ניהול ספקים נכון הינו תהליך חשוב מאוד לארגון ולרווחיותו, ובעיקר כאשר הספק מהווה את רצפת הייצור של הארגון. שיתוף הפעולה צריך להיות על סמך ערכים משותפים, כמו יושרה עסקית, שקיפות, מקצועיות ותגמול הגון. ניהול ספקים ראוי יביא לפתרון אמתי של בעיות שצצות, לטובת שני הצדדים, ולהתגברות על שינויים בהיקף העבודה בתקופות של גאות ושפל. ההצלחה של שיתוף הפעולה בין הצדדים באמצעות ניהול ספקים איכותי, תלויה בהבהרה מתמדת לספק של התועלת המשותפת, ששני הצדדים יפיקו מן הקשר העסקי ביניהם.
בחירת הספק
בחירת ספק מתבצעת באמצעות דירוגו על פי פרמטרים שונים כגון - עלותו, איכותו, היענותו, גמישותו, קרבתו הגיאוגרפית, חוסנו הפיננסי ויכולותיו הלוגיסטיות. הספק ייבחר מתוך רשימה של ספקים המאושרים על ידי הארגון. אם אין ספקים רלוונטיים ברשימה, אפשר לאתר ספק בעזרת מנועי החיפוש באינטרנט, מרכזי מידע ממלכתיים, נספחים מסחריים, שותפים עסקיים, פרסומים בכתבי עת מקצועיים, תערוכות ועוד. כשנבחר ספק חדש, מוסיפים אותו למערכת המידע של הארגון ולרשימת הספקים המאושרים. הוספת ספק חדש מחייבת את סיווגו במערכת על פי מקצועו, התמחותו והענף בו הוא עוסק. הוספת הספק למערכת המידע היא לתקופת מבחן ותחת ההגדרה של ספק מותנה.
שלבי בחירת הספק
• איתור ספקים רלוונטיים מתוך רשימת הספקים המאושרים של הארגון, ובמידת הצורך איתור של ספק חדש. במקרה של ספק חדש על האיש בחברה האמון על ניהול ספקים לפנות אליו ולקבל ממנו מידע כללי אודותיו כגון המחזור העסקי שלו ולקוחותיו, ולהחתימו על מסמך לשמירת סודיות.
• הפניית בקשה לקבלת הצעות מחיר מספקים עבור הפרויקט המוצע.
• עריכת דיון פנימי לבחירת הספק המועדף מתוך רשימת הספקים המתמודדים על הפרויקט.
• ביצוע סקר של נציגי ההנדסה, הרכש ובקרת האיכות אצל הספק הנבחר.
פגישה עם הספק החדש לקראת פרויקט
כדי להיערך לביצוע של פרויקט, נפגשים נציגי הפיתוח, ההנדסה, הרכש ובקרת האיכות עם הספק והצדדים דנים בכל ההיבטים הטכניים, הלוגיסטיים והאיכותיים הקשורים לפרויקט, ומתאמים ביניהם ציפיות. בשלב זה הספק מאושר לבצע הזמנות פיתוח בלבד, וזאת תחת בקרת אנשי הפיתוח ההנדסה ובקרת האיכות. מחלקת הרכש והגורם בחברה האמון על ניהול ספקים תומכים בתהליך הבקרה על הספק, מבחינת יעדי מחיר ועמידה בלוחות זמנים, ועל ביצוע התשלומים.
המאמר נכתב ביוזמת חברת Dreamview העוסקת בתחום בניית אתרים ו קידום אתרים