ד"ר דב רייכמן, ספקטרה אנליטיקס www.spectra-analytics.com
ב-1988 יצא לאור באנגלית ספרם של תמר ובן גלעד The Business Intelligence System, בהקדמה למהדורה העברית (מודיעין עסקי ככלי ניהולי, הוצאת עתרת, 1992) כותבים בן גלעד ודקל גולן כי "התנאי הראשון למודיעין יעיל – מסגרת בה נשאלות שאלות טובות" ואכן על פי פרמטר זה קיים בסיס מצויין למודיעין יעיל בהרבה חברות ישראליות.
טיפול אתי במידע גלוי
המודיעין העסקי או המודיעין התחרותי (Competitive Intelligence – CI),כפי שמופיע בספרם של המחברים לעיל, "מטפל – בצורה אתית - במידע זמין וגלוי, או גלוי למחצה, לצורכי תיכנון.
המושג "מידע זמין וגלוי" מתייחס בעיקר לנתונים שפורסמו והם נגישים ציבור. המושג "מידע גלוי למחצה" מתייחס לנתונים שנאספו בשטח, כגון מידע מלקוחות, מספקים, מעמיתים למקצוע ואחרים".
המודיעין התחרותי משלב יכולת טכנית לאיתור מידע רלוונטי במרחב האינטרנט ובמיוחד ב'עומקים' שגולשים רגילים אינם 'צוללים' אליהם ומוגדרים כאיזור הנסתר (Hidden Web) המחייב מיומנות גבוהה בכל הקשור לשימוש במנועי חיפוש והגדרת מילות החיפוש.
כמו כן, המידע הניתן ברשתות החברתיות מהווה מקור מהימן לקבלת מידע על תנועת עובדים ומנהלים ומגמות ושינויים בחברות השונות.
בד בבד עם היכולת הטכנית, נדרשת הבנה בתהליך המובנה של הגדרת פערי המידע הנדרשים, בניית תוכנית האיסוף ועיבוד הנתונים על מנת להגישם למקבלי ההחלטות.
הגדרת פערי המידע הדרושים לקבלת ההחלטות
יש חשיבות רבה להגדרה ממוקדת מאד של פערי המידע החיוניים לתהליכי קבלת ההחלטות בחברה. יש מידע רב שהיינו שמחים לקבל אבל איננו חיוני בהכרח לקבלת ההחלטות בחברה ועל כן נכון יהיה לברור את המוץ מהתבן ולזהות את המידע החיוני.
גישה זו מחייבת מקצועיות רבה מהצוות המוביל של החברה ומהגוף הנותן את שירותי המודיעין העסקי ותסייע במידה ניכרת לצימצום המשאבים הנדרשים לאיתור המידע וללוח הזמנים קצר יותר לקבלת תוצר המידע המעובד.
הבנה מעמיקה בנתונים הנדרשים
בחברות גדולות ישנן בדרך כלל מחלקות/צוותים In-House העוסקים באופן שוטף ומקצועי בתחומי המודיעין העסקי, אולם חברות קטנות ובינוניות תתבססנה בדרך כלל על שירותי מיקור חוץ המלווה אותם בתהליכי המודיעין העסקי.
צוות המומחים העוסק במודיעין העסקי צריך לעבוד מול גורמים רבים באירגון ונידרש על כן להבנה מעמיקה בתחומים הטכנולוגיים המעסיקים את החברה על מנת שיוכל לנהל שיחה פוריה ואפקטיבית עם מקורות המידע הפנים אירגוניים ובהם: מנהלים, אנשי מכירות, אנשי לוגיסטיקה, כספים, נהגים, טכנאים מחסנאים וכדומה.
חלקי פאזל חשובים להשלמת התמונה נמצאים לא פעם בתוך האירגון כאשר בעל המידע אינו מודע לקריטיות של החלק שברשותו.
איתור חלקים אלו יצמצמו במידה ניכרת את הזמן והמשאבים הנדרשים להשלמת התמונה מחוץ לחברה.
שוק דינמי – מחייב מענה בלוח זמנים קצר
המודיעין העסקי יכול לתת מענה לקראת צומת החלטה אסטרטגי באשר לעתידה העסקי של החברה אבל יכול בהחלט ללוות באופן רציף ושוטף את הפיתוח, הייצור והשיווק במידע טקטי קצר טווח.
הדינמיקה הגבוהה המאפיינת היום את השווקים במרבית התחומים מחייבת יכולת מתן מענה לפערי המידע בזמן קצר יחסית. כמו כן, עבור סוגיות רבות, במיוחד בתהליכי הפיתוח, נדרש מענה מיידי כדי להימנע מבזבוז משאבי פיתוח בהליכה בנתיבים המחייבים תפניות והפעלת גישות חדשות.
ערנות ומודעות למניעת זליגת מידע מהחברה
על מנת לשמור על יתרונה התחרותי של החברה, מומלץ להגביר את המודעות של מנהלי החברה ועובדיה לזליגה של מידע חיוני מחוץ לכותלי החברה והגברת הערנות והדרכה מקצועית בכל הקשור בשימוש בדואר האלקטרוני, העברת קבצים ללקוחות וספקים ומשמעויות החשיפה באינטרנט.