ניהול ספקים נכון מחייב ביקורת של פעילויות הספקים שמספקים מוצרים או שירותים לארגון באופן שוטף. אם לא תתבצע בקרה תקינה, הארגון לא ישתפר לעולם וייגרמו לו נזקים מפעילות שוטפת של ספקים לא מקצועיים. בקרה טובה לעומת זאת תביא את הארגון להצלחה, לחיסכון ולשירות טוב ללקוח.
בקרת ספקים
דו"ח הערכת ספק מפרט את הציונים שלו בכל מדד איכות כגון - טכנולוגיה, עמידה בתנאים ובהתניות, איכות עבודה, ביצוע בשטח לעומת התחייבויות, תקשורת, עמידה במפרט, אספקה או ביצוע בזמן, טיפול בתלונות של לקוחות, היענות לדרישות מיוחדות, רמת שירות או תמיכה, אמינות מוצרים ושירותים ועוד. בנוסף, הדו"ח כולל את הציונים של הספק בהווה לעומת הציונים שלו בעבר, ואיך הוא בהשוואה לספקים אחרים. אם מדובר בספק גלובלי שמספק מוצרים לארגון בכמה מדינות, הדו"ח יכלול גם השוואה בין הציונים שקיבלה פעילותו בכל מדינה.
בקרות ביצוע אלו של הספקים הן חלק בלתי נפרד מהתהליך של ניהול ספקים והן מתמקדות בספקים המשתייכים לקבוצת ה"רכש הישיר" (Direct Purchase), ובייחוד בספקים אסטרטגיים ובספקים קריטיים. ניהול ספקים מחייב ביצוע בקרה מיוחדת על הספקים האסטרטגיים, אשר מספקים מוצרי ליבה לארגון בהיקף גדול, ועל הספקים הקריטיים, שמספקים פריטים וטכנולוגיות שהינם קריטיים, או שמשמשים כספק יחיד לארגון, וביקורות הביצוע יכללו מפגשים תקופתיים עמם. במפגשים הללו נציגי הארגון ונציגי הספקים יעברו על מדדי האיכות, על הבעיות השוטפות ועל תחזיות הרכש העתידיות.
אחת לתקופה יתבצע במסגרת ניהול ספקים סקר מפורט על תפקוד הספקים האסטרטגיים והקריטיים, ועל ספקים שהביצועים שלהם לא יציבים, או במגמת ירידה. הסקר המפורט יכלול קריטריונים כמו טכנולוגיות, מדדי איכות, איתנות כלכלית, ועוד. במקרה הצורך תוגדל כמות הביקורים של אנשי הרכש, ההנדסה ובקרת האיכות ברצפת הייצור של הספק. בסיום הסקר תובא בפני ספקים שהתגלו אצלם ליקויים רשימת פעילויות לשיפור ויתקיים מעקב ליישומן בשטח. במקרים חמורים של ליקויים תינתן התראה לספק לתקן אותם תוך זמן קצוב, והספק יוזהר שאם לא יתקן אותם בזמן הוא יוצא מרשימת הספקים המאושרים, והארגון לא יעבוד מולו יותר.
לסיכום
ניהול ספקים ובקרה עליהם הוא תהליך חיוני, ואם הוא יתקיים באופן הנכון, הארגון יגיע לרמות גבוהות של מצוינות ויעקוף את המתחרים שלו בשוק.
המאמר נכתב ביוזמת חברת Dreamview העוסקת בתחום בניית אתרים ו קידום אתרים