מערכת ניהול מלאי היא מערכת כוללת של ערכים ועקרונות על פי הם יכולים ארגונים וחברות לסדר את המלאי שלהן באופן יעיל ונכון.
מערכות ניהול אלו יכולות להתקיים במגוון אופנים, החל מניהול מלאי ידני ורישום של כל פריט ופריט ועד לתוכנות משוכללות המאפשרות יצירת מערכת ניהול מלאי חכמה המותאמת אישית לצרכיה השונים של החברה. במאמר זה נסקור כמה מהעקרונות המרכזיים והגישות השונות של ניהול מלאי.
מערכת ניהול מלאי ורישום מלאי
גישה פשוטה לבדיקת רמת המלאי של עסק מסויים היא פשוט לעבור על המדפים ולספור את הסחורה, מהלך זה נקרא רישום מלאי. עבור עסקים רבים כגון חנויות קטנות, גישה זו היא יסודית ומעשית. מרבית העסקים מנהלים ספירת מלאי שנתית בה המלאי נבחן בדקדקנות על מנת למצוא חוסרים או אי התאמות בין רישומי המלאי לבין המצב בשטח. רישום המלאי יכול להיעשות על גבי נייר, אך ניתן להזינו גם לתוך מערכת ניהול מלאי.
מערכת ניהול מלאי - תחלופה כעיקרון בסיסי
מרבית העסקים מקפידים להשתמש ראשית במלאי ישן יותר על מנת להמנע משחיקה או קלקול, מערכת ניהול מלאי מתוחכמת יכולה להתריע על מצב בו סחורה מסויימת מתקרבת לתאריך תפוגתה, אך במידה והנכם מקיימים רישום ידני, גם בדיקת התחלופה תעשה באופן ידני. כמו כן, עקרון התחלופה דורש מהחברה לדאוג ולהוריד מוצרים פגומים או שפג תוקפם מהמדפים ולערוך רישום של מוצרים אלו.
יתרונות באחזקת מערכת ניהול מלאי ממוחשבת
מרבית העסקים הגדולים כיום בוחרים להשתמש במערכות ממוחשבות לניהול המלאי שלהן היות ודי קשה להשתלט על עשרות אלפי מוצרים מדי יום באופן ידני. מערכת ניהול המלאי הממוחשבת מאפשרת לחברה לנוח ממטלות הקשורות ברישום ובבדיקה של הרשימות באופן יומיומי, היות והמערכת מתריעה מראש על חוסרים בסחורה, על סחורה שיש לבדוק בה בלאי וכן דואגת להזמנות מחודשות באופן אוטומטי. כמו כן, מאפשרת מערכת ניהול המלאי הממוחשבת קשרים בין הסניפים השונים במקומות שונים, כך שאם למשל חסר פריט מסויים בחנות אחת בעיר והוא קיים בחנות שנייה, ידע המוכר להפנות לשם את הלקוח.