ארכיון הוא האזור בו אנו שומרים על כל מסמכי העבר של העסק או הארגון בקלסרים מאורגנים או בקרטונים לפי תאריכים. המסמכים כוללים קבלות, הצעות מחיר, חוזים, עדכוני מלאי, משכורות, תעודות משלוח, הזמנות ועוד. ארכיון משמש עסקים רבים ומאפשר לאחסן את הדברים בצורה מסודרת. באופן כללי, מסמכים אלה אינם משמשים אותנו בתפקוד השוטף של העסק אך במידת הצורך חשוב לדעת היכן כל דבר נמצא. לכאן נכנסים פתרונות מידוף לארכיון. עם השנים הארכיון הופך עמוס בקלסרים, תיקיות וניירת. יש חשיבות גבוהה לסדר ולארגון של הדברים בכדי שביום שבו נצטרך לאתר תיקייה או קובץ נוכל לעשות זאת בקלות מרבית. תכנון מקדים של מדפי הארכיון, סידור וארגון של המדפים בצורה חכמה, יאפשרו לנו בעתיד למצוא כל דבר הנמצא בארכיון במהירות ובקלות, לשלוף אותו, להשתמש בו ולהחזירו למקומו.
על מה חשוב לחשוב לפני תכנון מדפי הארכיון?
בדרך כלל ארכיון הוא חלל אשר מוגבל הן במקום והן בגובה. בנוסף יש לקחת בחשבון את תנאי מזג האוויר בהם הוא מצוי ולאחסן את הניירת בהתאם. את המדפים לארכיון נתכנן לפי הצורה שבה אנו מאחסנים את הניירת. לדוגמא, אם הניירות נמצאים בתוך ארגזים חשוב לקחת את זה בחשבון. בדרך כלל מדפים לארכיון יהיו עשויים ממתכת חזקה ועמידה לאורך שנים אשר עברה תהליכי איטום וצביעה בפני קורוזיה, רטיבות וחלודה. בארכיון חשוב לנצל את כל השטח העומד ברשותנו מכיון שמצטברים על המדפים עוד ועוד קבצים במהלך השנים. כמובן שאת המדפים ניתן להתאים לגובה, לעומק ובלרוחב המתאימים לפי האזור בו הם ממוקמים. בכדי שנוכל לנצל את כל שטח המקום שעומד לרשותנו מומלץ לבחור מדפים גבוהים כמעט עד לגובה התקרה ולהיעזר בסולם במידת הצורך.
לסיכום, בתכנון ארכיון חשוב לזכור כי האחסון כאן לא מתייחס רק לפריטים של השנה הקרובה, מדובר בפתרונות אחסון עבור ניירת ופריטים לאורך שנים רבות. הצוות המקצועי שלנו ישמח לייעץ לכם בתכנון הארכיון ולמצוא פתרונות אחסון אידיאלים לצרכים הספיציפים שלכם. תכנון מקדים ימנע בעתיד שינויים בארכיון שגם ככה כמעט ובלתי אפשר לבצע.