אירועים הם פרויקט. בין אם מדובר על אירועים רב משתתפים או על אירועים קטנים יחסית, בין אם מדובר על בריתה או על חתונה עם שמונה מאות מוזמנים או אולי אירועים עסקיים... אירועים הם עדיין סיפור גדול והפקה מורכבת וגם גופים ומוסדות עתירי תקציב כמו משפחות שחיות ברווחה - כולם עובדים על הפקות אירועים על פי תקציב קבוע מראש (יש כאלה המפיקים אירועים עם תקציבים הרבה יותר גדולים מאחרים אבל כולם נצמדים לתקציב כמסגרת עבודה). להלן הטיפים העיקריים לתכנון אירועים על פי מסגרת לא חשוב מה גודל התקציב:
תקצוב אירועים - גיבוש קונספטי: בין אם מדובר על חתונה כפרית, מסיבת בת מצווה סופר מודרנית סטייל MTV או אירועים עסקיים או אירועים בטבע לאנשי שוק ההון, לכל אירוע צריך להיות קונספט (רעיון מרכזי) אשר מתאים לאופי החגיגה, לאופי המוזמנים ולאופי מארגני האירועעצמם. אירועים הם כמו אדם / אישיות, הם חייבים שיהיו להם תכונות אשר ייחדו אותם ויבדילו אותם ממאות אירועים אחרים המתקיימים באותו מועד במקומות אחרים.
תקצוב אירועים רשימת כלל האטרקציות וכל התחומים הכלולים בתוכנית: לפני שאתם ניגשים בכלל לתקציב אירועים, כדאי לשבת עם בלוק ולערוך רשימות מסודרות של כל (אב כל!) הקצוות שצריך לסגור לקראת האירוע. בין אם מדובר על דברים סטנדרטיים כגון סגירת אולם אירועים ובין אםמדובר על קונספט ייחודי שלכם כגון ליצן, בלונים שחורים ועוד, ראשית כל יש לערוך רשימה מפורטת הכוללת גם כמויות! (כגון ארבע מאות הזמנות, צלם מקצועי, ארבע מאות ועשרים תיקי מתנות לאורחים כשעשרים הם ליתרביטחון למקרה שיופיעו עוד אורחים או שאחד יאבד....). אחרי שאתם רושמים את כל מה שאתם זקוקים, בין אם זה מוצר או שירות, רק אז תתחילו לחלק לפי אחוזים כמה אחוז אתם מוכנים להשקיע בכל תחום (כמו גן אירועים 30%, קייטרינג 30% צלם 10% תקליטן 5% וכו') ורק אז תהפכו את האחוזים למספר מוחשי מתוך התקציב שהקצאתם ותתייחסו למספר זה כאל תקרה שאסור, בשום פנים ואופן לחרוג ממנה.
תקצוב אירועים - שמירת רזרבות למקרי חירום: לעולם על תשתמשו בתקציב אירועים עד השקל האחרון עוד בשלבהתכנון, תמיד אבל תמיד צריך להשאיר קופה קטנה (לכל מיני טיפים לאנשי שירות וכל מיני תוספות של משלוח, משלוח מהיר, משלחו לאולם שהוא מחוץ לאזור החלוקה ולא ידעתם זאת מרא). תמיד צצ משהו ברגע האחרון - זה חוק מרפי ולא כדאי להתעסק עם מרפי כאשר מתכננים אירועים.
תקצוב אירועים - לא לשכוח לעשות חישוב נכון עם ערך המטבע: שער הדולר משתנה חדשות לבקרים. בעוד אנחנו משתכרים בשקלים (מטבע מקומי כמובן) וחשבון הבנק של הרוב הגדול הוא על פי ערך השקל, ישנם מקומות רבים המחייבים על פי שער הדולר. כדאי להזהר מזה כי זה יכול להיות לטובתכם יום אחד ולעתכם יומיים אחרי ולכן כדאי לסגור במקום כאשר מנהלים מו"מ על סכום קבוע בשקלים ולהכיל את הסעיף הזה בחוזה בכדי שלא תהיינה הפתעות כאשר תקבלו חשבונית בסוף האירוע.