הכנת מכתבי תפוצה (מיזוג דואר)

אם תרצו לשלוח מכתב לכל לקוחותיכם, עם הפנייה אישית, הדרך היעילה ביותר היא באמצעות האופציה "מיזוג דואר" שב- Word, במקום להוסיף את שם הלקוח באופן ידני בכל מכתב.

מיזוג דואר מתאים גם להדפסת מדבקות עם שם הלקוח וכתובתו ולהדפסת השם והכתובת על גבי מעטפות.

אשף מיזוג דואר:
להפעלת האופציה גש לתפריט כלים – מכתבים ודברי דואר – אשף מיזוג דואר,
( ב- Word 2007
בכרטיסיה דברי דואר גש לקבוצה התחל מיזוג דואר, לחץ על התחל מיזוג דואר ולאחר מכן לחץ על אשף מיזוג דואר צעד אחר צעד. )
תיפתח חלונית המשימות, שמצד שמאל, עם התפריט   "מיזוג דואר", באשף יופיעו 6 שלבים, לאחר כל שלב יש ללחוץ על הקישור "הבא"  שבתחתית התפריט.

שלב 1- בחירת סוג מסמך:
יש לבחור את סוג המסמך – מכתב, הודעת דואר אלקטרוני (אי-מייל), מעטפה, תוויות (מדבקות) או מדריך כתובות (להכנת טבלת אנשי קשר).

שלב 2 – בחירת המסמך הפותח:
יש לבחור היכן נמצא המכתב שברצוני לכתוב.
-אם הוא כבר קיים, יש לבחור באופצייה "התחל ממסמך קיים"  ללחוץ על "קבצים נוספים …", ללחוץ על הכפתור פתיחה ולבחור את המסמך.
-אם ברצונך במכתב מתוך תבנית מוכנה, יש לבחור באופצייה "התחל מתבנית", ללחוץ על הקישור "בחירת תבנית" ולבחור מתוך חלון התבניות.
-אם עדיין לא כתבת את המכתב, בחר באופצייה "השתמש במסמך נוכחי" והתחל לכתוב את המכתב.

שלב 3 – בחירת הנמענים:
יש לבחור את מאגר המידע שבו רשומים הנמענים.
מאגר המידע יכול להיות באחת מהאפשרויות הבאות:
השתמש ברשימה קיימת – למקרה שיצרת כבר רשימה של נמענים במסמך אחר (כמו רשימה באקסל). יש ללחוץ על הקישור עיון ולבחור את המסמך המתאים.
בחר מתוך אנשי קשר ב- Outlook – למקרה שבו הנמענים שלך וכתובתם רשומים ב-Outlook. יש ללחוץ על הקישור "בחירת תיקיית אנשי קשר" ולסמן את הנמענים מתוך רשימת אנשי הקשר.
הקלד רשימה חדשה – למקרה שעדיין לא הכנת רשימת נמענים.
יש ללחוץ על הקישור יצירה, יפתח חלון "רשימת כתובות חדשה" שבו עליך להזין את שמות וכתובות הנמענים.  בכדי לרשום את הנמען הבא יש ללחוץ על הכפתור "ערך חדש". לסיום לחץ על הכפתור "סגור". יופיע חלון "שמירת רשימת כתובות", תן שם לרשימת הנמענים ושמור.

ניתן לערוך את רשימת הנמענים כאשר בוחרים באופצייה "השתמש ברשימה קיימת" ואח"כ בקישור "עריכת רשימת נמענים".

שלב 4 –  כתוב את המכתב שלך:
כעת עלייך להגדיר היכן ישולבו פרטי הנמענים במכתב שלך.
הקלק על המיקום הרצוי על גבי המכתב שלך ולחץ על אחד מהקישורים המופיעים בחלונית:
בלוק הכתובת … – ניתן לבחור תבנית מוכנה של בלוק הכתובת המופיע בתחילת המכתב אחרי השורה "לכבוד", מתוך האפשרויות המוצגות.
לאחר שסיימת יופיע במכתב הכיתוב
שורת ברכה … -  תבנית מוכנה עבור משפט הברכה בתחילת המכתב, שיכלול הפנייה אישית עם שם הנמען. (כמו "אתי שלום,").
פריטים נוספים … – למקרה שתרצה לשלב בגוף המכתב פריט מידע מתוך רשימת הנמענים. כמו, שם פרטי או תואר או כתובת וכד'.

שלב 5 – סקור את המכתבים שלך:

כעת תוכל לעבור על המכתבים שהמערכת יצרה עבורך.
הדיפדוף בין המכתבים (מכתב לכל נמען) הוא ע"י החיצים, המופיעים בחלונית, חץ ימינה ושמאלה.
ניתן לערוך שינויים ברשימת הנמענים, ע"י לחיצה על הקישור "חיפוש נמען…", יופיע חלון "נמעני מיזוג דואר" עם רשימת הנמענים, ניתן לערוך את פרטי הנמען ע"י לחיצה על הכפתור "עריכה".
ניתן למחוק מכתב של נמען מסויים, ע"י לחיצה על הכפתור "אל תכלול נמען זה", כאשר עומדים על מכתב הנמען.

שלב 6 – השלמת המיזוג:
זהו השלב האחרון ובו עליך להגדיר האם ברצונך להדפיס את רשימת המכתבים הממוזגים או לערוך אותם באופצייה "עריכת מכתבים נפרדים …" .