אחד מעמודי התווך של כל עסק, גדול כקטן היא מחלקת הנהלת חשבונות.ניתן לאמור כי זו בעצם המחלקה שבאמת מנהלת כל עסק מצליח. הנהלת חשבונות זהיותר מאשר ניהול שוטף של חשבונות החברה או העסק. הנהלת חשבונות זה גם הקשרהיום יומי עם הספקים השונים, שמירה על התנהלות נכונה מולם, על הקשריםהטובים ועל כך שכל התשלומים יתבצעו בזמן.
הנהלת חשבונות גם פועלת באופן תוך ארגוני, תוך שהיא שומרת באופן הדוק עלהאינטרסים של החברה. לכן חשוב לבחור למחלקת הנהלת חשבונות אנשים טוביםואיכותיים שיגלו נאמנות ורצון רב לעזור לחברה להתקדם הלאה. רק כך, ניתןבאמת להתקדם היום, כשיש מחלקה אחת, ששומרת על השקט הנפשי עבור כלל החברהומספקת שקט תעשייתי גם לעובדיה.
הנהלת חשבונות – משרד הפנים והחוץ של החברה
הנהלת חשבונות מבצעת בעצם תפקיד כפול בתוך החברה. הפעילות היומיומית שלהבעצם מתווה סוג של מדיניות פנים וחוץ עבור החברה. מצד אחד היא מתנהלת אלמול כל הגורמים החיצוניים לחברה, ספקים, בנקים, לקוחות ועוד. מצד שני היאמתנהלת באופן שוטף, אל מול הנהלת החברה ועובדיה. מצב זה עלול ליצור מדי פעםמתיחות וחוסר נעימות עקב הניסיון של מחלקת הנהלת חשבונות לשמור עלהאינטרסים של שני הצדדים.
כיוון שזהו המצב, הנהלת חשבונות חייבתלדעת לנהל את עצמה באופן כזה, שכל הצדדים יהיו רוב הזמן מרוצים מהתפקודהשוטף של המחלקה. הנהלת חשבונות כמובן, מקבלת גם פניות ובקשות מעובדיהחברה. עבודה זו דורשת מהמחלקה לגלות הבנה לעובדים, אך עם זאת לשמור עלהאינטרס של החברה אל מול אותם עובדים.
הנהלת חשבונות – לא חייבת להיות בתוך העסק
הנהלת חשבונות באופן מסורתי היא חלק בלתי נפרד מכל עסק או חברה, כלומראנשי מחלקת הנהלת חשבונות, היו נמצאים באופן קבוע, בתוך המבנה הארגוני שלהעסק או החברה ונמנים על עובדיה. זה היה המצב עד לפני מספר שנים. כיום,ניתן לעשות אאוטסורסינג לשירותי הנהלת חשבונות. כלומר, לקבל את כל שירותיהנהלת חשבונות מגורם חיצוני לחברה.
ההתפתחות של האינטרנט והעבודה השוטפת דרכו מתבצעת און ליין ומאפשרת לחברות רבות להציע שירותי הנהלת חשבונות למספר רב של עסקים. את החברות המספקות את שירותי הנהלת חשבונות ניתן למצואכמובן באינטרנט. הן מהוות פתרון יעיל ונוח, בעיקר לעסקים קטנים וחברותבהתפתחות. לרוב, השירות שהן מספקות הינו אחד לאחד אותו השירות שמספקת מחלקתהנהלת חשבונות שבתוך החברה.
הנהלת חשבונות – אז מה עדיף?
כשזה נוגע לתחום של הנהלת חשבונות והאם השירות צריך להיות פנים ארגוניאו חוץ ארגוני, מהרבה בחינות, זה עניין של העדפה אישית. למרות שחברותגדולות מעדיפות מחלקת הנהלת חשבונות שיושבת בתוך החברה והינה חלק בלתי נפרדממנה. ישנן חברות המעדיפות את השירות החיצוני של הנהלת חשבונות.
לחברותקטנות או עסקים קטנים, יש אפשרות לגמישות יתר, לכן להם כנראה עדיף שירותחיצוני של הנהלת חשבונות. אין כאן אמת מוחלטת, הכול זה שיקול של כדאיות,תועלת על מול עלות וכמובן, העדפה אישית. בכל מקרה, בכל שירות הנהלת חשבונות שתבחרו, חשוב לוודא, את איכות השירות הניתן, הן אם זה אנשים בתוך החברה, או אם זה אנשים המספקים שירות חיצוני.