ראשית יש להחליט מה לוקחים למשרד החדש ומה זורקים. מעבר משרד ממקום אחד למקום אחר מהווה הזדמנות להפטר מחפצים שאינם כבר ברי שימוש.
לקראת המעבר יש ליצור קשר עם 2 עד 3 חברות הובלה המתמחות בהובלת דירות ומשרדים חודש לפחות מראש ולקבל מהם פרטים לגבי ההובלה: אריזה, מחיר הובלה, תאריך הובלה וביטוח תכולה. יש לזמן את נציג החברה למשרד על מנת שיעריך את כמות התכולה.
חומרי אריזה - רצוי לקבל מחברת ההובלות את חומרי האריזה הכוללים קרטונים בגדלים שונים וכן חומרי בידוד כמו קלקר או ניילון "פקפק" לשמירה על חפצים רגישים.
תהליך אריזה - רצוי להקצות לכל עובד אריזה משלו. את האלקטרוניקה כלומר, מחשבים, מדפסות וכד' לארוז בנפרד ולשייך אותם לעובד ספציפי. לא לשכוח להצמיד את הכבלים למוצר כך שלאחר הפירוק במשרד החדש תדעו במדויק איזה כבל שייך לאיזה מוצר.
את המחשבים, מסכי מחשב, מדפסות, מכונות הצילום ושאר האלקטרוניקה יש לבודד מפני זעזועים באמצעות בידוד כמו קלקר, "פקפק" וכד' ורק אחר כך לארוז בקרטונים. יש לציין על כל קרטון מה הוא מכיל ולאיזה עובד הוא שייך. מומלץ להשתמש בשירותי חברת ההובלה לאריזה הציוד. לחברות הובלת דירות ומשרדים יש ניסיון רב באריזה והם ידעו בדיוק כיצד ואיך לארוז כל סוג של ציוד על מנת שיגיע בשלום ליעדו.
ניירת משרדית - חשוב מאד לארוז את הניירת באופן מסודר ולסמן על כל ארגז מה הוא מכיל ובמדויק. תהליך זה יאפשר את פירוק הארגזים במשרד החדש והצבת הניירת במקומה באופן מסודר.
ביטוח - נקודה חשובה לבירור עם חברות הובלות. יש לוודא שהביטוח כולל את כל הציוד המשרדי. תשומת לבכם שלא מדובר בביטוח הרכב אלא בביטוח מיוחד להובלת דירות ומשרדים.