סוף החודש הגיע ואיתו זמן הסליקה וחיוב הלקוחות. זהו תהליך ארוך ומייגע שדורש מהעסק להשקיע בו מספר רב של ימי עבודה וטומן בחובו סיכוי גבוה לטעויות חיוב. מדובר בעלויות גבוהות עבור העסק שבנוסף נדרש להתעסק בתחום שאינו מרכז עניינו. על כך יש להוסיף את העלויות הכרוכות בהפקת החשבוניות, שכוללות הדפסה ושליחה בדואר, סכומים שיכולים להצטבר למאות, ואף אלפי שקלים בכל חודש. ככל שבית העסק גדול יותר כך הופך תהליך הסליקה למורכב יותר ויקר עוד יותר.
מערכת בילינג לעסקים קטנים ובינוניים נועדה לתת מענה עבור עסקים המתבססים על קהל לקוחות קבוע כגון מועדוני ספורט, מרכזי חוגים, משרד עורכי דין וכד' ולאפשר לעסק להתמקד בתחום עיסוקו, לקבל תשלומים בזמן ולחסוך משמעותית בזמן ועלויות.
מערכת בילינג: יעיל, כלכלי, משתלם
בתקופה האחרונה אנו עדים להתייעלות מערכת החיובים של החברות הגדולות (כגון חברות התקשורת הגדולות) אשר מבצעות מעבר לחיוב אוטומטי, הכולל שליחת חשבונית במייל באמצעות חתימה אלקטרונית. מערכות אלו, הנקראות "מערכות בילינג" (Billing) פותחו במיוחד עבור חברות הענק אשר הבינו את היעילות הכלכלית העצומה שיש למערכת חיוב אוטומטית והחיסכון המשמעותי לשימוש בחשבונית ממוחשבת, גם בהיבט של איכות הסביבה (שליחת החשבונית במייל במקום על גבי דפי נייר), אך בעיקר בהיבט של חיסכון בזמן ועלויות.
באופן מפתיע, מערכות ה-ERP ומערכות ניהול החשבונות, שפותחו לעסקים קטנים ובינוניים אינן תומכות בשרות כזה ומאלצות את העסקים להשקיע זמן רב ומשאבים יקרים בתהליך סליקת כרטיסי אשראי וחיוב הלקוחות. ראוי להדגיש, כי מערכת הבילינג, מיועדת, כאמור, לעסקים המתבססים על קהל לקוחות קבוע (מועדוני ספורט וכד') ופחות יעילה במקרה של לקוחות מזדמנים, או עסקאות בהיקפים משתנים.
איך זה עובד?
מערכת ה-billing היא מודול המיועד לבצע סליקה ושליחת חשבוניות במייל באופן אוטומטי. זוהי אינה מערכת ERP, אלא מודול שאמור לעבוד ביחד עם מערכת ניהול החשבונות. שיטת העבודה פשוטה למדי: ביום החיוב מבצעת המערכת סליקה אוטומטית של כל לקוח בהתאם לחיובים שהצטברו עבורו במהלך החודש החולף, כשאת נתוני הפעילות מקבל המודול ממערכת ניהול החשבונות. ברגע שמבוצע החיוב, מפיקה המערכת חשבונית מס אלקטרונית ושולחת אותה באופן אוטומטי למייל של הלקוח כשהיא חתומה בחתימה דיגיטלית – תעוד אלקטרוני של המסמך המעיד על שלמותו, מקורו ומונע אפשרות לבצע בו שינויים כלשהם.
לשם דוגמה, עמותה מסוימת המגייסת כספים, מתבססת על שני סוגי תורמים: 500 תורמים קבועים המפקידים סכום קבוע בכל חודש (כל תורם סכום שונה) ו-100 תורמים מזדמנים שהיא מצליחה לגייס בכל חודש. סך הכל 600 לקוחות. גם אם העמותה משתמשת בתוכנת ניהול חשבונות או מערכת ERP עליה לבצע שליחה פרטנית של חשבוניות לכל 600 לקוחותיה, תהליך ארוך ויקר הדורש זמן ושמאבים. מערכת ה-billing אומנם לא יכולה לטפל ב-100 הלקוחות המזדמנים אך תחסוך לעמותה את הטיפול ב-500 התורמים הקבועים שמהווים את המסה העיקרית של לקוחותיה. מדובר בחיסכון זמן עצום לעסק (לעיתים, יותר מיום עבודה) ובמניעת טעויות חישוב שעלולות לפגוע בעסק הן מבחינה כלכלית והן, ואולי בעיקר, מבחינת המוניטין שלו. מיותר לציין, כי בזמן הנחסך מטיפול בחיובים יכול העסק לנצל לגיוס לקוחות נוספים ובכך להגדיל את ההכנסותיו.