כאשר אדם מעוניין להציע עצמו למשרה זו או אחרת, הוא מטבע הדברים שולח קורות חיים ומחכה לטוב. סביר להניח שאם יש לו מספיק ניסיון (אך לא יותר מידי), אם יש לו השכלה מתאימה (אך שוב, לא יותר מידי) הוא יזומן לראיון. מאחר ועל משרות נחשקות יש ביקוש גבוה מהיצע, הרי שרבים הסיכויים שגם בעלי השכלה מתאימה וניסיון מתאים לא יזומנו לראיון ראשון אפילו.
מסמך קורות חיים צריך להיות כתוב באופן סכמתי על פי כללים ברורים. לפעמים אמנם ניתן לחרוג מכללים אלו, אך סביר להניח שבמשרות נחשקות במיוחד ובמיוחד בארגונים גדולים, מסמכי קורות חיים שיחרגו מהכללים המקובלים, לא יזכו להתייחסות רצינית.
מטרת מסמך קורות החיים הוא בראש ובראשונה לגרום לאדם המגייס להזמין את המועמד לראיון ראשון. בארגונים גדולים אבל גם בארגונים קטנים, יש בדרך כלל שונים בין האדם המסנן הראשוני לבין זה שבפועל יקבע האם מועמד זה או אחר יקבל את המשרה.
כאמור, מסמך קורות החיים צריך להיות כתוב היטב, מדויק על פי הכללים המקובלים ובכל זאת מועמדים רציניים רוצים לקבל עוד כמה נקודות זכות, להדגיש דברים מסוימים ובעיקר לשכנע את זה שיקרא את קורות החיים כי הם המתאימים ביותר, על כן מומלץ לצרף מכתב מקדים אל קורות החיים.
המילה "מומלץ" היא יותר אנדרסטייטמנט, המילה הנכונה יותר היא "חובה", חובה לצרף מכתב מקדים למסמך קורות החיים.
הקבלה למשרה מותנית לרוב בהתאמת המועמד לתפקיד, אולם ישנם פרמטרים נוספים שיקבעו האם מועמד זה או אחר יקבל את המשרה ופרמטרים שונים לשאלת הזימון לראיון הראשון.
סביר להניח שאדם שהשכלתו וניסיונו לא מתאימים למשרה, לא יזומן בכלל לראיון אלא אם שכנע במכתב המקדים כי הוא יוכל לגשר על הפערים הללו. זו כמובן סיבה אחת מיני רבות מדוע חובה לצרף מכתב מקדים. סיבה נוספת היא שלרוב האדם המבצע סינון ראשוני אולי לא ידע עד כמה מועמד זה או אחר מתאים לתפקיד, אך באמצעות קורות החיים ידע לרוב האם מועמד זה או אחר מתאים לחברה, לתרבות הארגונית של החברה, לחלק החברתי יותר.
או באופן מפורש יותר, את ההתאמה לתפקיד המגייסים מחפשים בקורות החיים ואת ההתאמה לחברה, המגייסים מחפשים במכתב המקדים.
לפיכך לפני ששולחים קורות חיים, יש לנסח היטב את המסמך, יש מקום אפילו לשקול שדרוג קורות חיים על ידי מומחים, אך מעבר לכך, יש לחשוב לא מעט ולהשקיע במיוחד במסמך המקדים.