יחסי ציבור מהווים אמצעי אסטרטגי שבאמצעותו מעבירים מידע שיווקי ותקשורתי של גוף כלשהו לקהל המטרה שלו.
יחסי ציבור הם ערוץ אחד מתוך שלל אחרים, אשר כולם שייכים לעולם הפרסום. הבלבול בין שני התחומים הוא שכיח ולפעמים אף מניחים כי מדובר בתחומים זהים, אולם זוהי טעות. על אף העובדה כי אלו הם שני תחומים משותפים, פעילות תחום הפרסום ופעילות היח"צ פונות לקהל בדרכים שונות.
בין פרסום ליחסי ציבור ניתן למצוא מספר הבדלים מהותיים:
- פעילות שונה בערוצי התקשורת
עולם הפרסום מתפקד בעזרת קניית מדיה: פרסומות טלוויזיה, תשדירי בתחנות הרדיו, באנרים באתרים, שלטי חוצות, מודעות בעיתון ועוד ומנגד יחסי ציבור מגיעים אל מטרתם באמצעות "מתווכים" – כתבים ועורכים בכל ערוצי התקשורת.
- מחיר
מאחר והוא מבוסס על קניית מדיה, עלות פרסום גבוהה משמעותית מעלות יחסי ציבור, שכן מדיות הפרסום יקרות. כאשר שוכרים משרד יחסי ציבור או יחצ"ן, ההוצאה היא אך ורק בגין הפעילות המבוצעת.
- התייחסות הציבור
כפי שנאמר לפני כן, פעילות יחסי ציבור מיושמת בעזרת בכתבים ועורכים ומסיבה זו נחשבים כאמינים יותר אצל הציבור שבדרך כלל מקבל את המידע המתפרסם מבלי לדעת מהן הסיבות שהובילו לפרסומו, ומנגד כאשר הוא פוגש במידע פרסומי, הוא מיד מזהה כי ישנו אינטרס העומד מאחוריו ולכן הוא מתייחס למידע בערבון מוגבל.
- משך הופעות המידע
בעוד פרסום ניתן להציג ללא הגבלה כמותית, אלא רק תקציבית, יחסי ציבור שולחים מידע לתקשורת שיוצג פעם אחת בלבד בכל גוף תקשורתי, ופעמים רבות לא יופיע בכלל. כמובן שאפשר להעביר את אותו המידע יותר מפעם אחת, בשימוש הודעות שונות לתקשורת, אבל בסך הכל מספר ההופעות של הידיעה עדיין יהיה קטן.
- שליטה במידע המתפרסם
בתחום הפרסום, קובע הלקוח היכן וכיצד ייראה המידע המתפרסם. לעומת זאת, בעת שליחת מסר יחצ"ני, לא קיימת שליטה מלאה על הידיעה הסופית – הכל נתון להחלטת העורך והעיתונאי הרוצים להשתמש במידע שהועבר להם.
חשוב לציין כי איכות הקשר בין המשרד היחצ"ני לבין העיתונאי משפיעה על ההחלטה, אבל המילה האחרונה היא של גוף התקשורת.
- צורת המסר
לעומת פרסום המשתמש במסרים לציבור באופן ישיר, באמצעות סלוגנים קצרים וסיסמאות ועם נטייה ויזואלית מושכת, עולם יחסי הציבור פונים לציבור בצורה עקיפה – ניסיון לגרום למקבל המסר לקלוט אותו מבלי לציין אותו במפורש.
הבחירה בין שני הערוצים היא לרוב כלכלית. המצב האופטימלי הוא השילוב בין יחסי ציבור לבין פרסום.