העולם בו אנו חיים עבר שינויים משמעותיים בעיקר בכל הקשור לתקשורת בין בני אדם הן בפן הפרטי והן בפן העסקי. רוב השינויים המשמעותיים הגיעו בעקבות כניסת האינטרנט לחיינו, מה ששינה את כל מה שהכרנו קודם, והיום התקשורת בין בני האדם פשוטה יותר מאי פעם, כך שגם אם מישהו נמצא בצד אחד של העולם הוא יכול לתקשר עם מישהו בצד השני של העולם ללא בעייה וכאילו הוא נמצא לידו. אחד מהפתרונות הבולטים של העידן החדש הוא שיחות ועידה, אשר מאפשרות לעשות פגישות של מספר אנשים יחדיו בו זמנית, כל אחד במיקומו הוא.
אז והיום
בעבר, שיחות ועידה היו שיחות בטלפון, כך שכל אחד היה נמצא במקומו הוא וכך על ידי שירות שיחות ועידה השיחה הייתה מתבצעת, מה שהיה לעיתים לא זול, ובעיקר מסורבל מכיוון שכל אחד היה נכנס לדברי השני והשיחה לא הייתה מתנהלת כמו שצריך. שיחות ועידה היום הן שיחות על גבי רשת האינטרנט, שיחות שלא רק מסתכמות בדיבור ושמע אלא כל אחד יכול לראות את שאר המשתתפים בשיחה ויכול להציג את מה שהוא רוצה כגון טפסים, קבצים, סרטונים, תמונות ועוד.
אז איך מתכוננים?
שיחות ועידה מצריכות הכנה מוקדמת בכדי שכל אחד יוכל להשתתף בשיחה ולהפיק ממנה את המרב. ראשית, צריך לדאוג לקו אינטרנט מספיק מהיר בכל אחד מהמוקדים, כך שהשיחה תתנהל במהירות וביעילות, שנית, צריך להכין את כל החומרים הדרושים מבעוד מועד כדי שלא יהיו עיכובים והכל יזרום כמו שצריך, ושלישית, צריך לדאוג שהאביזרים הטכניים עובדים כמו שצריך, ואם מדובר על שיחות ועידה חשובות כדאי אף לדאוג שיהיה גיבוי לכל אחד מן האביזרים הללו.