כל בר דעת יודע כי הבזבוז הקטן הוא זה שגורם להוצאות הכבדות ביותר. כמו בצינור מים, הדליפות הקטנות הן אלו שגורמות לבזבוז הרב ביותר ועל כן נלחמות הרשויות בבזבוז ובדליפות בכל מחיר.
אך מה לגבי ארגונים גדולים - היכן זולג הכסף שלהם? ההוצאות הגדולות ידועות ומחושבות חזור וחשב, אלו הן: משכורות, אחזקת מבנים, השקעות וכיו"ב. האם ההוצאות הקטנות מחושבות ומשוקללות? האם מנהלי רכש וגזברים יודעים למצוא את ההוצאות הקטנות המצטברות המציקות כ"כ?
אחת ההוצאות הללו, אשר נראית קטנה וזניחה וכמעט לא מורגשת ביומיום היא אחת ההוצאות היותר גדולות בכל ארגון - עלות ההדפסות.
כמעט כל ארגון המכבד את עצמו מוסיף חתימה דיגיטלית בתחתית כל מייל המבקשת לחשוב שנית לפני שמדפיסים את המייל. אין צורך לחזור כאן על החשיבות והחיסכון הסביבתי שיש לדבר מסוג זה, הלא מאות אלפי עצים נכרתים רק כדי לספק את הניירות של המדפסות מדי שנה, אך לא זאת הנקודה.
האם חישבתם מהם עלויות ההדפסה השנתיות בארגונכם?
המספרים יפתיעו אתכם. די בכך שכל עובד ידפיס "רק כמה דברים קטנים" ביום ועלויות ההדפסה יגיעו לאלפי שקלים בשנה ואם בנתונים עסקינן, להלן נתונים המבוססים על מחקרים שבוצעו לאחרונה, ע"י אנליסטים מובילים בתחום:
- כמות ההדפסות עולות בשיעור של 20% לשנה
- כ- 27% מההדפסות בארגונים הינם של דואר אלקטרוני
- 34% מהמשתמשים ידפיסו email אם הוא ארוך משני מסכים
- 60% מהפריטים המודפסים הם לשימוש פנימי של המשרד
- עלויות הדפסה מגיעות לשיעור של 4% מסך ההוצאות השנתיות בארגון
הסיבות העיקריות לעלויות הדפסה גבוהות בארגון הן:
- הדפסת דפי אינטרנט המכילים תמונות בזבזניות בדיו ובטונרים.
- שליחת הדפסות כפולות או שליחת כמויות שגויות.
- הדפסה למדפסת הלא נכונה (שעלות ההדפסה בה היא יקרה יותר)
- הדפסות email שלא לצורך.
- הדפסות לשימוש פרטי.
אם לא מעוניינים להיות נוקשים ולהגביל את העובדים בכמות הדפסות ולסרבל את החיים עם הגדרות עבור כל מדפסת מצד אחד, ולחסוך כסף מצד שני, הפתרון המתבקש הוא למצוא דרך להדפיס באותה איכות ונוחות ועדיין לחסוך.
איך עושים את זה? תוכנה מהפכנית בשם PretonSaver עושה את העבודה.
ראשית כל, כדי שתהליך הטמעת המערכת יעבור בהצלחה, יש לשאול ולענות על השאלות הבאות:
- כמה הארגון מדפיס בשנה ?
- מי הן המדפסות הבזבזניות ביותר בארגון?
- מהי עלות ההדפסה השנתית בארגון ?
- מאילו תוכנות מבצעים את עיקר ההדפסות ?
לאחר שעורכים בדיקה זו ניתן להתחיל לחסוך באופן מעשי באמצעות תוכנת PretonSaver.
ראשית, לתוכנה יכולת ייחודית המוגנת בפטנט, המאפשרת ניתוח המסמך אותו אנו מבקשים להדפיס, ולצמצם את כמות הפיקסלים המיותרים המודפסים ובכך, מאפשרת להדפיס את אותו מסמך באותה איכות
ובחיסכון של עד 50% בכמות הדיו !
החיסכון בהוצאות הדפסה בעזרת תוכנת Preton מתבטא לא רק בהפחתת הוצאות ההדפסה ע"י הפחתת השימוש בדיו. התוכנה מאפשרת ניהול הדפסות בארגון ומעקב אחר כל הדפסה ומדפסת.
לכל מסמך בארגון ישנו "ערך" הנובע מהפרמטרים הבאים:
- שימוש פנימי או חיצוני
- שימוש לקבלת החלטות או לידיעה
- טיוטא או מסמך רשמי
- אבטחת מידע
- היררכיה ארגונית
ועוד...
ע"י ממשק הניהול של התוכנה, ניתן להגדיר סט של חוקים שיאפשר רמות גבוהות של חיסכון עבור הדפסות פנימיות ו/או טיוטות למשל, ואילו עבור הדפסות חיצוניות ו/או מסמכים רשמיים, רמות נמוכות. כמו כן, ניתן לאתר למשל מחלקה בזבזנית ולבחון לעומק את הסיבה להדפסות המרובות.
בעזרת PretonSaver תוכלו לקבוע כללי הדפסה בארגון מבלי לקבע את ידי העובדים מצד אחד ולחסוך כסף ע"י מניעת הדפסות מיותרות.
הפן הירוק
תוכנת PretonSaver מאפשרת חיסכון ניכר בזיהום ע"י הפחתת כמויות נייר בארגון והפחתת כמויות דיו וטונרים הנזרקים לפח ושמזהמים את מקורות המים.
בואו נבחן כיצד יישום Preton בארגונכם יכול לחסוך לכם אלפי שקלים בשנה:
נאמר שיש בארגון 4 מחלקות וכל מחלקה מעסיקה 10 עובדים. עלינו לעקוב אם כך אחרי תנועת ההדפסות של 40 עובדים.
כיצד נוכל לבצע את הפעולה מבלי להשקיע זמן ואנרגיה מיותרים? ע"י התקנת Preton.
- לאחר כשבוע של פעולת המערכת נקבל תמונת מצב של כמות ההדפסות, מאילו תוכנות הן מודפסות וע"י אילו משתמשים.
- קביעת רמות חיסכון עפ"י הסיווגים הבאים: מדפסות, משתמשים ותוכנות.
- קביעת כללי הדפסה: נגדיר מי מורשה הדפסה ובאילו מקרים, אילו הדפסות יודפסו דו-צדדי, ואילו הדפסות יודפסו במס' עמודים לדף.
בכל הדפסה נחסוך בין 30-50% מהדיו שהיה מתבזבז אלמלא הותקנה התוכנה.
ע"י מעקב אחר הדוחות שהתוכנה מספקת לנו, נוכל לעקוב אחרי מחלקות בזבזניות ולאתר "נזילות" קטנות בהוצאות שלנו, כך נוכל לחסוך אלפי שקלים בשנה בהוצאות הדפסה.
לסיכום, תוכנת PretonSaver מאפשרת למנהלי רכש בארגונים לחסוך אלפי שקלים בשנה על הוצאות הדפסה, לקצץ בזבוז בארגון ולסייע לסביבה, וכל זאת בעזרת תוכנה פשוטה וללא השקעת אנרגיה וזמן מיותרים!