנה.

תוכנות הנהח"ש המבוססות על ממשק HTML דורשות מעבר תכוף בין "עמודים" של סייר האינטרנט כדי לקבל מידע נוסף או כל אימת שמבקשים להוסיף נתונים או לעדכנם.

כמו כן, העבודה בממשק HTML מצריכה מעבר תכוף בין המיקלדת לעכבר וחזרה, מה שמקשה ביותר על תפעול התוכנה.

 אבטחת מידע:

נתוני הנהלת החשבונות ומערכת הכספים של כל אירגון, הינם נכס שיש להגן עליו. מכאן שיש חשיבות עליונה למנגנוני ההגנה על הנתונים. להלן נפרט אחדים מהמנגנונים שמומלץ לוודא את קיומם במערכת:

מנגנון הרשאות שמנוהל לפי קבוצות משתמשים כאשר לכל קבוצה ניתן להגדיר:

• הרשאות להפעלת תוכניות ודוחות.
• הרשאות ברמת מסך או ברמת שדה במסך (לעדכון נתונים או לקריאה  בלבד)
• הרשאות לפי תוכן נתונים (לדוגמא: כרטיסי חשבונות חסויים במסך כרטיסי הנהח"ש)
• מגבלה על פריקת נתונים מהתוכנה בענן כך שניתן להגביל את כמות הנתונים שמשתמש יכול לפרוק למחשבו הפרטי.

 מנגנון הגנה על מסמכים
מערכת לניהול מסמכים מאפשרת למשתמשים שמירת מסמכים ועבודה עליהם באופן שמדמה את העבודה על שרת מסמכים מקומי עם הסייר המקובל, למרות שמדובר במערכת וובית באירוח. הרשאות הגישה לספריות ולמסמכים ניתנות על פי קבוצות ההרשאות שהוקמו בתוכנה והקבוצה לה משתייך המשתמש. יכולת זו מאפשרת למנהל המערכת של הלקוח לנהל את הרשאות הגישה למסמכים באירוח בלא צורך לתחזוקת הרשאות כפולה למערכת ניהול המסמכים ומערכת ניהול הנתונים.