כל אירוע מתחיל ונגמר בבחירת החברות והספקים המתאימים
תכנון של אירוע הנו משימה מורכבת ורבת משימות, בין היתר בשל הצורך לחפש ולבחור את החברות והספקים המתאימים ביותר לאותה חגיגה. כדי להפוך את המשימה למעט יותר ברורה, נסו לערוך רשימה של כלל השירותים שאתם מחפשים – הסעדה, מוזיקה, תאורה, הסעות, צילום וכו'. בשלב הבא, חפשו ברחבי האינטרנט חברות וספקים בולטים בתחומים אלו. תוכלו בקלות פשוט להקליד את החברה והאזור הגיאוגרפי הרלוונטי, דוגמת "מגנטים לאירועים בפתח תקווה", ולקבל רשימה ארוכה של חברות אפשריות לביצוע המשימה.
מנסים לשכור חברות וספקים מאזור החגיגה
לאחר שבחרתם את הלוקיישן לאירוע שלכם, בין אם מדובר בתל אביב, חיפה או אשקלון, מנסים לשכור את יתר החברות והספקים הרלוונטיים מאותו האזור. אין טעם לחגוג בת מצווה בקריית שמונה ולהזמין אליה קייטרינג אשר פועל ברחובות. בצורה דומה, אם סגרתם אולם באיזור המרכז חשוב שתחפשו חברת מגנטים לאירועים באיזור זה. כמובן שקיימת גמישות גיאוגרפית מסוימת, ולצורך אירוע בצפון תל אביב בכל זאת ניתן לשכור חברת מגנטים לאירועים בפתח תקווה. רק כך תוכלו להבטיח כי בעלי המקצוע ונותני השירות יגיעו בשעה היעודה בה קבעתם, ולא ייתקעו בפקקי תנועה שימנעו מהם להתייצב במקום האירוע. לצורך כך כדאי גם לקחת מקדם ביטחון, ולקבוע עם הצלמים או האנשים שמדפיסים את המגנטים כשעה או כשעתיים בטרם יתחיל האירוע עצמו.
בבחירת חברה או ספק שמים לב גם למקצועיות וגם לשירות
ישנם שני עקרונות מפתח אליהם חשוב ביותר לשים לב בעת בחירה של חברה או של ספק לאירוע שלכם, החל מחברת הקייטרינג ועד אנשי הצילום. העקרון הראשון הנו לשים לב למידת המקצועיות של אותו בעל מקצוע. במסגרת זאת כדאי לוודא את מידת הניסיון שלו וכן את מאפייני ההכשרה הרלוונטית שהעניקה לו את הרקע המקצועי בתחום. העקרון השני הנו טיב השירות שאותו אדם מספק לכם. אין טעם לשכור את שירותיהם של אנשי מקצוע מעולים אשר אינם יודעים לנהוג בלקוחותיהם בכבוד ובאדיבות. בכל הנוגע לאדיבות השירות, יש ערך רב לאינטואציה ולתחושת הבטן – כך ששווה לכם לסמוך על האינסטינקטים שלכם.
נקודה לשתומת לב
כאשר תבצעו הערכות מחיר וסקר שוק תתקלו לא מעט במושג שיחזור על עצמו שוב ושוב מגנטים ללא הגבלה חשוב לא לקנות את זה ולהבין שלא קיים מצב שבו ינתנו לכם מגנטים כיד המלך ולכן להיזהר מהבטח שווא זו שיכולה בסופו של דבר לבוא לקראתכם כאשר אין כמות מוגדרת אליה הספק מחויב - יוכל לעשות כל העולה על רוחו בכמות הסופית שהאורחים שלכם יקבלו.