למצגת יש תפקיד עיקרי וחשוב מאוד ביצירת עניין בהרצאה או בהצגת נושא. השקפים מהווים את הבסיס לחומר שיועבר ולמהלך ההצגה. בבואנו להכין מצגת יש לקחת בחשבון מספר גורמים.
הכנות מוקדמות
מהו נושא המצגת?
מהם המטרות שלי כמרצה בעת הצגת המצגת? מטרות גלויות וסמויות
מיהו קהל היעד אליו מיועדת המצגת? חתך גילאים, השכלה, מיקום גיאוגרפי, האם הם מאותו ארגון, האם הם בעלי תפקידים מסוימים במספר ארגונים שונים.
משך זמן ההרצאה שבמהלכה תוצג המצגת. היכן תוצג המצגת (חדר דיונים, כיתה, אולם) איזה אמצעי הקרנה והגברה יש שם ואמצעים נוספים, אקוסטיקה וכדומה.
הכנת החומרים מהם תיבנה המצגת (טקסטים, תמונות , סרטונים ועוד).
כיצד תראה המצגת בפועל
כמות השקופיות וחלוקת התוכן – מומלץ ליצור סקיצה של המצגת שתורכב בדרך כלל מהחלקים הבאים:
פתיחה - עמוד שער, הצגה עצמית, הצגת הנושא שתכלול :א. מטרת המצגת ב. ראשי פרקים של המצגת ג. זמן כולל להעברת המצגת
גוף המצגת יכלול את כל תכני המצגת
סיכום
זמן לשאלות ופרפראות במקרה הצורך.
בניית המצגת – בעת בניית המצגת חשוב להתייחס לתכנים, לסגנון הכתיבה ועיצוב התוכן. חשוב למקד את הנושאים ולהדגיש את משפטי המפתח ובמידה ומציגים תהליכים להציגם בשקופיות במתאר מתאים
כמות השקופיות מושפעת גם ממשך זמן ההצגה. מקובל להקצות כשתי דקות לכל שקופית כך שאם משך ההצגה הוא 30 דקות יהיו לנו כ – 15 שקופיות כמובן הדבר מותנה בנושא ובתכנים.
בעת הכנת השקופיות להעמיס ביותר מדי טקסט בכל שקופית, סדר גודל של 6-7 שורות עם רווחים. רצוי להשתמשבגופן אחיד וקריא מומלץ ARIAL גודל הגופן –גודל הגופן עבור כותרות יהיה 32- 44. עבור טקסט רגיל – 28. אם מציגים טבלה גם היא לא צריכה להיות עמוסה מדי בפרטים.
את משפטי מפתח הנקודות העיקריות ביותר של ההדרכה נשים בכותרות ובתוכן השקופית נשלב דוגמאות
במידת הצורך נכניס סיכומי ביניים על פי תתי הנושאים של ההצגה
עיצוב המצגת שימוש בגרפיקה
לא להעמיס תמונות ואיורים, להשתמש בתמונות באיכות גבוהה ולשמור על פרופורציה של התמונות כדי שלא לעוות אותן, לוודא שיש קשר בין התמונה לתוכן הנאמר בשקופית
עיצוב השקופיות צבע רקע בהיר וגופן כהה או להפך אך לא משעמם. הוספת הנפשות מעטות בעת הצורך לא להעמיס בהנפשה שלא לאבד את הקהל.
מעבר בין שקופות אחיד שלא יגרום למאזינים לנסות ולנחש מה יהיה המעבר הבא במקום להקשיב לתכנים.
לאחר סיום בניית המצגת יש לבצע תהליך של הצגה ותיקון עד לקבלת המצגת המושלמת. אפשר ואף רצוי להיעזר בתבניות מוכנות מאתר אופיס.