כל מי שהוטל עליו אי פעם הפקת אירוע או הפקת כנס יודע שהארגון והתכנון הנראים בהתחלה פשוטים ומהנים מתבררים כי הם אינם פשוטים כלל. כל אירוע גם הקטן ביותר דורש חשיבה, תכנון, התאמת האירוע למוזמנים (כדי שלא יצאו ויחשבו- "נו, טוב, עוד כנס משעמם") וכל זאת תוך כדי הגבלת התקציב.
למה לפנות אל חברת הפקת אירועים?
בעבר היו החברות הגדולות פונות אל מחלקת משאבי אנוש שלהן ומטילות עליהן את הפקת הכנס. מספר עובדים שלא מומחים בהפקת כנסים היו מנסים להרים אירוע תוך כדי העבודה השוטפת של היום יום. לעיתים היו מצליחים להפיק אירוע מוצלח, אך ברוב המקרים האירוע לא היה כל כך מוצלח. לכן, החליטו חברות רבות המארגנות כנסים מדי תקופה (וגם אם לעיתים רחוקות) לפנות אל חברת הפקת כנסים ואירועים.
הפקת כנסים על ידי חברת הפקת אירועים וכנסים
כמו כל דבר שאנו עושים בחיים ונדרשים לייעוץ, כך גם נפנה למישהו מקצועי שיארגן עבורנו את הכנס במקצועיות כך שסופו של דבר האירוע יהיה מוצלח ובלי תקלות.
הפקת כנסים בעזרת חברת הפקת אירועים וכנסים דורשת מהמארגנים מספר דברים, הראשון הוא איש קשר שיאשר את החלטותיה ופגישת תיאום ציפיות. אותו איש קשר יחזיק בכל הנתונים החשובים להפקת הכנס, מה התקציב? מה הם הציפיות? האם להזמין אומן אורח לכנס? היכן יתקיים הכנס (עיר)? כמה מוזמנים? מה אופי המוזמנים מה אופי האירוע?
בעזרת מידע זה מפיק האירוע ואיש הקשר יתאמו את הציפיות לגבי האירוע. המפיק הוא זה שיחפש מספר מקומות (אולמות כנסים ואירועים) המתאימים לסגנון הכנס, לתאריך ולמיקום הרצוי, הוא זה שיחפש מספר אומנים אורחים שיתאימו לאירוע, קייטרינג, עיצוב ועוד.
לאחר שיהיו בידו מספר אפשרויות הוא יפנה אל איש הקשר ויחד ידונו ויחליטו במה לבחור. מכאן והלאה מפיק הכנס דואג לכל אינספור הפרטים הקטנים שצריך לדאוג להם על מנת להפוך את האירוע למוצלח. בעוד איש הקשר של החברה רק ישמור על קשר עם המפיק כדי שידווח לו על כל התקדמות או שינוי.
היתרונות בפנייה אל חברת הפקת כנסים ואירועים
כשהחברה מארגנת את הכנס לבד היא לא תמיד חושבת על פרטים קטנים כמו סוג אוכל, אומן אורח ועוד. אלו דברים שיכולים לבדר את האורחים ולגרום להם להישאר. הכנסים מטרתם ברוב המקרים הוא לפרסם ולהציג מוצר/שירות חדש, הלקוחות והקולגות שיגיעו לכנס יתרשמו מהצגת המוצר/שירות החדש גם לפיו וגם לפי הנאתם באותו כנס. לכן, הפקת כנסים מוצלחים חשובה גם להנאת האורחים וגם לקידום המטרה אליה מתכנסים.
חברות של הפקת כנסים ואירועים אחראית על הפקת אירוע מוצלח חברות אלו מעסיקות מפיקים מקצועיים שהופכים את האירוע למקורי ויצירתי. כמו כן, חברות אלו בדרך כלל עובדות עם אמנים קבועים, חברות קייטרינג ומעצבי אירועים ולכן עלותם יכולה להיות זולה יותר דרכן מאשר אם החברה המארגנת את הכנס תארגן באופן פרטי ותזמין את אותם שירותים באופן פרטי.
הפקת כנסים אינה דבר פשוט, כדי לדאוג להצלחת האירוע פנו תמיד לחברת הפקת כנסים ואירועים.
המאמר מוגש על ידי פורטל הפקת אירועים הגדול בישראל, בו תוכלו למצוא אינדקס מפיקי אירועים, לקרוא מאמרים מקצועיים בתחום ועוד