עיצוב ריהוט מוסדי כך שיתאים לצרכי המקום בו ימוקם בעירוב חשיבה לטווח הארוך הוא לא משהו שעושים בקלות. התחום של ריהוט מוסדי הוא כבר מזמן לא רק עניין של רעיון או טעם. צריך לזכר כי ריהוט מוסדי מהווה מעין תעודת זהות וכרטיס ביקור של המוסד בו הוא יושב ואותו הוא מייצג. מוסדות אלו לרוב הם מוסדות ציבור, או אולי אף מוסדות עסקיים אשר תפקידים הוא להרוויח כסף, ולכן ריהוט מוסדי עבור מקומות כאלו יהיה שונה לעומת מוסדות ציבוריים.
כאשר בוחרים ריהוט משרדי או ריהוט מוסדי לוקחים בחשבון שיקולים לא מובנים מאליהם – סגנון מבוקש, גגודל החללים אליהם מיועד ריהוט מוסדי, התקציב שעומד לרשות המעצבים, גווני צבע רצויים וגם מענה לצרכים פרקטיים. ריהוט מוסדי צריך לשקף את אופי המוסד. כך, למשל, ריהוט מוסדי שנמצא בתוך בית המשפט העליון לדוגמא, שידוע כיצירת מופת ארכיטקטונית יהיה חייב להיות הולם את המעמד שהמבנה מייצג, זאת לעומת ריהוט מוסדי במוסד כמו משרד הפנים, בו אנשים רבים ממלאים את אולמות ההמתנה ולכן ריהוט מוסדי שם צריך להיות המוני, בעיקר בנוי על מקומות ישיבה והמתנה ופחות עיצובי כמו בבית המשפט העליון.
בשני המקרים, ריהוט מוסדי צריך להיות פרקטי. גם בבית המשפט העליון, אלגנטי ומכובד ככל שיהיה, צריך להכיל ריהוט מוסדי נוח למשתמשים בו. צריך להשקיע מחשבה רבה בנוגע להיכן צריך להשקיע בריהוט שיעדו להיות בעיקר יפה ומעוצב והיכן יש למקם ריהוט שישמש אנשים מבחינה פונקציונאלית.
ישנם מעצבי פנים רבים אשר רואים את הריהוט המוסדי כחלון הראווה של המוסד. אנשים אשר מבקרים במוסד, נכנסים לפגישה עם מנהל מחלקה או יועץ המוסד, מתרשמים מהאווירה הכללית של המשרד וכמו כן מהרהיטים המקיפים אותם. משרד מוזנח ולא מעוצב יוצר רושם שלילי, ובהתאם נוצר רושם חיובי - כאשר המשרד וכן המוסד כולו מרוהט כראוי. ריהוט מוסדי עומד בראש הסקאלה של יצירת רושם חיובי רק בזכות ריהוט. מעצבי פנים רבים יעידו על כך, אך גם יאמרו בו בזמן כי לא צריך "להשתגע" ולהפריז בקניית ריהוט במחיר עתק. ניתן למצוא ריהוט משרדי וכן ריהוט מוסדי במחירים שפויים ונוחים לכל ארגון.
לרוב, ריהוט מוסדי יהיה ייצוגי מאוד, פורמלי, רשמי ואף סימטרי במראהו. אם כל מיטב העצובים הקיימים בשוק היום, לפעמים יש רהיטים שמרוב שהם יפים אנשים נוהגים להתלבל ולהחשיב אותם ליצירת אמנות ולא כרהיט פרקטי שיש לעשות בו שימוש.